Digitalisierung im Mittelstand: Integrierte Geschäftsprozesse organisationsweit

Integrierte Geschäftsprozesse

Eine Si­tua­tion, die wir häufig bei un­se­ren Man­dan­ten an­tref­fen, ist die Nut­zung ver­schie­de­ner Ap­pli­ka­tio­nen für un­ter­schied­li­che Ge­schäfts­pro­zesse. Diese frag­men­tierte Sys­tem­land­schaft führt dazu, dass Pro­zesse häufig ma­nu­ell durch­geführt wer­den müssen und de­tail­lierte In­for­ma­tio­nen in ver­schie­de­nen Sub­sys­te­men ge­spei­chert sind. Dies re­sul­tiert in in­ef­fi­zi­en­ten Pro­zes­sen und er­schwert die Ana­lyse er­heb­lich, da Da­ten aus ver­schie­de­nen Sys­te­men zu­sam­men­geführt wer­den müssen. Da­bei sollte das Ziel sein, dass ein Ge­schäfts­pro­zess lösungsüberg­rei­fend aus­geführt wer­den kann.

Die Busi­ness Cen­tral-Lösung von Mi­cro­soft Dy­na­mics in­te­griert ver­schie­dene Ge­schäfts­be­rei­che wie Fi­nan­zen, Ver­trieb, Ein­kauf, La­ger­ver­wal­tung und Pro­duk­tion auf ei­ner ein­zi­gen Platt­form. Die­ser in­te­grierte An­satz ermöglicht es, dass Da­ten nur ein­mal er­fasst wer­den und dann naht­los durch den ge­sam­ten Pro­zess in einem Sys­tem fließen können. Da­durch wird die Da­ten­kon­sis­tenz ver­bes­sert, der Be­darf an mehr­fa­cher Da­ten­ein­gabe re­du­ziert und es wird ermöglicht, ver­schie­dene Da­ten­punkte mit­ein­an­der zu verknüpfen.

Ein kon­kre­tes Bei­spiel sind die Pro­zesse und Ana­ly­sen in dem Be­reich „Be­schaf­fung bis Be­zah­lung“. Hier ist der ge­samte Be­stell­ab­lauf - von der Be­stel­lungs­er­fas­sung bis zur Be­zah­lung - in Echt­zeit in­te­griert. Dies ermöglicht eine stets ak­tu­elle An­sicht auf die Trans­ak­tio­nen und Kre­di­to­ren.

Häufi­ger be­steht ein Sys­tem­bruch auch zwi­schen dem Sys­tem, das die Haupt­buch­hal­tung enthält, und den Ne­benbüchern. Des Wei­te­ren wer­den häufig ver­schie­dene Lösun­gen ver­wen­det, um die un­ter­schied­li­chen Pro­zesse in der Fi­nanz­buch­hal­tung ab­zu­bil­den (z. B. Bud­ge­tie­run­gen, An­la­gen, etc.), was die Fi­nanz­be­richt­er­stat­tung sehr in­ef­fi­zi­ent und kom­pli­ziert macht.

Auch hier bie­tet Mi­cro­soft Dy­na­mics 365 Busi­ness Cen­tral dank des in­te­grier­ten An­sat­zes eine ef­fi­zi­enz­stei­gernde Lösung an, in­dem Trans­ak­tio­nen, die in ver­schie­de­nen Teams (z. B. Rech­nungs­be­ar­bei­tung) auf­ge­zeich­net wer­den, di­rekt in die Fi­nanz­buch­hal­tung ge­bucht wer­den.

Intelligente ERP-Plattform

Die ERP-Lösung ist ein sehr wich­ti­ger Bau­stein, aber noch wich­ti­ger ist die ganz­heit­li­che An­sicht des ge­sam­ten Busi­ness-Ap­pli­ka­ti­ons­port­fo­lios. Mi­cro­soft hat hier­bei einen an­de­ren An­satz gewählt als viele an­dere Lösungs­an­bie­ter und sich nicht nur auf die ERP-Funk­tio­nen kon­zen­triert, son­dern auch auf die naht­lose In­te­gra­tion der Lösung in die ge­samte Mi­cro­soft-Platt­form. Der Vor­teil die­ses An­sat­zes ist, dass Mi­cro­soft Dy­na­mics 365 Busi­ness Cen­tral in Mi­cro­soft Of­fice-Pro­dukte, Teams, Copi­lot und die Power-Platt­form in­te­griert ist.

Dank der In­te­gra­tion mit Of­fice und Teams las­sen sich Da­tensätze ein­fach nach Ex­cel ex­por­tie­ren, dort be­ar­bei­ten oder di­rekt per Teams-Nach­richt mit an­de­ren tei­len.

Copi­lot ist eine an­dere leis­tungs­starke In­te­gra­tion, die Mi­cro­soft Busi­ness Cen­tral zu ei­ner in­tel­li­gen­ten ERP-Lösung macht. Funk­tio­nen wer­den ge­zielt mit einem Copi­lo­ten er­wei­tert, um Künst­li­che In­tel­li­genz (KI) zu nut­zen, um mehr Ef­fi­zi­enz zu schaf­fen und Pro­zesse zu op­ti­mie­ren:

Auf­trags­zei­len können vor­ge­schla­gen wer­den per Copi­lot An­frage:

Automatisierung ist Teil der Lösung

Das Thema Au­to­ma­ti­sie­rung ge­winnt zu­neh­mend an Be­deu­tung, ins­be­son­dere um mit dem be­ste­hen­den Team so­wohl Wachs­tum als auch die zusätz­li­chen An­for­de­run­gen durch neue re­gu­la­to­ri­sche Vor­ga­ben zu bewälti­gen. In die­sem Zu­sam­men­hang bie­tet Mi­cro­soft Dy­na­mics Busi­ness Cen­tral eine Viel­zahl von Op­tio­nen. Ei­ner­seits können Kern­pro­zesse be­reits durch in­te­grierte Work­flows op­ti­miert wer­den, an­de­rer­seits ermöglicht die naht­lose In­te­gra­tion mit Power Au­to­mate eine fle­xi­ble Um­ge­bung, um be­nut­zer­de­fi­nierte Au­to­ma­ti­sie­run­gen und Work­flows zu er­stel­len.

Hierfür exis­tie­ren be­reits zahl­rei­che Work­flow-Vor­la­gen, die ein­fach ak­ti­viert und bei Be­darf di­rekt in der Ap­pli­ka­tion an­ge­passt wer­den können. Dies ermöglicht eine schnelle und dy­na­mi­sche An­pas­sung an sich ändernde Pro­zesse.

Falls die vor­han­de­nen Work­flows nicht aus­rei­chen, um einen Pro­zess ab­zu­de­cken, ermöglicht die naht­lose In­te­gra­tion mit Power Au­to­mate die Er­stel­lung in­di­vi­du­el­ler be­nut­zer­de­fi­nier­ter Work­flows. Ob Au­to­ma­ti­sie­run­gen, Ge­neh­mi­gun­gen, pe­rio­di­sch aus­geführte Ak­ti­vitäten oder On-De­mand-Work­flows – über das Low-Code/No-Code-In­ter­face können Power-User diese Work­flows ein­fach selbst ent­wi­ckeln.

Die­ser Ar­ti­kel hat nur ei­nige aus­gewählte Funk­tio­nen be­leuch­tet, die Mi­cro­soft Dy­na­mics 365 Busi­ness Cen­tral zur op­ti­ma­len Lösung für mit­telständi­sche Un­ter­neh­men macht, die den Schritt in die Di­gi­ta­li­sie­rung und Cloud an­tre­ten. Das breite Spek­trum an Funk­tio­nen und die naht­lose In­te­gra­tion in an­dere Mi­cro­soft-Pro­dukte er­leich­tern die Be­nut­zer­ad­ap­tion und ermögli­chen es, be­reits vom ers­ten Tag an die Vor­teile der neuen Lösung zu nut­zen.

In Kürze fol­gen Beiträge zu den Be­rei­chen Fi­nanz­buch­hal­tung und Supply Chain Ma­nage­ment, um zu zei­gen, wie Mi­cro­soft Dy­na­mics 365 Busi­ness Cen­tral auch hier einen in­te­grier­ten An­satz bie­tet, der zahl­rei­che un­ter­neh­me­ri­sche Vor­teile mit sich bringt.

Un­ser Leis­tungs­an­ge­bot fin­den Sie hier.