Elektronischer Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Zum 01.01.2023 wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt. Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Falle einer Krankschreibung durch den Arzt vorlegen. Vielmehr sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, nach einer entsprechenden Mitteilung durch den Arbeitnehmer elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse abzurufen, § 109 Abs. 1 Satz 3 SGB IV.
Die neue eAU gilt nur für gesetzlich, nicht jedoch für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Außerdem kommt sie nicht zur Anwendung für Krankschreibungen durch Privatärzte, Ärzte im Ausland sowie durch nichtärztliche Physio- und Psychotherapeuten.
Arbeitnehmer sind nach wie vor verpflichtet, ihrem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S.1 EFZG). Der Wegfall der Nachweispflicht durch die AU-Vorlage für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer bezieht sich nicht nur auf die Erstbescheinigung, sondern auch auf die Folgenbescheinigung. In beiden Fällen besteht nunmehr eine sog. Feststellungspflicht, d. h. der Arbeitnehmer muss in der für ihn geltenden Frist die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer durch einen Arzt feststellen lassen.
Es empfiehlt sich bei Krankmeldungen von gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten folgende Prozesse im Unternehmen zu implementieren:
- Unverzügliche Anzeige der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer telefonisch und/oder per E-Mail
- Aufsuchen eines Arztes gemäß der arbeitsvertraglichen Fristenregelung, i. d. R. spätestens nach dem dritten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit, und Feststellung der Arbeitsunfähigkeit einschließlich deren voraussichtlicher Dauer
- Aushändigung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform durch den Arzt; grundsätzlich keine Verpflichtung zur Weiterleitung an den Arbeitgeber
- Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber über den genauen Zeitraum der Krankschreibung durch den Arzt
- Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der gesetzlichen Krankenkasse durch den Arbeitgeber.
Hinweis: Vorstehender Prozess gilt auch für den Fall, dass die Arbeitsunfähigkeit länger dauert als in der eAU angegeben und auch wenn keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gegenüber dem Arbeitgeber mehr besteht.
Nach wie vor sind Arbeitgeber berechtigt, eine AU-Bescheinigung auch schon früher, z. B. ab dem ersten Tag der Krankheit zu verlangen. Hiermit korrespondiert dann aber nicht mehr die Verpflichtung der gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber die AU-Bescheinigung vorzulegen. Er muss aber weiterhin das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich eine ärztliche Bescheinigung aushändigen lassen. Wie bisher erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arzt eine AU in Papierform ausgehändigt. Sie müssen diese aber nicht mehr ihrem Arbeitgeber vorlegen. Vielmehr ist dieser verpflichtet, diese elektronisch bei der Krankenversicherung abzurufen.
Hinweis: Arbeitgeber können die von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) zur Verfügung gestellte kostenlose Software SV.net nutzen, die auch den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ermöglicht. Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustauschs, eine Verfahrensbeschreibung sowie Schemata und Prüfhinweise finden Sie auf dem eigens hierfür eingerichteten Internetauftritt des GKV-Spitzenverbandes für das eAU-Arbeitgeberverfahren.