Geltungsbereich
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Bewerbenden im Bewerbungsverfahren sowie unserer potentiellen Bewerbenden bei der Direktansprache über berufliche soziale Netzwerke („Active Sourcing“).
Diese Bestimmungen finden ergänzende Anwendung zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.
Inhalt
I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
II. An wen kann ich mich wenden?
III. Datenschutz im Bewerbungsverfahren
IV. Direktansprache potentieller Bewerbenden über soziale Netzwerke
V.Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung deiner Daten auf dieser Internetseite sind gemeinsam verantwortlich:
- Ebner Stolz Mönning Bachem Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft mbB (nachfolgend: Ebner Stolz PG)
- RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
- RSM Ebner Stolz Management Consultants GmbH
Die Kontaktdaten dieser Unternehmen (nachfolgend: RSM Ebner Stolz) findest du im Impressum unserer Internetseite. Zur Regelung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten haben diese Unternehmen eine Vereinbarung geschlossen, deren wesentlichen Inhalt wir dir auf Anfrage per E-Mail zusenden.
II. An wen kann ich mich wenden?
Unseren Datenschutzbeauftragten kannst du bei Fragen zum Datenschutz unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:
RSM Ebner Stolz, Datenschutzbeauftragter, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart, E-Mail: datenschutzbeauftragter@ebnerstolz.de
III. Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Hast du dich bei RSM Ebner Stolz um einen Arbeitsplatz beworben, gelten diese Informationen zum Schutz deiner personenbezogenen Daten (nachfolgend: Daten) zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.
1. Warum werden meine Daten verarbeitet?
a) Entscheidung über deine Bewerbung
Daten, die du uns mit deinen Bewerbungsunterlagen übermittelst oder die du in unser Onlineformular eingibst, verarbeiten wir zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit einem der oben genannten Unternehmen.
Insbesondere werden deine Daten, sofern erforderlich, zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Prüfung, ob deine Bewerbung mit deiner Qualifikation und deinem beruflichen Werdegang den Anforderungen der jeweiligen Stellenausschreibung gerecht wird
- Kontaktaufnahme, um dir unsere Entscheidung mitteilen zu können
- Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und/oder Assessment-Centern
- ggf. Rückversand deiner Bewerbungsunterlagen
- ggf. Erstattung und Überweisung deiner nachgewiesenen Vorstellungskosten
- Durchsetzung von und Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche, insbesondere Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- bei Begründung eines Arbeitsverhältnisses: Versand eines Arbeitsvertrags(entwurfes) an dich und deine Erfassung als Arbeitnehmer(in)
Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hast du in die Verarbeitung eingewilligt, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
Außerdem werden deine Daten, sofern erforderlich, zwischen den Unternehmen von RSM Ebner Stolz zum Zweck der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und zu sonstigen Verwaltungszwecken ausgetauscht. Insbesondere wird die Ebner Stolz PG eingehende Bewerbungen an andere Unternehmen von RSM Ebner Stolz weitergeben, sofern du dich um eine Stelle bei einem dieser Unternehmen beworben hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Demnach ist eine Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz von Daten erfordern, überwiegen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem zentralen Recruiting innerhalb von RSM Ebner Stolz.
Zudem verarbeiten wir deine Daten zum Zwecke des internen Controllings, um die von uns beauftragten Jobbörsen und unsere Hochschulauftritte anhand von Rücklaufquoten zu bewerten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, besonders erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen zu identifizieren und gezielt umzusetzen.
b) Verarbeitungen aufgrund deiner Einwilligung
Gibst du in das Onlineformular Daten in freiwillige Felder ein oder enthalten deine Bewerbungsunterlagen zusätzliche Daten, die über deine Stammdaten oder Qualifikationsnachweise hinausgehen, verarbeiten wir diese Daten ebenso nur zu den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Hast du einer Aufbewahrung deiner Bewerbungsunterlagen über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt, so dürfen wir dich in Zukunft über neue Stellenangebote informieren; Rechtsgrundlage ist insofern auch deine Einwilligung. Du kannst deine Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten jederzeit und ohne Nennung von Gründen widerrufen (siehe VIII.).
Wir bitten dich uns keine besonderen Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) zu übermitteln, die z.B. Angaben über deine rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, sexuelle Identität oder Unterhaltspflichten (z.B. Familienstand, Ehepartner, Kinder) enthalten. Übermittelst du uns gleichwohl solche Daten, willigst du in die Verarbeitung dieser Daten ein. Die Verarbeitung beschränkt sich auf eine Speicherung und beiläufige Einsichtnahme durch Mitarbeitende aus dem Personalbereich, sofern und soweit sich dies nicht mit zumutbarem Aufwand vermeiden lässt. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2, 3 S. 2 BDSG und ggf. Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.
c) Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Wir verarbeiten deine Daten auch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen aufgrund Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO insbesondere in Verbindung mit folgenden Gesetzen und zu folgenden Zwecken:
- Erteilung von Auskünften nach § 57 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II)
- Abgleich mit „Anti-Terror-Listen“ nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 in Verbindung mit Art. 22 Abs. 2 b) DSGVO
- Prüfung nach dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (GwG), sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind
- Aufbewahrungspflichten (siehe III.).
2. Wie lange werden diese Daten gespeichert?
Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und du schließt keinen Arbeitsvertrag mit uns, werden deine Daten zunächst gesperrt. Deine gesperrten Daten speichern wir längstens für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Die Daten werden danach gelöscht bzw. vernichtet, sofern wir nicht gesetzlich zu einer darüber hinausgehenden Speicherung bzw. Aufbewahrung verpflichtet oder berechtigt sind.
Schließt du mit uns einen Arbeitsvertrag, sind Verarbeitungen deiner Daten zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig. In diesem Fall werden wir dir weitere Informationen zum Datenschutz während des Arbeitsverhältnisses mit Abschluss des Arbeitsvertrages zur Verfügung stellen.
Sofern du der Speicherung deiner personenbezogenen Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt hast, werden diese - soweit du deine Einwilligung nicht vorher wiederrufst - für die Dauer von zwei Jahren gespeichert.
Soweit wir gesetzlich nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, berechtigt dies uns zur Speicherung dieser Daten bis zum Ablauf der in § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) genannten Aufbewahrungsfristen. Die Speicherfristen betragen hiernach bis zu zehn Jahre.
3. Muss ich meine Daten bereitstellen?
Die Bereitstellung deiner Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung deiner Stammdaten sowie von Berufsabschluss und Qualifikationsnachweisen entsprechend der jeweiligen Stellenausschreibung ist jedoch erforderlich, wenn du mit uns ein Arbeitsverhältnis begründen möchten. Ansonsten könnten wir deine Bewerbung nicht prüfen und dich nicht kontaktieren. Die Bereitstellung weiterer Daten ist für einen möglichen Vertragsabschluss mit uns nicht Voraussetzung und somit freiwillig.
4. Aus welchen Quellen stammen meine Daten?
Deine Daten hast du uns in aller Regel selbst bereitgestellt. Ggf. erhalten wir von privaten Arbeitsvermittlern Daten, die deine Bewerbung mit deiner Einwilligung an uns weitergeleitet haben.
5. Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?
Wir übermitteln deine Daten zu folgenden Zwecken teilweise an diese Auftragsverarbeiter:
- Persis GmbH, Theodor-Heuss-Straße 5, 89518 Heidenheim an der Brenz (Pflege der Personalmanagementsoftware)
- d.vinvi d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg (Hosting der Bewerbermanagementsoftware, Bewerberdaten)
- ggf. weitere Auftragsverarbeiter gemäß unserer allgemeinen Datenschutzerklärung
Unter Umständen werden deine Daten an folgende Empfänger weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO), dies zur Durchsetzung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder zur Wahrung sonstiger berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO):
- andere Unternehmen von RSM Ebner Stolz wie in II.1. beschrieben
- Jobcenter (Agentur für Arbeit)
- Post- und Telekommunikationsdienstleister zur Kontaktaufnahme
6. Findet eine „automatisierte Entscheidungsfindung“ nach Art. 22 DSGVO statt?
Gemäß Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 sowie dem GwG sind wir zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und ggf. zur Durchführung einer Geldwäscheprüfung verpflichtet. Dazu können während des Bewerbungsverfahrens im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung einige deiner Stammdaten mit öffentlichen Listen abgeglichen werden, die von Sanktionen betroffene Personen und Organisationen enthalten. Falls du von diesen Sanktionen betroffen bist, begründen wir mit dir kein Arbeitsverhältnis.
IV. Direktansprache potentieller Bewerbenden über soziale Netzwerke
Wir nehmen über berufliche soziale Netzwerke, insbesondere Xing und LinkedIn, aktiv Kontakt zu Personen auf, die aufgrund ihres beruflichen Werdegangs und ihrer Qualifikation potentielle Bewerbende bzw. Mitarbeitende werden könnten (sog. „Active Sourcing“). Zweck dieser Maßnahme ist das gezielte Anwerben qualifizierten Personals. Wir nutzen für die Entscheidung zur Ansprache nur von dir in deinem Profil öffentlich zugänglich gemachte Daten. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Beruf sowie Qualifikations- und Weiterbildungsdaten. Die erste Ansprache erfolgt über die in dem beruflichen sozialen Netzwerk bereitgestellten Kommunikationskanäle, insbesondere Direktnachrichten. Der weitere Kontakt kann über einen von dir gewünschten Kommunikationskanal laufen. Nach der Kontaktaufnahme ermuntern wir dich bei Interesse, weitere Informationen zur Person an unsere Personalabteilung zu übermitteln, um den Kontakt gegebenenfalls in ein formelles Bewerbungsverfahren zu überführen.
Die beim Active Sourcing erhaltenen Daten werden nicht zweckentfremdet, insbesondere nicht zur Werbung für Produkte oder Dienstleistungen genutzt oder in Drittstaaten übermittelt. Eine interne Übermittlung beschränkt sich auf die genannten Verantwortlichen. Im Anschluss an die Übermittlung weiterer Unterlagen erhälst du Informationen zur Datenverarbeitung im folgenden Kennenlern- und ggf. Bewerbungsprozess.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung beim Active Sourcing ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anwerbung qualifizierter Mitarbeitenden und im Bekanntmachen von Stellenanzeigen. Auf Anfrage teilen wir dir gerne die ausschlaggebenden Abwägungskriterien im konkreten Fall mit. Wir bitten dich uns mit den weiteren Unterlagen keine besonderen Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) zu übermitteln, die z.B. Angaben über deine rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, sexuelle Identität oder Unterhaltspflichten (z.B. Familienstand, Ehepartner, Kinder) enthalten. Übermittelst du uns gleichwohl solche Daten, willigst du in die Verarbeitung dieser Daten ein. Die Verarbeitung beschränkt sich auf eine Speicherung und beiläufige Einsichtnahme durch Mitarbeitende aus dem Personalbereich, sofern und soweit sich dies nicht mit zumutbarem Aufwand vermeiden lässt. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2, 3 S. 2 BDSG und ggf. Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.
Wenn du nach der Kontaktaufnahme keine weiteren Informationen an uns übermittelst, sperren wir deine Daten zunächst und löschen diese spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Zu Löschfristen nach Übermittlung weiterer Unterlagen informieren wir dich gesondert.
Sofern du der Speicherung deiner personenbezogenen Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt hast, werden diese - soweit du deine Einwilligung nicht vorher wiederrufst - für die Dauer von zwei Jahren gespeichert.
V. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
Du kannst von uns unter den Voraussetzungen von Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob wir Daten von dir verarbeiten. Ist dies der Fall, hast du das Recht Auskunft über diese Daten zu erhalten.
Für den Fall, dass deine bei uns gespeicherten Daten unrichtig oder unvollständig sind, kannst du eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, kannst du die Löschung (Art. 17 DSGVO) oder „Sperrung“ (Art. 18 DSGVO) deiner Daten verlangen.
Bei automatisiert verarbeiteten Daten, die wir von dir auf Grundlage deiner Einwilligung oder eines Vertrages bekommen haben, kannst du das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen (Art. 20 DSGVO). Wir schicken dir dann deine Daten in einem maschinenlesbaren Format. Wenn du wünschst und dies technisch möglich ist, übermitteln wir diese Daten an einen Dritten. Alle zuvor genannten Rechte können in bestimmten Fällen durch Gesetz eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Hast du in die Verarbeitung deiner Daten zu einem bestimmten Zweck eingewilligt, kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und hat daher keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Information zu Deinem Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Soweit wir Daten ausschließlich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessensabwägung) verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung deiner Daten jederzeit widersprechen. Legst du Widerspruch ein, so werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Durchsetzung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus kannst du der Verarbeitung deiner Daten zum Zweck der Werbung jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Möchtest du von uns keine E-Mails mehr mit Werbung erhalten, kannst du z.B. auf den Abmelde-Link am Ende einer solchen E-Mail klicken.
Alle zuvor genannten Rechte kannst du in einer E-Mail an info@ebnerstolz.de oder per Post an die im Impressum genannte Postanschrift geltend machen.
Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzbehörde deiner Wahl über die Verarbeitung deiner Daten zu beschweren. Beschwerden kannst du z.B. beim Landesbeauftragten für Datenschutz, Königstr. 10a, 70173 Stuttgart, einreichen.
Stand: August 2021