Mit Schreiben vom 14.11.2014 (Az. IV A 4 - S 0316/13/10003) veröffentlichte das BMF die finale Fassung der GoBD, die für Veranlagungszeiträume gelten, die nach dem 31.12.2014 beginnen.
Besonders hinzuweisen ist auf eine Regelung, wonach elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt werden dürfen, wenn eine elektronische Aufbewahrung nicht zumutbar ist. Sofern Briefe in elektronischer Form, etwa in einem File-System, gespeichert werden, ist die elektronische Aufbewahrung zumutbar. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (etwa als PDF-Dokument). Ausnahmsweise ist die Umwandlung in ein anderes Format zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit dadurch nicht eingeschränkt und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Dient eine E-Mail lediglich als „Transportmittel“, etwa für angehängte elektronische Rechnungen, und enthält sie darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie - gleich einem Papierbriefumschlag - nicht aufbewahrungspflichtig.