Werden Arbeitnehmer im EU-Ausland oder in EFTA-Staaten beruflich tätig, sei es in Form einer Entsendung, aber auch bei Dienstreisen, haben sie zum Nachweis ihrer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung im Ursprungsstaat eine A1-Bescheinigung mitzuführen. Seit 1.1.2019 können A1-Bescheinigungen zwar grundsätzlich nur noch elektronisch beantragt und elektronisch ausgestellt werden. In der Praxis werden aber auch noch Anträge in Papierform akzeptiert.
Das Beantragen und Vorhalten von A1-Bescheinigungen führt zu viel Aufwand für alle Beteiligten, sei es in den Personalabteilungen, bei den Reisenden, den Beratern sowie den Behörden. Beschwerden über diesen Aufwand haben jüngst Gehör gefunden. So gibt es eine Einigung zwischen dem EU-Parlament, den EU-Regierungschefs und der EU-Kommission, dass der Aufwand reduziert werden soll. Dies hat zu Schlagzeilen geführt, die den Eindruck erwecken, A1-Anträge müssten nicht mehr gestellt werden.
Dem ist (leider) nicht so - die Einigung ist eine Absichtserklärung und ein Auftrag, für Dienstreisen andere Wege zu suchen, den Sozialversicherungsstatus zu dokumentieren bzw. zu prüfen. Dem Vernehmen nach sind Reformbemühungen auf EU-Ebene jedoch vorerst, u. a. wegen des Widerspruchs aus Deutschland, gescheitert.
Das bedeutet in der Praxis, dass die Empfehlung aufrechterhalten bleibt, grundsätzlich eine A1-Bescheinigung zu beantragen und mitzuführen. Dies ist essentiell für Dienstreisen in Länder, die bereits detaillierte Meldepflichten im Einsatz haben (z. B. Belgien, Italien, Frankreich, Schweiz) oder in denen Business-Kunden der Unternehmen Regeln aufgestellt haben, die den Einlass nur gegen Vorlage der Bescheinigung bzw. Meldebestätigung gewähren.
Hinweis
Es bleibt dabei, dass ab Umsetzung der aktualisierten EU-Entsende-Richtlinie in das nationale Recht der EU- wie EWR-Staaten im Sommer 2020 auf die Unternehmen wie Reisende Mehraufwand zukommt. Hauptziel sollte daher sein, Prozesse zu implementieren, die Reisen rechtzeitig unternehmensintern anzuzeigen und dahingehend zu bewerten, ob und welche Compliance-Schritte einzuleiten sind.
Der Fokus sollte dabei auf Ländern liegen, die das Vorliegen der Bescheinigung bzw. Meldung des Einsatzes kontrollieren. Wir halten eine Liste dieser Länder vor und aktualisieren diese regelmäßig anhand der Rückmeldungen unserer Partner aus unserem internationalen Netzwerk vor Ort und unserer Mandanten. Bis Jahresende sollten die unternehmensinternen Prozesse gestatten, grenzüberschreitende Reisen vor Reiseantritt mitgeteilt zu bekommen und zu bewerten. Dazu bieten sich auf die Unternehmensabläufe zugeschnittene Fallgruppen und Vorgehensweisen an.
