Erfolgsstory: Ebner Stolz valuetimES

Das wurde zu einem bahn­bre­chen­den Er­folg: In­zwi­schen ha­ben sich über 900 Mit­ar­bei­ter und da­mit fast 60 % al­ler be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter, für „va­lueti­mES“ ent­schie­den. Über die Mo­ti­va­ti­ons­lage, den Pro­zess und die Fall­stri­cke die­ser Er­folgs­ge­schichte spre­chen wir mit Nor­bert Pachl von der LBBW, Chris­tian Wie­cha von Pen­strust so­wie Mo­ritz Ber­ken­heide, Be­reichs­lei­ter Per­so­nal bei Eb­ner Stolz, und Dr. Hanno Rädlein, Rechts­an­walt und Part­ner bei Eb­ner Stolz.

© Moritz Berkenheide, Christian Wiecha, Norbert Pachl, Dr. Hanno Rädlein

Herr Ber­ken­heide, was war sei­ner­zeit die Mo­ti­va­tion zur Einführung ei­nes Wert­kon­tos bei Eb­ner Stolz? Bzw. wa­rum war es wich­tig, das Thema Ar­beits­zeit und Über­stun­den auf ein so­li­des Fun­da­ment zu stel­len?

Herr Ber­ken­heide: Die Mo­ti­va­tion für die Einführung von va­lueti­mES war viel­schich­tig. Zum einen ha­ben wir den stei­gen­den Wunsch un­se­rer ei­ge­nen Mit­ar­bei­ten­den nach Fle­xi­bi­li­sie­rung ge­se­hen und ernst ge­nom­men. Darüber be­stand ein Berg von Rück­stel­lun­gen für Rest­ur­laub und Über­stun­den. Ge­rade das war ein wich­ti­ger Punkt, um die Part­ner­schaft von der Einführung von va­lueti­mES zu über­zeu­gen. Aber auch im Wett­be­werb um neue Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen kam ver­mehrt das Thema Ar­beits­zeit­fle­xi­bi­li­sie­rung und Ar­beits­zeit­wert­kon­ten zur Sprache. Dar­auf woll­ten wir rea­gie­ren - und da­mit punk­ten wir auch in un­se­ren Vor­stel­lungs­ge­sprächen.

Herr Ber­ken­heide, Sie ha­ben sich ja in­terne und ex­terne Be­ra­ter ins Boot ge­holt. Wa­rum war das er­for­der­lich und die Frage an Sie alle, wel­che Rolle ha­ben Sie als Be­ra­ter ein­ge­nom­men?

Herr Ber­ken­heide: Die Einführung ei­nes Ar­beits­zeit-Wert­kon­tos ist eine sehr kom­plexe Mam­mut­auf­gabe, die aber lösbar ist, wenn man das rich­tige Team zur Verfügung hat. Es ent­ste­hen Fra­ge­stel­lun­gen rund ums Ar­beits­recht, die Lohn­steuer und So­zi­al­ver­si­che­rung so­wie zu ge­setz­li­chen, tech­ni­schen oder un­ter­neh­mens­in­ter­nen Rah­men­be­din­gun­gen, wie z. B. der zwin­gend not­wen­di­gen In­sol­venz­si­che­rung, die mit­ein­an­der gelöst wer­den müssen. Da müssen Spe­zia­lis­ten ins Boot, vom Ar­beits­recht­ler über die Lohn­steu­er­ex­per­ten, die wir je­weils Gott sei Dank selbst im Un­ter­neh­men ha­ben, bis zu den Ex­per­ten zur FLEX II.

Herr Dr. Rädlein: Zunächst ging es darum, die we­sent­li­chen recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen auf­zu­zei­gen. Aus­ge­hend hier­von konn­ten wir ge­zielt das Team aus den ver­schie­de­nen Dis­zi­pli­nen zu­sam­men­stel­len. Hier­durch wa­ren wir in der Lage, auch auf neue Fra­ge­stel­lun­gen Ant­wor­ten zu lie­fern, die sich erst im Laufe des Pro­jekts ge­zeigt ha­ben.

Herr Pachl: Die LBBW hat be­reits um­fang­rei­che Er­fah­rung bei der Kon­zep­tion und Um­set­zung von Ar­beits­zeit-Wert­kon­ten mit Kun­den und Treuhändern. Für uns war es da­her primär wich­tig, die In­ten­tion und ge­schäfts­po­li­ti­schen Rah­men­be­din­gun­gen von Eb­ner Stolz ken­nen­zu­ler­nen. Im Team mit dem Un­ter­neh­men und den Treuhändern ha­ben wir dann die not­wen­dige In­sol­venz­si­che­rung der Ar­beits­zeit-Wert­kon­ten für Eb­ner Stolz maßge­schnei­dert. Von An­fang an war klar, dass hier et­was ge­schaf­fen wer­den soll, was für Eb­ner Stolz passt. Von der ers­ten Team­sit­zung an war die­ser An­satz zu spüren.

Herr Wie­cha: Die Pens­Ex­pert mit ih­rem Pen­sTrust als Treuhänder ist ein ganz­heit­li­cher Sys­tem­an­bie­ter für Zeit­wert­kon­ten. Wir führen die un­ter­schied­li­chen Teil­be­rei­che bei der Ge­stal­tung von Wert­kon­ten zu­sam­men und brin­gen sie zu einem Er­folg. Da­bei un­terstützen wir auch den Be­ra­ter der LBBW als Pro­dukt­lie­fe­ran­ten da­bei, die Ka­pi­talrück­de­ckung in­sol­venz­fest zu or­ga­ni­sie­ren, und zum an­de­ren be­glei­ten wir die ein­zel­nen Ab­tei­lun­gen un­se­res Kun­den Eb­ner Stolz bei der Zu­sam­menführung der fünf Er­folgs­fak­to­ren ei­nes Zeit­wert­kon­tos. Zu­sam­men­ge­fasst, wir un­terstützen nicht nur in al­len Fra­ge­stel­lun­gen rund um das Zeit­wert­konto. Wir set­zen die Sys­teme auch ein­fach und ef­fi­zi­ent für un­sere Kun­den um.

Herr Ber­ken­heide: Zusätz­lich hat­ten wir noch die Un­terstützung aus dem Rech­nungs­we­sen und auch aus mei­nem Be­reich, z. B. hin­sicht­lich des Per­so­nal­ma­nage­ment­sys­tems. Das war auch ex­trem wich­tig und hat sich ge­rade später bei der Um­set­zung aus­ge­zahlt.

Wie wurde dann das un­ter­neh­mens­weit gel­tende Wert­konto auf­ge­setzt? Wel­che kon­kre­ten recht­li­chen Hürden wa­ren aus Ih­rer Sicht, Herr Pachl, zu be­ach­ten?

Herr Pachl: Zwei recht­li­che Kom­po­nen­ten be­stim­men we­sent­lich ein der­ar­ti­ges Pro­jekt: das Ar­beits­recht und der ge­setz­li­che Rah­men für den In­sol­venz­schutz (FLEX II) aus dem SGB IV. Diese Vor­ga­ben gilt es ein­zu­hal­ten, ohne dass die In­ten­tion des Ar­beit­ge­bers ver­lo­ren geht. Was hilft es, ein rechts­kon­for­mes Ar­beits­zeit­mo­dell zu ha­ben, das von den Mit­ar­bei­tern nicht an­ge­nom­men wird und den Ar­beit­ge­ber übermäßig be­las­tet. Die er­freu­lich hohe Ak­zep­tanz bei den Be­schäftig­ten zeigt, dass mit va­lueti­mES die rich­tige Lösung für Eb­ner Stolz ge­schaf­fen wurde.

Wie kann der In­sol­venz­schutz si­cher­ge­stellt wer­den? Aus wel­chen Gründen mus­ste eine Treuhänderlösung gewählt wer­den, Herr Wie­cha?

Herr Wie­cha: Die In­sol­venz­si­che­rungs­pflicht von Wert­gut­ha­ben ist im § 7e SGB IV ge­re­gelt, wo­bei der vom Deut­schen Bun­des­tag be­vor­zugte Weg das Treu­hand­mo­dell dar­stellt. Das Treu­hand­mo­dell bie­tet die Be­son­der­heit, dass die Um­set­zung der In­sol­venz­si­che­rung im Kol­lek­tiv für und ohne Mit­wir­kung ei­nes ein­zel­nen Be­schäftig­ten durch das Un­ter­neh­men er­folgt. Dies hat den großen Vor­teil, dass die Vermögens­werte kol­lek­tiv - also nur ein De­pot - ge­hal­ten wer­den können. Ein auf­wen­di­ges ein­zel­ver­trag­li­ches Vor­ge­hen, wie bspw. bei dem Si­che­rungs­mo­dell Verpfändung, ist nicht not­wen­dig. Zu­dem ergänzen wir die Si­che­rung um ein In­sol­venz­fes­tig­keits­gut­ach­ten, während Verpfändun­gen eher als Mus­ter zur Verfügung ge­stellt wer­den und auch ei­nige Fall­stri­cke ha­ben.

Wo la­gen be­son­dere Fall­stri­cke in ar­beits­recht­li­cher Hin­sicht, Herr Dr. Rädlein? Bzw. wor­auf ist be­son­ders zu ach­ten?

Herr Dr. Rädlein: We­sent­lich war, die Ge­samt­heit der recht­li­chen Fra­ge­stel­lun­gen im Auge zu be­hal­ten. Darüber hin­aus ist es in einem sol­chen Pro­jekt in der Re­gel nicht zielführend, nur sei­nen ei­ge­nen recht­li­chen An­satz durch­zu­set­zen, son­dern be­reits bei den Ge­stal­tungs­al­ter­na­ti­ven die Im­pli­ka­tio­nen auf die an­de­ren Fach­be­rei­che zu berück­sich­ti­gen. Der schönste An­satz ist we­nig wert, wenn er nicht durch­setz­bar ist. Mit­hin gab es häufig nicht die eine Lösung, son­dern jene, wel­che den An­for­de­run­gen al­ler Be­tei­li­gen am bes­ten ge­recht wurde.

Wie wird ein sol­ches Wert­gut­ha­ben so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich be­ur­teilt?

Herr Dr. Rädlein: Aus der Sicht des So­zi­al­ver­si­che­rungs­rechts ist zen­tral, dass der Mit­ar­bei­ter trotz der Frei­stel­lung so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich ab­ge­si­chert ist. An­ders als bspw. bei der Aus­zah­lung von Über­stun­den wird bei Lang­zeit­kon­ten das An­spa­ren nicht ver­bei­tragt. Erst bei der Aus­zah­lung er­folgt die Be­las­tung mit ge­setz­li­chen Ab­ga­ben. Hier­durch steht der Mit­ar­bei­ter auch in der Frei­stel­lungs­phase in einem so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­gen Be­schäfti­gungs­verhält­nis - ob­wohl er nicht ar­bei­tet.

Wel­che sys­tem­sei­ti­gen Lösun­gen muss ein Un­ter­neh­men fin­den, wenn es ein Wert­konto um­set­zen möchte und wie hat dies Eb­ner Stolz rea­li­siert?

Herr Wie­cha: Grundsätz­lich be­steht ein Wert­konto/ Zeit­wert­konto aus fünf Ele­men­ten – Kon­zep­tion und recht­li­che Ge­stal­tung, Kon­tenführung, In­sol­venz­si­che­rung, Ka­pi­tal­an­lage und Kom­mu­ni­ka­tion. Wenn alle Ele­mente wie Rädchen in­ein­an­der­grei­fen, ent­steht ein Zeit­wert­kon­ten-Sys­tem und kann er­folg­reich wie im Fall von Eb­ner Stolz ein­ge­rich­tet und um­ge­setzt wer­den. Eb­ner Stolz konnte ei­nige Be­rei­che selbst ab­de­cken, so­dass wir als Pens­Ex­pert le­dig­lich Teile ergänzen muss­ten. In der Re­gel über­neh­men wir als Sys­tem­an­bie­ter die fünf Ele­mente und stim­men die ein­zel­nen Punkte mit dem Be­ra­ter, wie hier mit der LBBW, und dem Kun­den ab.

Wel­che Be­stand­teile fließen in ein sol­ches Ar­beits­zeit­konto ein und wie wird dann Ar­beits­zeit an­ge­spart? Und an wel­chen Punk­ten mus­ste be­son­dere Über­zeu­gungs­ar­beit in der Part­ner­schaft ge­leis­tet wer­den?

Herr Ber­ken­heide: In va­lueti­mES können in je­dem Fall Rest­ur­laubs­an­sprüche und Über­stun­den, so­fern diese ex­tra ab­ge­gol­ten wer­den, ein­ge­bracht wer­den. Aber auch Teile des Fix­ge­halts bzw. die va­ria­ble Vergütung bzw. Teile hier­von können op­tio­nal in va­lueti­mES ein­ge­zahlt wer­den. Da­bei ist be­son­de­res Au­gen­merk auf Ein­brin­gun­gen ober­halb der Bei­trags­grenze in der So­zi­al­ver­si­che­rung zu le­gen und es sind die auf lange Sicht be­ste­hen­den Aus­wir­kun­gen für den Ar­beit­ge­ber zu be­ach­ten. Aus die­sem Grund ist die zusätz­li­che Ein­brin­gung von Vergütungs­be­stand­tei­len si­cher­lich der Teil ge­we­sen, bei dem am stärks­ten Ide­en­reich­tum ge­for­dert war.

Gab es bei der Einführung von va­lueti­mES nur Ge­win­ner - oder auch Ver­lie­rer?

Herr Dr. Rädlein: Letzt­lich pro­fi­tie­ren alle Be­tei­lig­ten. Wir als Ar­beit­ge­ber ha­ben ein mo­der­nes und glaub­haf­tes Mit­tel an der Hand, Mit­ar­bei­ter zu ge­win­nen und zu hal­ten. Die Mit­ar­bei­ter wie­derum können durch va­lueti­mES fle­xi­bel auf Ände­run­gen in ih­rer Le­bens­si­tua­tion und die da­mit ver­bun­de­nen An­for­de­run­gen rea­gie­ren. Schließlich gibt es für un­sere Mit­ar­bei­ter ganz hand­feste Vor­teile: Wer sich für va­lueti­mES ent­schei­det, kann bspw. den Wert sei­nes nicht ge­nom­me­nen Ur­laubs un­be­grenzt vor­tra­gen, ohne dass die­ser verfällt. Hier ge­hen wir nicht nur wei­ter als die ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen, son­dern wei­ter als die meis­ten Mit­be­wer­ber.

Wie er­folgte die Kom­mu­ni­ka­tion an die Mit­ar­bei­ter und wie ha­ben diese die Einführung von va­lueti­mES auf­ge­nom­men, Herr Ber­ken­heide?

Herr Ber­ken­heide: Die in­terne Kom­mu­ni­ka­tion der Einführung von va­lueti­mES war natürlich ganz wich­tig. Dazu ha­ben wir - wie in Corona-Zei­ten üblich - di­gi­tale Ver­an­stal­tun­gen gewählt und die be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ten­den suk­zes­sive über die Chan­cen die­ses Wert­kon­tos sehr of­fen in­for­miert. Teil­weise muss­ten wir in­tern et­was Erklärungs­ar­beit für den Ver­lust der Auf­zin­sung bei der Um­wand­lung von Über­stun­den und Rest­ur­laub leis­ten. Wir konn­ten die Mit­ar­bei­ten­den aber da­mit über­zeu­gen, dass sie quasi die Auf­zin­sung ge­gen mehr Fle­xi­bi­lität ein­tau­schen konn­ten. Diese Vor­ge­hens­weise war ge­nau rich­tig. In­zwi­schen ha­ben sich schon mehr als 900 Mit­ar­bei­tende für va­lueti­mES ent­schie­den.

Auch im Re­cruiting wird die­ses Mo­dell übri­gens mit großem In­ter­esse wahr­ge­nom­men.

va­lueti­mES auf dem Pa­pier ist ja das eine - können die Mit­ar­bei­ter das Wert­gut­ha­ben denn auch tatsäch­lich in An­spruch neh­men und wenn ja, wofür set­zen sie es in ers­ter Li­nie ein?

Herr Ber­ken­heide: Bei uns ar­bei­ten ja viele Kol­le­gen auf das Steu­er­be­ra­ter- und Wirt­schaftsprüfer­ex­amen hin. Des­halb wer­den Frei­stel­lun­gen über va­lueti­mES verstärkt für längere Wei­ter­bil­dungs­zeiträume ge­nutzt. Aber wir hat­ten auch schon den einen oder an­de­ren Fall, bei dem das Wert­konto für an­dere persönli­che Bedürf­nisse, wie z. B. einen verlänger­ten Ur­laub oder zur Kin­der­be­treu­ung, in An­spruch ge­nom­men wurde.

Wo­durch un­ter­schei­det sich das Kon­zept von Eb­ner Stolz vor­ran­gig zu den an­sons­ten häufig an­zu­tref­fen­den Lösun­gen, Herr Pachl?

Herr Pachl: Un­ser Kon­zept bzw. un­sere Lösung ver­ei­nigt so­wohl die Bedürf­nisse der Be­schäftig­ten so­wie die An­for­de­run­gen von Eb­ner Stolz. Es han­delt sich um eine in­di­vi­du­elle Lösung und ge­rade nicht um eine tech­ni­sch vor­ge­ge­bene Stan­dardlösung. Der Weg dort­hin er­for­derte al­ler­dings ein fle­xi­bles, kom­pe­ten­tes und kom­pro­miss­be­rei­tes Um­set­zungs­team mit einem ge­mein­sa­men Ziel vor Au­gen. Von An­fang an hat je­der im Team dazu seine Er­fah­run­gen und Kom­pe­ten­zen ein­ge­bracht. Wir ha­ben im Team im­mer die Lust am Ge­stal­ten gespürt. Dar­aus ist ein ei­ge­nes, in­di­vi­du­el­les Ar­beits­zeit-Wert­konto für Eb­ner Stolz, das va­lueti­mES, ent­stan­den – eben kein zu­ge­kauf­tes „Pro­dukt“, mit des­sen Fa­cet­ten man le­ben muss.

Herr Dr. Rädlein, könnte das für Eb­ner Stolz ent­wi­ckelte Kon­zept auch in an­de­ren mit­telständi­schen Un­ter­neh­men funk­tio­nie­ren?

Herr Dr. Rädlein: Selbst­verständ­lich. Die recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen sind zwar vor­ge­ge­ben, aus­ge­hend hier­von ist es aber je­der­zeit möglich, je nach Wunsch auch an­dere Schwer­punkte zu set­zen und so das Wert­konto auf die in­di­vi­du­el­len Bedürf­nisse des Man­dan­ten an­zu­pas­sen.