Einführung der verpflichtenden eRechnung in Deutschland

Warum die verpflichtende eRechnung?

Die deut­sche Re­gie­rung hat sich zum Ziel ge­setzt, das Um­satz­steu­er­ver­fah­ren zu ver­ein­fa­chen und zu di­gi­ta­li­sie­ren so­wie den Um­satz­steu­er­be­trug ein­zudämmen. Vor die­sem Hin­ter­grund wurde die ver­pflich­tende eRech­nung für im In­land steu­er­bare Umsätze zwi­schen inländi­schen Un­ter­neh­mern (B2B) ein­geführt.

Als inländi­sche Un­ter­neh­mer gel­ten da­bei Un­ter­neh­mer, die ih­ren Sitz, ihre Ge­schäfts­lei­tung, eine Be­triebsstätte, die an dem Um­satz be­tei­ligt ist, oder ih­ren Wohn­sitz oder gewöhn­li­chen Auf­ent­halt im In­land ha­ben.

Die eRech­nung wird im Vor­griff auf die spätere Einführung ei­nes bun­des­ein­heit­li­chen elek­tro­ni­schen Mel­de­sys­tems der Fi­nanz­ver­wal­tung um­ge­setzt. Die­ses trans­ak­tio­nale Mel­de­sys­tem soll dazu die­nen, Rech­nun­gen zu er­stel­len, auf Plau­si­bi­lität zu prüfen und wei­ter­zu­lei­ten so­wie die re­le­van­ten Mel­de­da­ten an staat­li­che Stel­len zu über­mit­teln.

Ne­ben der Einführung der eRech­nung in Deutsch­land wird die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung auch im Rah­men der In­itia­tive „VAT in the Di­gi­tal Age“ (ViDA) auf EU-Ebene be­han­delt. Mit den ViDA-Vor­schlägen be­ab­sich­tigt die EU-Kom­mis­sion, das sog. eIn­voi­cing und eine ver­pflich­tende di­gi­tale Mel­dung für Umsätze in­ner­halb der EU-Mit­glied­staa­ten ein­zuführen.

Hin­weis: Die na­tio­nale eRech­nungs­pflicht in Deutsch­land be­schränkt sich auf inländi­sche Umsätze zwi­schen Un­ter­neh­mern, wo­hin­ge­gen die von der EU-Kom­mis­sion vor­ge­schla­gene eRech­nungs­pflicht für grenzüber­schrei­tende Umsätze in­ner­halb der EU gel­ten soll.

So funktioniert die eRechnung

Ab wann ist die eRech­nung ver­pflich­tend?

Die eRech­nungs­stel­lung für be­trof­fene na­tio­nale Umsätze in Deutsch­land ist grundsätz­lich ab dem 01.01.2025 ver­pflich­tend, al­ler­dings be­ste­hen ver­schie­dene Überg­angs­re­ge­lun­gen:

• Bis Ende 2026 sind aus Ver­ein­fa­chungsgründen ne­ben der neuen eRech­nung wei­ter­hin an­dere Rech­nungs­for­mate ein­schließlich der Pa­pier­rech­nung zulässig. Sons­tige elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen dürfen wie bis­her nur mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers ver­wen­det wer­den. Für Un­ter­neh­mer in Deutsch­land, de­ren Ge­samt­umsätze im vor­an­ge­gan­ge­nen Ka­len­der­jahr nicht mehr als 800.000 Euro be­tra­gen ha­ben, gilt diese Überg­angs­re­ge­lung bis Ende 2027.
• Bis Ende 2027 dürfen mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers wei­ter­hin über das EDI-Ver­fah­ren über­mit­telte Rech­nun­gen im bis­he­ri­gen For­mat ge­nutzt wer­den.

Hin­weis: Un­abhängig von den Überg­angs­re­ge­lun­gen muss je­der Un­ter­neh­mer in Deutsch­land ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, eRech­nun­gen zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.

Was sind die tech­ni­schen An­for­de­run­gen an eine eRech­nung?

Nach den neuen Vor­ga­ben han­delt es sich bei ei­ner eRech­nung um eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht. Übe­rein­stim­mend mit den ViDA-Vor­schlägen der EU-Kom­mis­sion muss eine eRech­nung den Vor­ga­ben der CEN-Norm EN 16931 ent­spre­chen.

Un­ter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen sind auch in­di­vi­du­elle Ver­ein­ba­run­gen zwi­schen Rech­nungs­aus­stel­ler und Rech­nungs­empfänger über das ge­nutzte For­mat für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung zulässig. Er­folgt eine sol­che in­di­vi­du­elle Ab­spra­che, muss das gewählte For­mat eine Ex­trak­tion der Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in ein For­mat ermögli­chen, das der CEN-Norm EN 16931 ent­spricht oder mit die­sem For­mat in­ter­ope­ra­bel ist.

Hin­weis: Rech­nun­gen, die zwar pa­pier­los in elek­tro­ni­scher Form aus­ge­stellt wer­den, aber nicht dem vor­ge­ge­be­nen Da­ten­for­mat ent­spre­chen, wie z. B. Rech­nun­gen als PDF-Da­teien, sind dem­nach in Zu­kunft nicht mehr zulässig.

Wie wir Sie unterstützen

• Wir be­ra­ten Sie in al­len Pha­sen der Um­stel­lung auf die Ver­wen­dung und Ver­ar­bei­tung von eRech­nun­gen nach den deut­schen Vor­schrif­ten.
• Un­sere Um­satz­steuer-Ex­per­ten un­terstützen sie bei der Erstein­schätzung des Hand­lungs­be­darfs in Ih­rem Un­ter­neh­men, um den Um­fang der er­for­der­li­chen tech­ni­schen und per­so­nel­len Res­sour­cen ab­zu­schätzen.
• Hierfür neh­men un­sere Ex­per­ten in en­ger Zu­sam­men­ar­beit mit der Rech­nungs­we­sen- und Steu­er­ab­tei­lung Ih­res Un­ter­neh­mens eine Ana­lyse der bis­he­ri­gen Ab­rech­nungs- und Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse vor.
• Fer­ner be­ra­ten wir Sie gerne zur tech­ni­schen Um­set­zung der eRech­nung und bei der Aus­wahl ei­nes ge­eig­ne­ten Soft­ware­an­bie­ters.