Informationen zum Datenschutz sind nicht mit Datenschutzrichtlinien für Beschäftigte zu verwechseln. Letztere enthalten Leitlinien für Beschäftigte im Umgang mit personenbezogenen Daten etwa von Kunden, interne Zuständigkeiten und Ablaufpläne, z. B. bei eingehenden Anträgen auf Auskunft oder Löschung von Daten oder im Falle von Datenverlust.
Informationen zum Datenschutz müssen vor allem Informationen zu folgenden Punkten enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Unternehmens;
- Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen;
- Speicherdauer;
- Empfänger von Daten sowie
- datenschutzrechtliche Rechte wie Auskunfts- und Löschungsrecht.
In der praktischen Umsetzung bietet sich folgendes Vorgehen an:
Viele Unternehmen haben auf ihrer Unternehmenswebsite ein Online-Bewerbungsportal eingerichtet oder veröffentlichen dort Stellenangebote. Bewerber sollten daher schon dort in einer eigenen Datenschutzerklärung für das Bewerbungsverfahren informiert werden.
Die Datenschutzerklärungen für Beschäftigte sollten dagegen nicht im Internet veröffentlicht werden. Neuen Beschäftigten sollten vielmehr die Informationen zum Datenschutz für das Beschäftigungsverhältnis mit dem Arbeitsvertrag per Post zugesandt werden. Auch Beschäftigten, die vor dem 25.5.2018 angestellt wurden, sind diese Datenschutzinformationen zur Verfügung zu stellen. Viele Unternehmen haben dazu die Datenschutzinformationen in ihrem Intranet veröffentlicht oder am „Schwarzen Brett“ aufgehängt.
Hinweis
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Beschäftigten und Bewerber/innen die Informationen zum Datenschutz zukommen lassen können. Es sollte auch dokumentiert werden, dass das Unternehmen den Beschäftigten die Möglichkeit gegeben hat, diese Informationen einzusehen. Eine Bestätigung des Beschäftigten, die Datenschutzinformationen erhalten zu haben, ist nicht erforderlich. Damit unterscheiden sich die Datenschutzinformationen von Einwilligungen, denn letzteren muss der Beschäftigte ausdrücklich zustimmen.
