Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflows

Eine kom­plette Ab­kehr von Pa­pier­rech­nun­gen di­rekt bei Im­ple­men­tie­rung ei­nes di­gi­ta­li­sier­ten Pro­zes­ses ist in der Pra­xis sel­ten – zu­meist wer­den die Pa­pier­rech­nun­gen wei­ter­hin par­al­lel zur Überführung der Pa­pier­rech­nun­gen in ein di­gi­ta­les For­mat während ei­ner Überg­angs­phase auf­be­wahrt.

Bei E-Mail-Rech­nun­gen so­wie ein­ge­scann­ten (Pa­pier-) Rech­nun­gen exis­tie­ren fest de­fi­nierte Schritte im Pro­zess, wel­che ein­ge­hal­ten wer­den müssen, um die ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen zu erfüllen.

Im Fol­gen­den stel­len wir noch­mals die re­le­van­ten An­for­de­run­gen so­wie eine Über­sicht we­sent­li­cher Pro­zess­schritte dar.

Relevante Anforderungen

Im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs­work­flows sind fol­gende An­for­de­run­gen zu be­ach­ten:

• han­dels- und steu­er­recht­li­che Ord­nungsmäßig­keits­kri­te­rien gemäß HGB bzw. AO,
• die GoBD (Grundsätze zur ord­nungsmäßigen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff),
• das BMF-Schrei­ben vom 02.07.2012 zur Ver­ein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung zum 01.07.2011 durch das Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz 2011 (Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004:003),
• das E-Rech­nungs-Ge­setz in Ver­bin­dung mit der E-Rech­nungs-Ver­ord­nung (für öff­ent­li­che Auf­trag­ge­ber).

Wesentliche Prozessschritte

Fol­gende Pro­zess­schritte des Rech­nungs­ein­gangs­work­flows so­wie die da­mit ver­bun­de­nen („kor­re­spon­die­ren­den“) Kon­troll­ziele soll­ten ein­ge­hal­ten wer­den. Für diese Ziele müssen dann un­ter­neh­mens­in­di­vi­du­ell ge­eig­nete Kon­trol­len im­ple­men­tiert wer­den.

Pa­pier­rech­nun­gen

Bei Pa­pier­rech­nun­gen ist ins­be­son­dere si­cher­zu­stel­len, dass eine vollständige und rich­tige Ver­ar­bei­tung der Rech­nun­gen beim Ein­gang er­folgt – vom Scan al­ler Rech­nun­gen, über die Si­cher­stel­lung der rich­ti­gen, vollständi­gen und bild­li­chen Wie­der­gabe der ge­scann­ten Be­lege bis hin zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung, wie z. B. der In­de­xie­rung und Si­cher­stel­lung der Wie­der­auf­find­bar­keit. Es er­ge­ben sich im We­sent­li­chen fünf Pro­zess­schritte:

Elek­tro­ni­sche Ein­gangs­rech­nun­gen

E-Mail-Rech­nun­gen oder auch Rech­nun­gen aus elek­tro­ni­schen Por­ta­len ha­ben den großen Vor­teil, dass diese nicht erst di­gi­ta­li­siert wer­den müssen, so dass im Ver­gleich zu dem Pro­zess mit Pa­pier­rech­nun­gen ei­nige Schritte über­sprun­gen wer­den können. Es ist ins­be­son­dere wich­tig, die Echt­heit der Her­kunft, die Un­ver­sehrt­heit des In­halts so­wie die Les­bar­keit der Rech­nung si­cher­zu­stel­len. Im Rah­men des Work­flows für per E-Mail er­hal­tene Rech­nun­gen er­ge­ben sich übli­cher­weise, ne­ben den oben ge­nann­ten Pro­zess­schrit­ten, die nach­fol­gen­den Be­son­der­hei­ten:

Aufbewahrung im originären Format

Grundsätz­lich sind alle Be­lege und Nach­weise in der Form auf­zu­be­wah­ren, wie diese ori­ginär ent­stan­den sind. Im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rung wurde die Trans­for­ma­tion z. B. von Pa­pier in die elek­tro­ni­sche Form oder Ände­rung von Da­tei­for­ma­ten, so­weit da­durch kein In­for­ma­ti­ons­ver­lust und/oder eine Aus­wer­tungs­ver­schlech­te­rung ein­tritt, ermöglicht. Um­ge­kehrt wäre eine Trans­for­ma­tion aus elek­tro­ni­scher Form in Pa­pier­form auf­grund der Ver­schlech­te­rung der Aus­wer­tungsmöglich­kei­ten nicht zulässig. Dies gilt ebenso für die Um­wand­lung von aus­wert­ba­ren For­ma­ten (z. B. Ex­cel) in nicht aus­wert­bare For­mate (z. B. pdf-For­mat).

Mit der Trans­for­ma­tion von Pa­pier auf die elek­tro­ni­sche Form stel­len sich nun ins­be­son­dere zwei Fra­gen:

• Was pas­siert mit dem Ori­gi­nal­pa­pier­be­leg?
• Wel­che Be­deu­tung hat die elek­tro­ni­sche Ver­sion?

Mit der Trans­for­ma­tion in ein di­gi­ta­les For­mat ent­steht ein bezüglich der Form und der Aus­wer­tungsmöglich­kei­ten „höher­wer­ti­ges“ For­mat.

Nach den GoBD ist eine ana­loge Wei­ter­ver­ar­bei­tung zwar grundsätz­lich zulässig, z. B. hand­schrift­li­che No­ti­zen auf einem Aus­druck bei Bau­ab­rech­nun­gen. Da aber die Rech­nung ein­mal di­gi­tal vor­lag, muss das Er­geb­nis letzt­lich auch in die­ser Form auf­be­wahrt wer­den. Dies be­deu­tet, dass der ent­spre­chende Be­ar­bei­tungs­pro­zess vor­se­hen muss, dass am Ende der ana­lo­gen Be­ar­bei­tung die Rech­nung mit den re­le­van­ten No­ti­zen ein­ge­scannt und di­gi­tal auf­be­wahrt wird.

Die Auf­be­wah­rung der Ori­gi­nal-Pa­pier­be­lege ist nach der Trans­for­ma­tion in ein di­gi­ta­les For­mat bei Be­ste­hen ei­nes ge­eig­ne­ten Pro­zes­ses aus han­dels- und steu­er­recht­li­cher Sicht nicht mehr not­wen­dig. Ent­spricht je­doch der Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess nicht den oben dar­ge­stell­ten Ord­nungsmäßig­keits­an­for­de­run­gen, können dem Ab­schlussprüfer oder dem Be­triebsprüfer letzt­lich keine ord­nungs­gemäßen Be­lege vor­ge­legt wer­den. Ins­be­son­dere aus steu­er­li­cher Sicht kann das zu ei­ner Ver­sa­gung des Vor­steu­er­ab­zugs führen.

Hin­weis: Viele Un­ter­neh­men ver­zich­ten des­we­gen – zu­min­dest in der Einführungs­phase bzw. bis der Pro­zess ex­tern tes­tiert wurde – auf eine Ver­nich­tung der Ori­gi­nal­pa­pier­be­lege.

Lie­gen die Pa­pier­be­lege noch zusätz­lich ana­log vor, kann der in­halt­li­che Nach­weis auch mit den Pa­pier­be­le­gen geführt wer­den. Gleich­wohl wird die Ver­pflich­tung der di­gi­ta­len Be­reit­stel­lung im „ori­ginären“ For­mat da­durch nicht auf­ge­ho­ben. Viel­mehr kann vom Fi­nanz­amt ein Zwangs­geld (auch mehr­fach) fest­ge­setzt wer­den, bis die Be­lege im elek­tro­ni­schen For­mat vor­ge­legt wer­den.

Hin­weis: In der Pra­xis zeigt sich, dass bei ge­eig­ne­ten elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rungs­ver­fah­ren eine Auf­be­wah­rung der Pa­pier­do­ku­mente als reine Ab­si­che­rungsmaßnah­men nicht not­wen­dig ist.

Ist ein elek­tro­ni­scher Ein­gangs­rech­nungs­pro­zess eta­bliert, sind die Kos­ten für La­ge­rung und Ver­wal­tung von Pa­pier­be­le­gen letzt­lich nicht wirt­schaft­lich.

Aus die­sem Grund stre­ben viele Un­ter­neh­men, ins­be­son­dere bei Vor­lie­gen ei­ner ho­hen Zahl an Ein­gangs­be­le­gen möglichst schnell die Ver­nich­tung von ana­lo­gen Be­le­gen an.

Außer­dem brin­gen die er­wei­ter­ten Möglich­kei­ten bei Su­che und Zu­griff durch die elek­tro­ni­schen Be­lege für viele Un­ter­neh­men er­heb­li­che Ef­fi­zi­enz­ge­winne, die mit einem sach­ge­rech­ten elek­tro­ni­schen Ar­chiv­sys­tem und eben kei­ner ein­fa­chen Da­tei­ab­lage so­wie mit­tels ord­nungs­gemäßer Ar­chi­vie­rungs- und Kon­troll­abläufe si­cher­ge­stellt wer­den können. Eine Prüfung der Aus­ge­stal­tung des Ar­chi­vie­rungs­vor­ge­hens durch einen ex­ter­nen Drit­ten bringt hier­bei Si­cher­heit und ist un­be­dingt ge­bo­ten, wenn die Pa­pier­be­lege ver­nich­tet wer­den sol­len.

Hin­weis: Zu den Auf­be­wah­rungs­fris­ten ver­wei­sen wir auf un­se­ren Ar­ti­kel „Han­dels- und steu­er­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­fris­ten in der Pra­xis“ im No­vus In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie, 2. Aus­gabe 2019.

Verfahrensbeschreibung

Grundsätz­lich ist eine Do­ku­men­ta­tion in Form ei­ner Ver­fah­rens­be­schrei­bung zu er­stel­len. Ein sach­verständi­ger Drit­ter muss in­ner­halb ei­ner an­ge­mes­se­nen Zeit in der Lage sein, das (buch­hal­te­ri­sche) Ver­fah­ren nach­voll­zie­hen zu können. Da­her müssen In­halt, Auf­bau und Ab­lauf des Ver­fah­rens vollständig aus der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion er­sicht­lich sein. Teile der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion sind u. a.

• die Be­schrei­bung der zu­grunde lie­gen­den tech­ni­schen In­fra­struk­tur (In­stal­la­tion),
• der Zu­griffs­schutz auf Do­ku­mente/Da­ten,
• die Be­schrei­bung der Rech­nungsprüfung, bzw. dem Ab­gleich zwi­schen Rech­nung und er­hal­te­ner Leis­tung,
• der Pro­zess, wie ab­ge­stimmt wer­den kann, dass alle Rech­nun­gen vollständig und rich­tig ver­ar­bei­tet wer­den.

Hin­weis: Bzgl. der An­for­de­run­gen an die Ver­fah­rens­be­schrei­bung ver­wei­sen wir auf un­se­ren Ar­ti­kel im no­vus In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie 2. Aus­gabe 2021 („Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion: Fluch oder Se­gen - Pflicht oder Kür“).

Datenzugriff der Finanzverwaltung

Im Rah­men des Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­zes­ses sind die er­for­der­li­chen Ex­port- bzw. Zu­griffsmöglich­kei­ten der bzw. auf die di­gi­ta­li­sier­ten Da­ten im Hin­blick auf den Da­ten­zu­griff der Fi­nanz­ver­wal­tung nicht zu ver­nachlässi­gen.

Die GoBD be­nen­nen ex­pli­zit auch die Re­le­vanz bzgl. ent­spre­chen­der Zu­griffsmöglich­kei­ten von Vor- und Ne­ben­sys­te­men, so­weit diese auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­tige Un­ter­la­gen ent­hal­ten. Ent­spre­chend sind die drei de­fi­nier­ten Zu­griffs­ar­ten für die Fi­nanz­ver­wal­tung eben­falls für di­gi­ta­li­sierte Ein­gangs­rech­nun­gen an­zu­wen­den:

• Un­mit­tel­ba­rer Zu­griff (Z1): Le­se­zu­griff auf Da­ten­ver­ar­bei­tungs­sys­teme durch Prüfer zur Prüfung von Buch­hal­tungs­da­ten, Stamm­da­ten, etc. Die­ser Zu­griff be­inhal­tet die Nut­zung sys­tem­sei­tig vor­han­de­ner Aus­wer­tungsmöglich­kei­ten.

• Mit­tel­ba­rer Zu­griff (Z2): Re­le­vante Da­ten wer­den auf Ba­sis der Vor­ga­ben des Prüfers von Un­ter­neh­men im Rah­men sys­tem­sei­tig vor­han­de­ner Möglich­kei­ten aus­ge­wer­tet und dem Prüfer zur Verfügung ge­stellt.

• Da­tenträgerüber­las­sung (Z3): Dem Prüfer wer­den mit den ge­spei­cher­ten Da­ten alle zu de­ren Aus­wer­tung not­wen­di­gen In­for­ma­tio­nen wie Da­ten­struk­tur, Da­ten­fel­der oder Verknüpfun­gen in ma­schi­nell aus­wert­ba­rer Form zur Verfügung ge­stellt.