Gestiegene Bedeutung von Tax CMS im Mittelstand: Ist ein pragmatischer Ansatz möglich?

03.07.2023 | 4 Minuten Lesezeit

Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) zur Vermeidung steuerrelevanter Fehler sind daher schon lange das Mittel der Wahl - auch im Mittelstand. Nunmehr räumt die Finanzverwaltung den Steuerpflichtigen mögliche Erleichterungen im Rahmen von Betriebsprüfungen ein, wenn sie ein solches Steuerkontrollsystem implementiert haben. Dies steigert die Relevanz von Tax CMS nochmals deutlich. Unternehmen kommen nicht mehr umhin, diese in den Blick zu nehmen. Dennoch hadern viele Mittelständler in Erwartung langer und kostenintensiver Projekte mit der Implementierung. Genau hier setzt Ebner Stolz mit einem toolgestützten prozess- und risikoorientierten Ansatz an. Dieses Vorgehen macht eine modulare und pragmatische Implementierung mit Augenmaß sehr wohl möglich.

Tax CMS - Begriff und Bedeutung

Tax Compliance - als Begriffsübersetzung - beschreibt die Einhaltung der Steuergesetze sowie ihrer flankierenden Richtlinien und Verordnungen. Das Tax CMS stellt sodann das zugehörige Sicherungs- und Kontrollsystem eines Unternehmens dar. Es handelt sich also um die der Tax Compliance zugrunde liegende Organisationsstruktur, die zur Einhaltung der zu beachtenden Steuergesetze und diesbezüglicher unternehmensinterner Vorgaben beiträgt, die weitgehende Vermeidung von steuerlichen Risiken sicherstellt und bei der Optimierung der Prozesse unterstützt.

Ein Tax CMS hilft dabei, steuerliche Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren, zugehörige steuerliche Risiken zu identifizieren, zu bewerten und im Ergebnis zu minimieren. Daneben wird das Unternehmen abteilungsübergreifend steuerlich sensibilisiert, der Informationsaustausch gefördert und damit die Basis für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten gelegt. Durch all dies können unzutreffende Steueranmeldungen und -erklärungen und damit potenzielle Strafen und Sanktionen vermieden werden.

Tax CMS in der Betriebsprüfung - Geplante Prüfungserleichterungen

Mit Beginn des Jahres 2023 hat der deutsche Gesetzgeber im Zuge des Gesetzes zur Umsetzung der DAC 7-Richtlinie und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts erstmals Möglichkeiten für Erleichterungen in der Betriebsprüfung bei bestehenden Tax CMS geschaffen.

Die zunächst temporär begrenzte Neuregelung zur Erprobung alternativer Prüfungsmethoden ermöglicht es den Finanzbehörden, Beschränkungen von Art und Umfang des Prüfungsumfangs für die nächste Betriebsprüfung verbindlich zuzusagen. Voraussetzung für die Erlangung dieser Prüfungserleichterungen ist eine vorangegangene Überprüfung der Wirksamkeit des vom Steuerpflichtigen eingesetzten Steuerkontrollsystems (Tax CMS) durch die Finanzverwaltung. Derzeit versteht man unter der Wirksamkeitsprüfung eines Tax CMS das Testat eines Wirtschaftsprüfers nach IDW PS 980, mit dem bescheinigt wird, dass das System geeignet ist, mit hinreichender Sicherheit Regelverstöße zu erkennen und zu verhindern. Entsprechende Testate von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften werden im Zuge der Betriebsprüfung jedoch voraussichtlich nicht maßgebend für etwaige Erleichterungen sein, allenfalls eine Indizwirkung für die Finanzverwaltung darstellen.

Die konkrete Ausgestaltung und Kriterien der Wirksamkeitsprüfung im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung sind bislang insgesamt offen. Es wird wohl entscheidend auf eine künftige Kooperation zwischen Finanzverwaltung und Steuerpflichtigen ankommen. Schließlich hat die Betriebsprüfung dringenden Nachholbedarf, was das eigene Verständnis für die Umsetzung von Tax CMS in der Praxis angeht. Umgekehrt werden derzeit nur wenige Mittelständler in der eigenen Tax Compliance so weit sein, ein umfassendes und prüfbares Tax CMS vorlegen zu können. So werden wohl künftig beide Seiten voneinander lernen und profitieren können.

Tax CMS in der Praxis - immer gleich ein Großprojekt oder sind auch „Quick Wins" möglich?

Aber warum hadern viele Mittelständler noch mit der Implementierung von Tax CMS? Die Vorteile hinsichtlich Risikovermeidung, Enthaftung, Prozessverbesserung wie auch fortschreitender Digitalisierung sind unbestritten.

Tax CMS-Implementierungen waren in der Vergangenheit oftmals steinige, kosten- und ressourcenintensive Großprojekte, deren Ergebnisse sich teilweise in seitenlangen Excel-Risiko-Kontrollmatrizen und dicken Handbüchern spiegelten und ein pragmatisches Handling kaum ermöglichten. Oder es waren oberflächliche Projekte, die jedoch nur sehr rudimentär die individuellen Prozesse reflektierten und daher kaum zu einer höheren Sicherheit führten. Aber auch die Umsetzung von Tax CMS in der Praxis hat sich zuletzt bedeutsam fortentwickelt.

Im Rahmen des prozessorientierten Tax CMS-Beratungsansatzes von Ebner Stolz liegt der Fokus der praktischen Umsetzung auf den Zentralprozessen der Unternehmen, in denen naturgemäß - gemessen an quantitativen wie auch qualitativen Kriterien - die „Top Risks" liegen. Werden in den Zentralprozessen gezielt Tax Compliance-Maßnahmen und -Kontrollen umgesetzt, können im Sinne des Pareto-Prinzips bereits innerhalb kurzer Zeit ressourcenschonend sog. „Quick Wins" erzielt werden. Hierbei empfehlen wir schlanke One-Pager zu relevanten Steuerprozessen und Kontrollen mit Augenmaß. Bereits jeder Anfang und jedes Tun im Rahmen der Tax Compliance reduziert nicht nur die Steuerrisiken und verbessert die Prozesse, sondern wird auch - so unsere Erfahrung in aktuellen Betriebsprüfungen - durch die Finanzverwaltung honoriert.

Natürlich gilt weiterhin, dass letztlich jedes Tax CMS individuell auszurichten ist und mithin so unterschiedlich ist wie die zugehörigen Unternehmen selbst. Aber: zahlreiche Tax CMS-Projekte und auch die „Klassiker-Themen" der steuerlichen Außenprüfung haben in der Praxis gezeigt, dass in der Regel auf einem gemeinsamen „Gerüst" aufgesetzt werden kann. So hat Ebner Stolz für zahlreiche Prozesse „best practices" entwickelt, die der Ausgangspunkt für die individuelle steuerliche Risikoanalyse und Implementierung sein können.

Das ES TCMT - die maßgeschneiderte Tax Compliance-Lösung für mittelständische Unternehmen

Auf Basis umfangreicher Erfahrungen aus Tax CMS-Projekten hat Ebner Stolz ein spezialisiertes Tool - das ES TCMT - entwickelt, das im Zuge der Implementierung von Tax CMS die digitale Dokumentation der steuerrelevanten Prozesse, zugehöriger Maßnahmen und Kontrollen, Risiken und Verantwortlichkeiten ermöglicht. Das Programm reflektiert unseren praxiserprobten Projektansatz, dass eine wirksame und effiziente Tax Compliance auf Prozess-Ebene beginnt. Neben dem Herzstück des Tools - der Risiko-Heatmap (Abbildungen 1 und 2) - bietet das Tool zahlreiche Dashboards (Beispiel in Abbildung 3), Auswertungen und Analysemöglichkeiten (Beispiel in Abbildung 4). Der Fokus liegt dabei auf der Transparenz der ermittelten Risiken und der übersichtlichen Darstellung der risikomitigierenden Maßnahmen und Kontrollen. So lässt sich schnell und mit überschaubarem Aufwand mit der Implementierung eines Tax CMS beginnen. Natürlich können auch bereits bestehende Dokumente einfach in das Tool integriert werden.