Fakten, Fakten, Fakten! - Sachverhaltsermittlung in der Prozessführung mit Legal Tech
„Da mihi factum, dabo tibi ius!” - „Gib mir die Fakten, ich werde Dir das Recht geben!" Diese Regel des römischen Rechts zeigt die Bedeutung des Sachverhalts für den Ausgang eines jeden Rechtsstreits: Kann man den entscheidenden Sachverhalt nicht darlegen und beweisen, hilft das beste Recht (und der beste Rechtsanwalt) nichts. Das Gericht entscheidet stets auf Grundlage der ihm von den Parteien dargelegten Fakten. Die Bedeutung der Sachverhaltsermittlung im Bereich Prozessführung kann daher nicht hoch genug eingeschätzt werden. Gleichzeitig wird eben diese Ermittlung durch die zunehmende Nutzung verschiedener Kommunikationsmittel und dem damit verbundenen Anstieg an Kommunikationsdaten (auch) im Geschäftsverkehr sowie die arbeitsteilige Zusammenarbeit in Unternehmen nicht einfacher. Der Einsatz moderner „Legal Tech Tools" ermöglicht es, den relevanten Sachverhalt auch in Zeiten ständig steigender Datenmengen zuverlässig und effizient zu ermitteln.
Die Ausgangslage
Ein Mandant meldet sich bei seinem Rechtsanwalt, weil er Ansprüche gegen eine andere Partei durchsetzen will. Der Mandant schildert den aus seiner Sicht relevanten Sachverhalt („Gib mir die Fakten!“) und bittet den Rechtsanwalt auf dieser Grundlage um eine Einschätzung der Rechtslage und der Erfolgsaussichten. Der Rechtsanwalt bewertet den ihm mitgeteilten Sachverhalt und empfiehlt auf dieser Grundlage, Klage zu erheben („Ich werde Dir das Recht geben!“). Dabei weist er - aus anwaltlicher Vorsicht - mehrfach darauf hin, dass er nur den Sachverhalt beurteilen kann, den er präsentiert bekommen hat.
Das Problem
Einige Zeit später erreicht die Klageerwiderung der Gegenseite den klagenden Mandanten und seinen Rechtsanwalt. Der Rechtsanwalt weist den Mandanten darauf hin, dass ihm einige der Behauptungen der Gegenseite beim Entwurf der Klageschrift nicht bekannt waren. Treffen sie zu und wären sie ihm bekannt gewesen, hätte er nicht zur Klageerhebung (in diesem Umfang) geraten. Der Mandant ist unzufrieden. Er befürchtet, nicht nur seine Ansprüche nicht durchsetzen zu können, sondern auch noch die Kosten für das Gerichtsverfahren tragen zu müssen.
Die Lösung
Die Lösung dieses Problems ist natürlich, den Sachverhalt bestmöglich vor Klageerhebung aufzuarbeiten. Doch was so einfach klingt, ist in Wahrheit häufig aufwendig und kompliziert. Sowohl beim Mandanten als auch bei der Gegenseite waren häufig mehrere Mitarbeitende, ggf. über verschiedene Abteilungen hinweg, beteiligt. Sie alle haben über unterschiedliche Kommunikationswege kommuniziert, etwa per E-Mail, (Mobil-)Telefon oder Messenger. Diese Kommunikation ist nicht gesammelt an einem Ort gespeichert, sondern befindet sich beispielsweise in den verschiedenen E-Mail-Postfächern, Telefonnotizen oder Protokolldateien der Messengersoftware (sog. unstrukturierte Daten).
Der Mandant hat nun zwei Möglichkeiten: Entweder er übernimmt die Aufarbeitung des Sachverhalts selbst; das birgt das Risiko, dass möglicherweise relevante Informationen nicht einfließen, da diese dem konkreten Mitarbeiter nicht bekannt sind oder von ihm als unerheblich eingeschätzt werden. Oder der Mandant stellt dem Rechtsanwalt alle potenziell relevanten Informationen und Daten, etwa vollständige E-Mail-Postfächer aus dem Zeitraum, Messengerverläufe etc., zur Verfügung (soweit datenschutzrechtlich zulässig) und bittet ihn, die relevanten Fakten zu ermitteln.
Unser Ansatz
Wir setzen bei der Sachverhaltsermittlung und -aufarbeitung - neben der „klassischen" Auswertung von Dokumenten und Aufklärungsgesprächen mit Mitarbeitenden - insbesondere auf spezifische Softwarelösungen („Legal Tech Tools“), die das Durchsuchen, Ordnen und Analysieren von gespeicherter Kommunikation und anderen unstrukturierten Daten erheblich vereinfachen: Statt alle Dokumente, E-Mails und sonstigen Daten manuell zu sichten und zu ordnen, durchsuchen und analysieren wir die Daten insbesondere unter Einsatz einer sogenannten E-Discovery Software.
Mit dieser Software können große unstrukturierte Datenbestände z. B. indexiert, durch automatisches Herausfiltern von Dubletten erheblich reduziert und auf Basis vorgegebener Suchbegriffe und zahlreicher weiterer Filtermöglichkeiten zielgenau selektiert werden. So destillieren wir aus einem großen Datenbestand die relevante Essenz an Daten. Diese Datenessenz lässt sich anschließend in der Software strukturiert sichten, auswerten und für die weitere Verwendung bearbeiten (z. B. schwärzen). Dabei können bei Bedarf eine Vielzahl von Mitarbeitern parallel Daten sichten und auswerten. Der Fortschritt der Sichtung und die Ergebnisse der Analyse lassen sich jederzeit in Echtzeit verfolgen und auswerten. Die Ergebnisse können schließlich exportiert und, beispielsweise zu Berichtszwecken, übersichtlich aufbereitet werden. All‘ dies spart nicht nur viel Zeit und Geld, sondern stellt gleichzeitig sicher, dass die wirklich relevanten Daten zielsicher gefunden werden.
Auf Grundlage des sorgfältig ausermittelten Sachverhalts können wir unseren Mandanten sodann eine präzise Bewertung der Rechtslage und Einschätzung der Erfolgsaussichten geben. Gleichzeitig wissen wir frühzeitig, wer in einer späteren (gerichtlichen) Auseinandersetzung als Zeuge in Betracht kommt, welche E-Mails und Dokumente relevant werden könnten und welche Risiken möglicherweise drohen.
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