Fragen und Antworten – Aktuelles zur elektronischen Rechnung

Be­reits dort ha­ben wir fest­ge­stellt, dass die E-Rech­nung zu einem er­heb­li­chen „Auf­schwung“ im elek­tro­ni­schen Ge­schäfts­ver­kehr führen wird. Mit der E-Rech-VO wird zu­min­dest bei Leis­tun­gen für den öff­ent­li­chen Sek­tor der E-Rech­nungs­aus­tausch zum Stan­dard und Sys­teme und Pro­zesse müssen E-Rech­nun­gen ver­ar­bei­ten können.  Dies könnte ins­ge­samt dazu führen, dass Pa­pier­rech­nun­gen ab­gelöst wer­den.

Kurzeinleitung – XRechnung/ZUGFeRD als übergreifendes Datenformat

Das ver­bind­li­che Rech­nungs­for­mat zum Da­ten­aus­tausch in Deutsch­land ist XRech­nung. In „Kon­kur­renz“ zu XRech­nung steht ZUG­FeRD 2.0 – „Zen­tra­ler User Guide des Fo­rums elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land“, da die EU-Richt­li­nie tech­no­lo­gie­of­fen ist und ZUG­FeRD be­reits eta­bliert ist.

© Funktionsweise der E-Rechnung

Mit ei­ner Soft­ware A können stan­dar­di­sierte Rech­nun­gen er­stellt wer­den, die ohne Ab­spra­che zwi­schen Rech­nungs­empfänger und -er­stel­ler bzw. Soft­ware­her­stel­lern mit der Soft­ware B au­to­ma­ti­sch ein­ge­le­sen und ver­ar­bei­tet wer­den können.

Die Vor­teile der Da­ten­for­mate XRech­nung und ZUG­FeRD sind:

• Ein­fa­che For­mate für den Ver­sand von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen,
• frei verfügbare Stan­dards ohne ein­schränkende Nut­zungs­rechte,
• Ver­ar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen ohne vor­he­rige Ab­spra­che mit dem Rech­nungs­empfänger bzw. -er­stel­ler möglich,
• er­leich­tert die Ein­hal­tung or­ga­ni­sa­to­ri­scher Richt­li­nien und recht­li­cher An­for­de­run­gen,
• ge­ringe Feh­ler­anfällig­keit – au­to­ma­ti­sierte Bu­chun­gen sind möglich,
• ge­set­zes­kon­forme Ar­chi­vie­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen,
• Ver­ein­fa­chung der Pro­zesse durch struk­tu­rierte Da­ten.

Fragen

Zur elek­tro­ni­schen Rech­nung ha­ben wir von Ih­nen als In­ter­es­sen­ten und Man­dan­ten zahl­rei­che Fra­gen er­hal­ten, auf die wir gerne ein­ge­hen:

1. Wie ist die elektronische Rechnung definiert?

• Es han­delt sich um eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten Da­ten­satz er­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine au­to­ma­ti­sche und elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht.
• Der Aus­stel­ler ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung darf nur er­war­ten, dass diese von der öff­ent­li­chen Ver­wal­tung ak­zep­tiert wird, wenn seine Rech­nung sämt­li­che re­le­vante Da­ten zu­min­dest auch in struk­tu­rier­ter Form enthält.

2. Was ist die XRechnung und für wen ist sie gedacht?

• Das se­man­ti­sche Da­ten­mo­dell so­wie die Liste der Syn­ta­xen bil­den ge­mein­sam die Eu­ropäische Norm. Öff­ent­li­che Auf­trag­ge­ber müssen alle von der EU be­nann­ten Syn­ta­xen ent­ge­gen­neh­men und ver­ar­bei­ten können.
• Die Kern­ele­mente nach dem se­man­ti­schen Da­ten­mo­dell sind die we­sent­li­chen Be­stand­teile ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung und für die grenzüber­schrei­tende In­ter­ope­ra­bi­lität er­for­der­lich (z. B. Rech­nungs­zeit­raum, In­for­ma­tio­nen über den Verkäufer, Er­wer­ber und Zah­lungs­empfänger etc.).
• XRech­nung bil­det für die öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber in Deutsch­land die Eu­ropäische Norm ein­deu­tig ab und ergänzt bzw. präzi­siert diese um wei­tere, für die Ver­wal­tung re­le­vante Re­ge­lun­gen.

3. Kann ich weiterhin ZUGFeRD für meine Rechnungen nutzen?

• Sog. hy­bride Rech­nungs­for­mate (Bild- und Da­ten­kom­po­nente) wie ZUG­FeRD sind je­den­falls dann nicht aus­ge­schlos­sen, wenn ein Teil der Rech­nun­gen den Vor­ga­ben der Le­gal­de­fi­ni­tion ent­spricht. Recht­lich zulässig sind da­mit Rech­nungs­for­mate, die aus­schließlich aus struk­tu­rier­ten Da­ten be­ste­hen so­wie Rech­nungs­for­mate, die teil­weise aus einem struk­tu­rier­ten For­mat so­wie teil­weise aus ei­ner Bild­da­tei be­ste­hen, vor­aus­ge­setzt, dass den Vor­ga­ben an das Rech­nungs­da­ten­mo­dell (in­ner­halb der Da­ten­repräsen­tanz) voll­umfäng­lich ent­spro­chen wird.
• Reine Bild­da­teien wie PDF-Rech­nun­gen erfüllen die ge­nann­ten Vor­ga­ben nicht.

4. Muss zukünftig jeder E-Rechnungen senden/empfangen?

• Grundsätz­lich nicht. Die EU-Richt­li­nie ver­pflich­tet le­dig­lich die öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber im so­ge­nann­ten ober­schwel­li­gen Ver­ga­be­be­reich zum Emp­fang so­wie zur Ver­ar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen.
• Im E-Rech­nungs­ge­setz des Bun­des entfällt al­ler­dings diese Be­schränkung, so­dass auch für alle an­de­ren Aufträge un­ter­halb ei­nes be­stimm­ten Schwel­len­wer­tes elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den müssen.
• Die E-Rech­nungs-Ver­ord­nung geht noch einen Schritt wei­ter und ver­pflich­tet ab dem 27.11.2020 – von ein­zel­nen Aus­nah­men ab­ge­se­hen – zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an den Bund (entfällt, wenn es sich bei dem Auf­trag um einen sog. Di­rekt­auf­trag mit einem Auf­trags­wert bis zu EUR 1.000 ohne Um­satz­steuer han­delt).
• Für öff­ent­li­che Aufträge mit Be­tei­li­gung des Bun­des, muss ab einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ver­pflich­tend ge­sen­det als auch emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den.
• Für öff­ent­li­che Aufträge mit Be­tei­li­gung von Bun­desländern und Kom­mu­nen ist die Frist zur Um­set­zung der E-Richt­li­nie laut Amts­blatt der EU mitt­ler­weile auf den 18.4.2020 da­tiert.
• Es ist da­von aus­zu­ge­hen, dass die Bun­desländer in ab­seh­ba­rer Zeit ei­gene E-Rech­nungs­ge­setze und E-Rech­nungs­ver­ord­nun­gen be­schließen.

5. Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

• Hier be­darf es ne­ben der Aus­wahl von tech­ni­schen Kom­po­nen­ten auch un­ter­neh­mens­in­ter­ner An­pas­sun­gen. Zu tech­ni­schen Kom­po­nen­ten gehören ne­ben einem elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ein­gang zusätz­lich der di­gi­tale Rech­nungs­work­flow so­wie ein re­vi­si­ons­si­che­res elek­tro­ni­sches Ar­chiv.
• Um­stel­lung auf E-In­voi­cing setzt sich aus fol­gen­den Pha­sen zu­sam­men:
  
  • Ana­lyse der IST-Pro­zesse,
  • Iden­ti­fi­zie­rung von Op­ti­mie­rungs­po­ten­zia­len,
  • Ab­lei­tung von SOLL-Pro­zes­sen,
  • An­bie­ter­aus­wahl.
• Idea­ler­weise wer­den bei die­ser Um­set­zung auch Po­ten­ziale in der Op­ti­mie­rung des Zu­sam­men­spiels zwi­schen Ein­kauf und Rech­nungs­we­sen ge­ho­ben.

6. Brauche ich neue Software (ERP, Buchhaltung etc.)?

Nein, al­ler­dings wer­den ver­mut­lich An­pas­sun­gen der Soft­ware nötig sein, da­mit die neuen For­mate ge­ne­riert, über­mit­telt und ver­ar­bei­tet wer­den können.

7. Wird es ein zentrales E-Rechnungsportal geben?

Um die Bun­des­ver­wal­tung bei der Um­stel­lung auf die elek­tro­ni­sche Rech­nung zu un­terstützen, wird im Rah­men der Um­set­zung der Vor­ga­ben des Ge­set­zes eine zen­trale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form des Bun­des ent­wi­ckelt, die es Bun­des­ein­rich­tun­gen ermöglicht, einen elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ein­gang vor­zu­hal­ten.

8. Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?

• Sie eröff­nen enorme Ein­spa­rungs­po­ten­ziale (Ver­bes­se­rung von Pro­zes­sen und un­ter­neh­mens­in­ter­nen Abläufen).
• Durch den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch las­sen sich ma­nu­elle Aufwände re­du­zie­ren und Me­di­enbrüche ver­mei­den.
• Der Re­turn on In­vest­ment (ROI) stellt sich da­bei zu­meist in­ner­halb re­la­tiv kur­zer Zeit ein.

9. Wird es für Unternehmen künftig ggf. eine Verpflichtung geben, Rechnungen elektronisch an den Bund zu senden?

Die E-Rech­nungs-Ver­ord­nung ver­pflich­tet ab dem 27.11.2020 – von ein­zel­nen Aus­nah­men ab­ge­se­hen – zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an den Bund. Die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung entfällt ins­be­son­dere, wenn es sich bei dem Auf­trag um einen sog. Di­rekt­auf­trag han­delt (bis zu einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 ohne Um­satz­steuer). So­mit gilt zu­min­dest für öff­ent­li­che Aufträge mit Be­tei­li­gung des Bun­des, dass ab einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ver­pflich­tend ge­sen­det als auch emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den muss.

10. Wie geht es weiter mit der Einführung der E-Rechnung?

• Die obers­ten Bun­des­behörden müssen ab dem 27.11.2018 in der Lage sein, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.
• Alle an­de­ren öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber des Bun­des fol­gen dann ein Jahr später am 27.11.2019.
• Alle Rech­nungs­stel­ler wer­den ge­genüber öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber des Bun­des ab dem 27.11.2020 zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung ver­pflich­tet (zu Aus­nah­men vgl. no­vus In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie 1. Aus­gabe 2018, S. 7).
• Für alle an­de­ren öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber (Bun­desländer, Kom­mu­nen) ist zu er­war­ten, dass die Frist für die Um­set­zung der EU-Richt­li­nie voll aus­ge­nutzt wird.
• Ent­spre­chende Ge­setze und Ver­ord­nun­gen wer­den so­mit er­war­tungs­gemäß spätes­tens zum 18.4.2020 in Kraft tre­ten.