Neues Mindset für Betriebsprüfungen - Illusion oder bald Wirklichkeit?

Im Rah­men der Wis­sens­platt­form des Han­dels­blatts „Ma­na­ging the New Nor­mal“ stell­ten sich in einem Web­talk am 15.09.2021 Dr. Eva Oer­tel, Lei­te­rin des Re­fe­rats für in­ter­na­tio­na­les Steu­er­recht im Baye­ri­schen Staats­mi­nis­te­rium der Fi­nan­zen und für Hei­mat, Mar­kus Braun, Di­rec­tor Tax der El­ring­Klin­ger AG, so­wie Dr. Sven Chris­tian Gläser, Rechts­an­walt, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Eb­ner Stolz, den Fra­gen von Ben­ja­min Hils von der Han­dels­blatt Me­dia Group GmbH.

© Dr. Sven Christian Gläser, Ebner Stolz und Markus Braun, Director Tax der ElringKlinger AG

Da­bei wurde deut­lich, dass Un­ter­neh­men un­ter der zu­neh­men­den Re­gu­la­to­rik lei­den, tech­no­lo­gi­sche Lösun­gen enorme Möglich­kei­ten bie­ten, aber die Fi­nanz­ver­wal­tung hier noch ei­nige Auf­ga­ben zu meis­tern hat, und der zu­neh­mende Be­darf an qua­li­fi­zier­ten Mit­ar­bei­tern - Stich­wort „War for ta­lents“ - alle drei Dis­ku­tan­ten aus In­dus­trie, Fi­nanz­ver­wal­tung und Be­ra­tung vor große Her­aus­for­de­run­gen stellt. Ei­nig­keit konnte darin er­zielt wer­den, dass Be­triebsprüfun­gen künf­tig mit einem neuen Mind­set an­ge­gan­gen wer­den soll­ten. Mehr Kom­mu­ni­ka­tion, mehr Of­fen­heit, mehr Ver­trauen - darin, so das Er­geb­nis der Dis­kus­sion, liegt der Schlüssel.

Doch wie soll diese Er­kennt­nis prak­ti­sch um­ge­setzt wer­den? Wir spra­chen dazu im Nach­gang mit Mar­kus Braun und Dr. Sven Chris­tian Gläser und zei­gen einen ers­ten Lösungs­an­satz aus Un­ter­neh­mens- bzw. Be­ra­ter­per­spek­tive auf.

Herr Braun, wie sehr werden aus Ihrer Erfahrung heraus die personellen Ressourcen durch Betriebsprüfungen gebunden?

Mar­kus Braun: Grundsätz­lich ist eine der Haupt­auf­ga­ben je­der Steu­er­ab­tei­lung, sich auf die steu­er­li­che Be­treu­ung der Ge­schäfts­pro­zesse und des Busi­ness­mo­dells zu kon­zen­trie­ren. Die zu­neh­mende Re­gu­la­to­rik von Mel­de­pflich­ten und stei­gen­den Com­pli­ance-An­for­de­run­gen stel­len in die­sem Zu­sam­men­hang eine große Her­aus­for­de­rung dar. Aus mei­ner langjähri­gen Er­fah­rung bei un­ter­schied­li­chen Kon­zer­nen stellt sich vor al­lem her­aus, dass Be­triebsprüfun­gen, die sich teil­weise über Jahre hin­zie­hen und bei de­nen der Prüfer peu à peu In­for­ma­tio­nen und Da­ten ab­fragt, enorm viel Ar­beits­kraft bin­den.

Er­schwe­rend kommt hinzu, dass sich auf Sei­ten der Be­triebsprüfung ein Ge­ne­ra­tio­nen­wech­sel voll­zieht. Es ist zu hof­fen, dass be­reits im Rah­men früherer Be­triebsprüfun­gen er­langte In­for­ma­tio­nen an die neuen Prüfer wei­ter­ge­ge­ben wer­den und diese nicht wie­der von Null an­fan­gen. An­dern­falls rechne ich mit ei­ner enor­men Mehr­be­las­tung für Kon­zern­steu­er­ab­tei­lun­gen.

Wie könnte aus Ihrer Sicht eine Verbesserung erzielt werden?

Mar­kus Braun: Be­triebsprüfun­gen soll­ten wie Pro­jekte auf­ge­zo­gen und um­ge­setzt wer­den können. So­wohl für die Un­ter­neh­men als auch für die Prüfer wäre es deut­lich ein­fa­cher, die Prüfung in The­men­fel­der ein­zu­tei­len, de­ren Be­ar­bei­tung mit kla­ren Zeit­schie­nen verknüpft sind, ver­bind­lich für beide Sei­ten. Da­durch könn­ten wir die Vor­be­rei­tung bes­ser steu­ern, der In­for­ma­ti­ons­aus­tausch wäre kla­rer und Er­geb­nisse lägen si­cher deut­lich schnel­ler auf dem Tisch.

Herr Gläser, Sie betreuen zahlreiche Unternehmen in Betriebsprüfungen. Könnte der Ablauf der Prüfungen durch mehr Kommunikation, Zeitschienen, Kooperation mit den Prüfern verbessert werden?

Dr. Sven Chris­tian Gläser: Lei­der set­zen sich die Be­triebsprüfer oft­mals nicht aus­rei­chend mit dem je­wei­li­gen Ge­schäfts­mo­dell des Un­ter­neh­mens aus­ein­an­der. Da­durch sind ab­wei­chende Be­wer­tun­gen steu­er­li­cher Sach­ver­halte vor­pro­gram­miert. Tat­sa­che ist aber: In mit­telständi­schen Un­ter­neh­men spie­len steu­er­li­che Mo­tive bei stra­te­gi­schen Un­ter­neh­mens­ent­schei­dun­gen und erst recht im All­tags­ge­schäft in der Re­gel nur eine deut­lich un­ter­ge­ord­nete Rolle. Den Un­ter­neh­men grundsätz­lich Steu­er­ver­mei­dungs­tak­ti­ken zu un­ter­stel­len, ist schlicht­weg ver­fehlt. Da ge­hen Prüfer oft­mals mit ei­ner aus­schließlich durch die steu­er­li­che Brille geprägten Ein­stel­lung in die Un­ter­neh­men. Hier könnte hel­fen, be­reits in der Aus­bil­dung der Be­triebsprüfer be­triebs­wirt­schaft­li­ches und un­ter­neh­me­ri­sches Den­ken zu schu­len.

Als pro­ble­ma­ti­sch sehe ich auch, dass es Be­triebsprüfern nicht sel­ten (nur) darum geht, ein Meh­rer­geb­nis zu er­zie­len. Sach­li­che Erwägun­gen ge­ra­ten da­bei allzu oft in den Hin­ter­grund. Das ist mei­nes Er­ach­tens der fal­sche Fo­kus. Ent­schei­dend ist doch die rich­tige, je­den­falls ver­tret­bare Be­steue­rung, wel­che durch ein Nul­ler­geb­nis kei­nes­wegs in Frage ge­stellt wird. Idea­ler­weise ha­ben die Be­tei­lig­ten be­reits im Vor­feld al­les rich­tig ge­macht. Hier sollte sich das Mind­set der Fi­nanz­ver­wal­tung ändern.

Wenn wir dann auch noch er­rei­chen, dass - wie von Herrn Braun be­reits an­ge­spro­chen - Be­triebsprüfer zeit­nah ent­schei­den, die Kom­mu­ni­ka­tion und Ko­ope­ra­tion zwi­schen Prüfer und Un­ter­neh­men bzw. Be­ra­ter ver­bes­sert wird, würde das ganz klar zu einem Plus in Sa­chen Ab­lauf, Ge­schwin­dig­keit und auch Er­geb­nis der Be­triebsprüfung führen. Nur lei­der ha­ben wir dazu keine ge­setz­li­chen Vor­ga­ben, etwa in der Ab­ga­ben­ord­nung oder ver­wal­tungs­in­terne An­wei­sun­gen der Fi­nanz­behörden. Wie rei­bungs­los eine Be­triebsprüfung abläuft, hängt da­mit letzt­lich vom kon­kre­ten Prüfer und der kon­kre­ten Zu­sam­men­ar­beit mit dem Un­ter­neh­men und uns Be­ra­tern ab. Wünschens­wert, wohl auch not­wen­dig, wären hier klare Re­ge­lun­gen, ent­we­der durch die oberen Fi­nanz­behörden oder durch den Ge­setz­ge­ber. Ehr­li­cher­weise wird man aber sa­gen müssen, dass Softs­kills nur be­dingt vor­ge­schrie­ben wer­den können.

Abgesehen vom Faktor Mensch, ließe sich denn nicht auch durch die Digitalisierung der Ablauf von Betriebsprüfungen verbessern?

Dr. Sven Chris­tian Gläser: Wir könn­ten da auf einen be­reits vor­han­de­nen Lösungs­an­satz bauen. Tax Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­teme (TCMS) wer­den der­zeit schon in vie­len Un­ter­neh­men ein­ge­setzt. Von Sei­ten des Ge­setz­ge­bers bzw. der Fi­nanz­ver­wal­tung be­schränkt sich de­ren Berück­sich­ti­gung aber auf die straf­recht­li­che Ent­las­tung im Falle von et­wai­gen steu­er­recht­li­chen Verstößen. Ein sol­ches TCMS, ggf. so­gar zer­ti­fi­ziert durch einen Steu­er­be­ra­ter oder Wirt­schaftsprüfer, wäre präde­sti­niert, auch bei der Be­triebsprüfung zu un­terstützen. Da­bei könnte geprüft wer­den, ob die zu­tref­fende Be­hand­lung steu­er­li­cher Sach­ver­halte sys­te­mi­sch si­cher­ge­stellt ist. Ist dies der Fall, würde sich in den meis­ten Fällen eine Prüfung ein­zel­ner Sach­ver­halte erübri­gen. Einen ähn­li­chen Weg geht man der­zeit auch auf in­ter­na­tio­na­ler Ebene. Das sog. ICAP-Pro­jekt (In­ter­na­tio­nal Com­pli­ance As­surance Pro­gram) auf OECD-Ebene sieht eine vor­ge­la­gerte Ri­si­ko­ein­schätzung im Rah­men ei­ner Vorprüfung vor. Nur wenn in die­sem Rah­men ein Ri­siko er­kannt wird, ist eine wei­tere Prüfung vor­ge­se­hen. In ähn­li­cher Weise würde auch die Idee ei­ner Sys­temprüfung auf Ba­sis ei­nes TCMS funk­tio­nie­ren.

Mar­kus Braun: Das käme doch bei­den Sei­ten zu­gute. Können auf­wen­dige und sich in De­tails ver­lie­rende Ein­zel­fallprüfun­gen durch eine Sys­temprüfung weit­ge­hend er­setzt wer­den, könnte die Ge­schwin­dig­keit der Prüfung deut­lich erhöht und auf bei­den Sei­ten der Ar­beits­auf­wand re­du­ziert wer­den. Zu­dem soll­ten auch die der Fi­nanz­ver­wal­tung aus zahl­rei­chen Mel­de­pflich­ten be­reits vor­lie­gen­den In­for­ma­tio­nen und Da­ten im Rah­men von Be­triebsprüfun­gen ge­nutzt wer­den, um schnel­ler zu Er­geb­nis­sen zu kom­men. Dazu bräuchte es dann aber auch um­fas­sende tech­no­lo­gi­sche und nicht an den Gren­zen des je­wei­li­gen Bun­des­lan­des halt ma­chende Lösun­gen.

Sie sehen aber durchaus die Möglichkeit, in absehbarer Zeit zu einer Verbesserung der Abläufe von Betriebsprüfungen zu kommen?

Mar­kus Braun: Die Dis­kus­sion hierzu ist längst an­ge­stoßen. Aus Sicht der Un­ter­neh­men muss sich hier drin­gend eine Ver­bes­se­rung er­ge­ben. Wie ge­sagt, Steu­er­ab­tei­lun­gen sind per­ma­nent mit Re­gu­la­to­rik und Com­pli­ance be­schäftigt. In Zei­ten ei­nes ge­ra­dezu dis­rup­ti­ven Wan­dels des Wirt­schafts­le­bens ist es aber wich­ti­ger denn je, dass sich die Steu­er­ex­per­ten im Un­ter­neh­men stärker, in­ten­siv und pro­ak­tiv mit steu­er­li­chen Be­lan­gen durch neue Ge­schäfts­fel­der und Verände­run­gen am Markt be­fas­sen können.

Dr. Sven Chris­tian Gläser: Es ist si­cher­lich Auf­gabe al­ler Be­tei­lig­ten ei­ner Be­triebsprüfung, für ein gu­tes und kon­struk­ti­ves Ar­beits­klima zu sor­gen. Al­lein auf den Fak­tor Men­sch und auf Softs­kills zu set­zen, dürfte frei­lich nicht in der Breite zu einem bal­di­gen Re­sul­tat führen. Aber mit den Möglich­kei­ten der Di­gi­ta­li­sie­rung und insb. der bes­se­ren Nut­zung ei­nes TCMS sollte ein Schwenk hin zu mehr Sys­temprüfun­gen und zu we­ni­ger Klein-klein möglich sein. Auch hat sich die Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer mit ei­ner Ein­gabe zur Ver­bes­se­rung der steu­er­li­chen Be­triebsprüfung an das BMF ge­wandt. Darum bin ich zu­ver­sicht­lich, dass wir bald er­geb­nis­ori­en­tier­tere und schnel­lere Be­triebsprüfun­gen er­le­ben wer­den.