Compliance Management Systeme: Mittelstand immer stärker unter Zugzwang

Im Juni 2021 wurde über­ra­schend verkündet, dass das viel­fach dis­ku­tierte „Ge­setz zur Stärkung der In­te­grität in der Wirt­schaft“ in die­ser – zu­min­dest der­zeit noch lau­fen­den – Le­gis­la­tur­pe­riode nicht mehr in Kraft tre­ten wird. So­mit ist auch des­sen Kernstück, das Ver­bands­sank­tio­nen­ge­setz, vor­erst der Dis­kon­ti­nuität zum Op­fer ge­fal­len und in­so­weit die tief­grei­fende Re­form der Sank­tio­nie­rung von Un­ter­neh­men zunächst noch auf­ge­scho­ben.

Aber auch die zukünf­tige Re­gie­rung wird sich zeit­nah er­neut mit die­ser The­ma­tik aus­ein­an­der­set­zen müssen – mit Blick auf die teils gra­vie­ren­den Ge­set­zeslücken im Be­reich der Un­ter­neh­mens­sank­tio­nie­rung (ins­be­son­dere hin­sicht­lich der Rechte von Un­ter­neh­men im Fall ent­spre­chen­der Er­mitt­lun­gen) be­steht drin­gen­der Re­form­be­darf. Un­abhängig von der ak­tu­ell dis­ku­tier­ten Frage der kon­kre­ten po­li­ti­schen Zu­sam­men­set­zung wird keine der Par­teien um­hin­kom­men, sich die­ser The­ma­tik in den nächs­ten Mo­na­ten an­zu­neh­men. Es bleibt ab­zu­war­ten, wie sich die nun kom­mende Re­gie­rung hierzu po­si­tio­nie­ren wird.

Den­noch set­zen die Er­mitt­lungs­behörden auch heute schon längst vor­aus, dass sich Un­ter­neh­men zur Si­cher­stel­lung ge­set­zes­kon­for­men Ver­hal­tens ei­nes funk­tio­nie­ren­den Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tems be­die­nen. An­dern­falls ste­hen den Behörden be­reits jetzt genügend In­stru­mente zur Verfügung, um teils dra­ko­ni­sche Bußgelder ge­gen Un­ter­neh­men zu verhängen.

Mit Blick auf die der­zei­tige Ver­fol­gungs­pra­xis der Er­mitt­lungs­behörden so­wie ak­tu­elle ge­setz­ge­be­ri­sche Ent­wick­lun­gen stellt ein ef­fek­ti­ves Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem einen un­ver­zicht­ba­ren Bau­stein ei­ner er­folg­rei­chen Ge­schäftstätig­keit dar. Gleich­wohl zeigt sich in der Pra­xis, dass bei vie­len Un­ter­neh­men nach wie vor durch­aus Hand­lungs­be­darf be­steht. Die Fol­gen man­geln­der oder un­zu­rei­chen­der Com­pli­ance Struk­tu­ren können gra­vie­rend sein.

So wird von den Behörden im Zu­sam­men­hang mit un­ter­neh­mens­in­ter­nen Ge­set­zes­verstößen stets das Au­gen­merk auch dar­auf ge­rich­tet, ob Maßnah­men zur Ver­mei­dung von Straf­ta­ten und Ord­nungs­wid­rig­kei­ten ein­ge­rich­tet sind. So­fern dies zu ver­nei­nen ist, steigt das Ri­siko der Ein­lei­tung von Er­mitt­lungs­ver­fah­ren ge­gen die Ver­ant­wort­li­chen so­wie Lei­tungs­per­so­nen und da­mit auch die Verhängung von emp­find­li­chen Un­ter­neh­mens­geldbußen – nicht sel­ten im Mil­lio­nen­be­reich (auf Grund­lage des § 30 OWiG bis zu 10 Mio. Euro zzgl. ei­ner Ab­schöpfung des wirt­schaft­li­chen Vor­teils in un­be­grenz­ter Höhe) ganz mas­siv an. Ins­be­son­dere im Rah­men von Be­triebsprüfun­gen kommt es häufig zur Fest­stel­lung von Mängeln, die der­ar­tige Ri­si­ken ber­gen und mit gra­vie­ren­den Aus­wir­kun­gen so­wohl für be­trof­fene Lei­tungs­or­gane und Mit­ar­bei­ter als auch für das Un­ter­neh­men ein­her­ge­hen können.

Schutz vor behördlichen Sanktionen

Vor die­sem Hin­ter­grund soll ein Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem also nicht dazu führen, das Un­ter­neh­men in sei­ner Ge­schäftstätig­keit ein­zu­schränken und die tägli­che Pra­xis für die Mit­ar­bei­ter zu er­schwe­ren. Viel­mehr dient es dazu, gel­ten­des Recht ein­zu­hal­ten und mit­hin die Ge­schäfts­lei­tung so­wie alle Mit­ar­bei­ter und das Un­ter­neh­men selbst vor behörd­li­chen Sank­tio­nen zu schützen.

Zahl­rei­che ge­setz­li­che Neu­re­ge­lun­gen und da­mit ein­her­ge­hende Ver­schärfun­gen ma­chen es mehr denn je not­wen­dig, ent­spre­chende Maßnah­men in den Un­ter­neh­men zu er­grei­fen. Die Pra­xis zeigt, dass sich re­gemäßig ge­rade die Be­rei­che, die ak­tu­el­len ge­setz­li­chen Neue­run­gen un­ter­lie­gen, als erhöht feh­ler­anfällig er­wei­sen und dem­ent­spre­chend behörden­sei­tig ver­mehrt Bußgelder verhängt wer­den. In die­sem Kon­text ist etwa auf die ge­setz­li­chen Ände­run­gen im Geldwäsche­ge­setz, wel­che u. a. das Trans­pa­renz­re­gis­ter zu einem Voll­re­gis­ter er­star­ken und die Mel­de­fik­tion ent­fal­len las­sen, hin­zu­wei­sen.

Hinzu kom­men die in zeit­na­her Zu­kunft für viele Un­ter­neh­men ver­pflich­ten­den Re­ge­lun­gen zum Schutz von Hin­weis­ge­bern („Whist­leb­lo­wern“), die u. a. die Ein­rich­tung ei­ner an­onyme Möglich­keit zur Mel­dung von be­stimm­ten Ge­set­zes­verstößen vor­se­hen. Die neue Re­gie­rung wird bis De­zem­ber 2021 eine ge­setz­li­che Grund­lage schaf­fen müssen, um die ent­spre­chen­den EU-Vor­ga­ben frist­ge­recht zu erfüllen.

Da­ne­ben müssen die häufig als „En­viron­men­tal So­cial Go­ver­nance - kurz „ESG“ (zu Deut­sch: Um­welt, So­zia­les und Un­ter­neh­mensführung) zu­sam­men­ge­fass­ten The­men der Nach­hal­tig­keit und so­zia­len Ver­ant­wor­tung im Blick be­hal­ten wer­den. So wird sich bei­spiels­weise das jüngst ver­ab­schie­dete Lie­fer­ket­ten­ge­setz zu­min­dest mit­tel­bar auf den Mit­tel­stand aus­wir­ken, da die ent­spre­chen­den Un­ter­neh­men als Be­stand­teil ei­ner Lie­fer­kette von den Ver­pflich­tun­gen ih­rer Großkun­den be­trof­fen sein wer­den. In­so­weit wer­den sich auch mit­telständi­sche Un­ter­neh­men mit den je­wei­li­gen Re­ge­lun­gen ver­traut ma­chen müssen.

Systematische Sicherstellung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

Nach Auf­fas­sung der Straf­ver­fol­gungs­or­gane ha­ben sich die Un­ter­neh­mens­ver­ant­wort­li­chen um­fas­send und lau­fend über ge­setz­li­che Neue­run­gen zu in­for­mie­ren und müssen für de­ren Ein­hal­tung Sorge tra­gen. Auch in Be­zug auf mit­telständi­sche Un­ter­neh­men set­zen die Behörden durch­aus das Vor­han­den­sein ent­spre­chen­der Com­pli­ance-Struk­tu­ren vor­aus, wel­che die Erfüllung der ge­setz­li­chen Vor­ga­ben sys­te­ma­ti­sch si­cher­stel­len. Mit Blick auf die Viel­zahl von Pflich­ten und Re­gu­la­rien so­wie den ste­ti­gen ge­setz­li­chen Ände­run­gen ist es zum Schutz des Un­ter­neh­mens und sei­ner Ver­ant­wort­li­chen so­wie Mit­ar­bei­ter also un­erläss­lich, recht­zei­tig die Wei­chen zu stel­len und die ge­bo­te­nen Maßnah­men sinn­vol­ler­weise in ein Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem zu in­te­grie­ren.

Fazit

Die Ein­hal­tung der stei­gen­den ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen (un­ter Berück­sich­ti­gung der je­wei­li­gen Neue­run­gen) und so­mit die dau­er­hafte Ver­hin­de­rung von Rechts­verstößen so­wie den da­mit ein­her­ge­hen­den Sank­tio­nen ge­gen Un­ter­neh­men und de­ren Lei­tungs­per­so­nen stellt nicht zu­letzt an­ge­sichts der Re­ge­lungs­flut ins­be­son­dere für den Mit­tel­stand na­hezu eine Mam­mut­auf­gabe dar.

Die je­wei­li­gen Un­ter­neh­men ha­ben si­cher­zu­stel­len, dass die – in der Re­gel schon viel­fach vor­han­de­nen – Struk­tu­ren den ak­tu­el­len ein­schlägi­gen ge­setz­li­chen Vor­ga­ben genügen. Um die­sen Her­aus­for­de­run­gen zu be­geg­nen, ist auch für mit­telständi­sche Un­ter­neh­men die Ein­rich­tung ent­spre­chen­der Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­teme un­erläss­lich. Es ist der ein­zig gang­bare Weg, um sich dau­er­haft in dem heu­ti­gen „Re­gu­lie­rungs­dschun­gel“ zu be­we­gen, ohne in den Fo­kus ei­ner der zahl­rei­chen für die Ein­hal­tung der je­wei­li­gen Vor­ga­ben zuständi­gen Behörden zu ge­lan­gen.

Hier­bei ist es für den Mit­tel­stand je­doch kei­nes­wegs er­for­der­lich, Com­pli­ance-Ab­tei­lun­gen ein­zu­rich­ten und Re­gu­la­rien ein­zuführen, die den An­for­de­run­gen an Dax-Kon­zerne gleich­kom­men. Viel­mehr rich­tet sich die Aus­ge­stal­tung der ein­zel­nen Com­pli­ance-Ele­mente im All­ge­mei­nen nach den von dem Un­ter­neh­men de­fi­nier­ten Teil­be­rei­chen und ist abhängig von un­ter­neh­mens­in­di­vi­du­el­len Fak­to­ren. Dem­ent­spre­chend stellt eine Ri­si­ko­ana­lyse den Aus­gangs­punkt und so­mit den ers­ten Bau­stein für ein Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem dar. Da­bei liegt der Fo­kus re­gelmäßig in ei­ner do­ku­men­tier­ten Samm­lung und Ana­lyse der be­ste­hen­den Com­pli­ance-Ri­si­ken so­wie der häufig be­reits alltäglich „ge­leb­ten“ Maßnah­men. Auf Ba­sis die­ser Er­kennt­nisse sind so­dann die not­wen­di­gen Schritte um­zu­set­zen und vor­han­dene Struk­tu­ren, in ein für das je­wei­lige Un­ter­neh­men an­ge­pass­tes Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem zu überführen.

Vor al­lem im Mit­tel­stand bie­ten sich in die­sem Zu­sam­men­hang an vie­len Stel­len enorme Chan­cen, da ein sol­ches Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem auch da­bei un­terstützen kann, Ar­beits­pro­zesse im Un­ter­neh­men zu ver­ein­fa­chen und sys­te­ma­ti­sch den Über­blick über die je­wei­li­gen ge­setz­li­chen Neue­run­gen zu be­hal­ten, um auf diese Weise die zu de­ren Ein­hal­tung ge­bo­te­nen An­pas­sun­gen vor­neh­men zu können. Bei De­fi­zi­ten in die­sem Be­reich zeigt die Pra­xis­er­fah­rung, dass ein sol­cher Ver­zicht den je­wei­li­gen Un­ter­neh­men teuer zu ste­hen kommt.