Die Einsichtnahme in das Transparenzregister ist seit dem 27.12.2017 möglich, wozu ein Antrag zu stellen ist, was ausschließlich über die Internetseite des Transparenzregisters (www.transparenzregister.de) erfolgen kann. Das Recht zur Einsichtnahme ist gestaffelt. Die berechtigten Behörden (Strafverfolgungsbehörden, Bundeszentralamt für Steuern, Finanzämter, Hauptzollämter, die neue Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, etc.) verfügen über einen uneingeschränkten Zugang. Die nach dem Geldwäschegesetz Verpflichteten können zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflicht zur Prävention von Geldwäsche Einsicht nehmen. Eine solche Einsichtnahme erfolgt anlassbezogen, z. B. bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung oder bei Durchführung einer Transaktion. Alle anderen Personen können nur dann Einsicht nehmen, wenn sie ein „berechtigtes Interesse“ zur Einsichtnahme darlegen.
Die Transparenzregistereinsichtnahmeverordnung (TrEinV) vom 19.12.2017 dient u.a. der Präzisierung des „berechtigten Interesses“. Danach kann z. B. eine Nichtregierungsorganisation ihr berechtigtes Interesse durch eine Satzung, aus der sich ein Einsatz gegen Geldwäsche, damit zusammenhängender Vortaten wie Korruption und gegen Terrorismusfinanzierung ergibt, nachweisen. Journalisten benötigen einen Journalistenausweis und die Darstellung von entsprechenden (geplanten) Recherchen. Bei sonstigen Personen kann der Antrag auf Einsichtnahme bejaht werden, wenn das berechtigte Interesse durch bereits getätigte oder geplante Aktivitäten zur Verhinderung von Geldwäsche und damit zusammenhängenden Vortaten sowie von Terrorismusfinanzierung dargelegt wird. Laut dem insofern aktualisierten FAQ-Katalog des Bundesverwaltungsamtes ist ein allgemeines Rechercheinteresse nicht ausreichend.
Unter bestimmten Umständen kann die Einsichtnahme auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten vollständig oder teilweise beschränkt werden, wenn der Einsichtnahme überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich Berechtigten entgegenstehen. Dies ist der Fall, wenn die Einsichtnahme den wirtschaftlich Berechtigten der Gefahr schwerer Straftaten, z. B. einer räuberischen Erpressung oder eines räuberischen Menschenraubs, aussetzen würde oder es sich bei dem wirtschaftlich Berechtigten um einen Minderjährigen oder Geschäftsunfähigen handelt. Auch in diesen Fällen dürfen allerdings die berechtigten Behörden, bestimmte geldwäscherechtlich Verpflichtete und Notare das Transparenzregister einsehen. In der TrEinV sind die Einzelheiten eines Antrags auf Beschränkung der Einsichtnahme geregelt (siehe auch FAQ-Katalog).
Mit der ebenso am 19.12.2017 ausgefertigten Transparenzregistergebührenverordnung (TrGebV) werden die Gebühren sowohl für die Führung des Transparenzregisters (EUR 2,50 p.a., für 2017: halbe Gebühr) als auch für die Einsichtnahme in das Register (EUR 4,50 pro abgerufenem Dokument) festgelegt.
