Kontierungsvermerk auf elektronisch übermittelten Eingangsrechnungen

Elek­tro­ni­sche Do­ku­mente müssen nach den GoBD (Grundsätze zur ord­nungs­gemäßen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff, BMF-Schrei­ben vom 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450) im Ori­gi­nal­zu­stand je­der­zeit les­bar ge­macht wer­den können und prüfbar sein. Wer­den die Do­ku­mente be­ar­bei­tet oder verändert, z. B. durch das An­brin­gen von Bu­chungs­ver­mer­ken, muss dies pro­to­kol­liert und mit dem Do­ku­ment ge­spei­chert wer­den. Aus ei­ner ent­spre­chen­den Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion muss sich er­ge­ben, wie die elek­tro­ni­schen Be­lege er­fasst, emp­fan­gen, ver­ar­bei­tet, aus­ge­ge­ben und auf­be­wahrt wer­den.

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Mit Verfügung vom 20.1.2017 (Az. S 0316.1.1-5/3 St42, DStR 2017, S. 547) geht das Baye­ri­sche Lan­des­amt für Steu­ern (BayLfSt) auf die kon­krete An­wen­dung der für Ver­an­la­gungs­zeiträume ab 2014 zu be­ach­ten­den GoBD bei Kon­tie­rung von elek­tro­ni­sch über­mit­tel­ten Ein­gangs­rech­nun­gen ein. An­ders als beim Pa­pier­be­leg müssen dem­nach An­ga­ben zur Kon­tie­rung, zum Ord­nungs­kri­te­rium für die Ab­lage und zum Bu­chungs­da­tum nicht zwin­gend auf dem Be­leg an­ge­bracht wer­den. Es genügt zur Erfüllung der Be­leg­funk­tion, wenn der elek­tro­ni­sche Be­leg mit einem ent­spre­chen­den Da­ten­satz elek­tro­ni­sch ver­bun­den wird. Das BayLfSt weist dazu bei­spiel­haft auf die in den GoBD ge­nann­ten Möglich­kei­ten der Ver­wen­dung ei­nes ein­deu­ti­gen In­de­xes oder ei­nes Bar­codes hin.