Ebner Stolz / F.A.Z. Business Media: Studie zur Digitalisierung der Steuerfunktion in mittelständischen Unternehmen
Der technologische Fortschritt und die Digitalisierung bewegen und verändern das tägliche Leben rasant. Dieser rapide Wandel ist auch im Mittelstand stark spürbar. Produzierende Unternehmen setzen Roboter ein, die komplexe Maschinen innerhalb kürzester Zeit mit höchster Präzision zusammensetzen. Logistikunternehmen nutzen selbst fahrende Hubwagen, die mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen eigenständig Warenbewegungen in hochfrequentierten Lagern durchführen. Kurzum, die Digitalisierung mit all ihren neuen Möglichkeiten ist auch in den mittelständischen Unternehmen angekommen und wird – zumindest im operativen Bereich – vielfach genutzt. Doch wo steht eigentlich die Steuerfunktion mittelständischer Unternehmen?
Dieser Frage ging Ebner Stolz gemeinsam mit F.A.Z. Business Media in unserer aktuellen Studie auf den Grund. Befragt wurden insgesamt 125 Personen, die sich in ihrem Unternehmen mit steuerlichen Belangen befassen oder die Steuerfunktion verantworten. Hier können Sie die Studienergebnisse digital abrufen.
Begleitet wird die empirische Studie von vier spannenden Interviews zu praxisrelevanten Themen: Dr. Gerd Gutekunst, Leiter Konzernsteuerabteilung der EnBW, erläutert im Gespräch, wie die Steuerfunktion der Zukunft aussehen könnte und welche Möglichkeiten bereits jetzt bestehen. Mit Stefan Land, Finanzvorstand der All for One Group SE, wurde die SAP S/4 HANA Transformation und deren Mehrwerte und Chancen für die Steuerabteilung diskutiert. Gregor Danielmeyer, Oberfinanzdirektion NRW, gibt im Gespräch - in nichtdienstlicher Eigenschaft - einen Ausblick auf digitale Betriebsprüfungen und was Unternehmen bereits jetzt berücksichtigen sollten. Sascha Mayer, kaufmännischer Leiter, und Markus Wübbels, Manager Steuern, beide von HUESKER, sprechen über die Herausforderungen von großen Datenmengen in der Umsatzsteuer und den Einsatz von Robotic Process Automation.
Noch spielt die Digitalisierung der Steuerfunktion eine untergeordnete Rolle
Nicht nur die Finanzverwaltung, sondern auch die mittelständischen Unternehmen haben Optimierungspotenzial erkannt, stellen aber fest, dass die Digitalisierung der Steuerfunktion eher noch eine untergeordnete Rolle spielt und nicht im Fokus der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie ist. Knapp 70 % der Befragten mit Bezug zur Steuerabteilung halten die Einbindung der Steuerfunktion in die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens allerdings für wichtig bis sehr wichtig. Das heißt im Umkehrschluss: die Hausaufgaben sind noch nicht gemacht. Ein unternehmensweites Digitalisierungskonzept lässt bisher vielfach die Steuerfunktion außen vor. „Häufig wird das Thema Digitalisierung der Steuerfunktion hintenangestellt, weil der Handlungsdruck gegenwärtig vermeintlich noch nicht so groß ist," erläutert Markus Heinlein, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz. „Dabei wird aber häufig verkannt, dass diese kurzfristige Sicht perspektivisch nachteilig sein wird. Dies liegt insb. an knappen Personalressourcen, einer hohen Kostenintensität sowie weniger Prozesseffizienz und -sicherheit.“
Das Digitalisierungsverständnis ist durchaus unterschiedlich
Die Digitalisierung der Steuerfunktion ist bei den Befragten ein dehnbarer Begriff, der je nach Unternehmensgröße durchaus variiert. So überrascht es nicht, dass vor allem kleinere mittelständische Unternehmen die Digitalisierung ihrer Steuerfunktion bereits als abgeschlossen bzw. weit fortgeschritten erachten. „Dies liegt aber möglicherweise daran, dass hier Steuerberater in erheblichem Maß unterstützen und es aus ihrer Sicht somit häufig genügt, Belege und Unterlagen elektronisch weiterzuleiten" interpretiert Daniel Spieker, Head of Tax Technology bei Ebner Stolz, das Umfrageergebnis. „Bei größeren Unternehmen ist der Begriff der Digitalisierung der Steuerfunktion hingegen weiter gefasst. Er umfasst eigene Tools, automatisierte und optimierte Prozesse bis hin zur Abbildung steuerlicher Anforderungen direkt im ERP-System.“
Druck zu Digitalisierung in der Steuerfunktion wächst rapide
Dennoch: Der Digitalisierungsdruck wächst für die Steuerfunktion rapide. „Die Finanzverwaltung fordert von den Unternehmen immer mehr steuerrelevante Daten in digitaler Form," so Heinlein. Deshalb sehen auch 67 % der Befragten die steigenden Datenmengen als den größten Treiber zur Digitalisierung. „Zwar werden in vielen Fällen derzeit noch Bestandsdaten gefordert, aber der Trend wird absehbar auch Richtung Bewegungsdaten gehen, wie wir es im Ausland schon häufig sehen," erklärt Spieker.
Darüber hinaus werden Mittelständler immer stärker auch von Seiten des Gesetzgebers oder aufgrund von EU-Vorgaben damit konfrontiert, elektronische Meldungen an die Finanzverwaltung abzugeben, wie beispielsweise im Zusammenhang mit DAC 6 (der sog. Mitteilungspflicht grenzüberschreitender Steuergestaltungen), dem Country by Country Reporting, bei der Umsetzung der Grundsteuerreform und perspektivisch mit der Einführung der E-Rechnung oder der globalen Mindeststeuer. Den Druck des Gesetzgebers und der Finanzverwaltung geben dementsprechend 57 % der Befragten als maßgeblichen Treiber der Digitalisierung an. „Hier ist es ausschlaggebend, solche Änderungen frühzeitig zu antizipieren, um nicht bei den teilweise zu ambitionierten Zeitplänen des Gesetzgebers zur Umsetzung überstürzt handeln zu müssen“, so Spieker.
Darüber hinaus steigen laufend die steuerlichen Compliance-Anforderungen, deren Befolgung allein schon aus Gründen der Exkulpationsmöglichkeit vom Verdacht der Steuerhinterziehung bei Vorliegen eines Tax CMS anzuraten ist. Zudem bietet das Tax CMS auch umfangreiche Möglichkeiten, die Prozesse grundsätzlich einmal zu hinterfragen und zu verbessern. Darauf richten sich die Unternehmen vermehrt ein: bei 22 % der befragten Mittelständler ist ein Tax CMS bereits im Einsatz und weitere 33 % planen die Einführung eines solchen Systems in naher Zukunft. „Eine kluge Entscheidung, denn die bayerische Finanzverwaltung wagt gegenwärtig in einem Pilotprojekt einen Vorstoß zur erleichterten digitalen Betriebsprüfung, wenn ein Tax CMS im Unternehmen verankert ist," bewertet Markus Heinlein dieses Ergebnis. Dr. Gerd Gutekunst, Leiter Konzernsteuerabteilung der EnBW, weist im Gespräch darauf hin, dass der Einsatz eines Tax CMS vom Digitalisierungsgrad eines Unternehmens abhängig ist. Je höher der Digitalisierungsgrad, desto besser sind die Kontrollsysteme. Davon können Mittelständler dann auch in Betriebsprüfungen profitieren.
Ein Tax CMS erleichtert vieles und bietet neue Möglichkeiten
Die Einbeziehung der Steuerfunktion in die Gesamtdigitalisierungsstrategie eröffnet damit die Möglichkeit zu automatisierten Prüfungen, Verbesserung der Compliance und minimiert damit auch Haftungsrisiken. Gregor Danielmeyer von der Oberfinanzdirektion NRW erläutert, dass zwar die Einführung eines Tax CMS nicht unerhebliche Kosten verursacht, Unternehmen dadurch aber oftmals hohe Steuernachzahlungen vermeiden und Planungssicherheit für Altjahre erhalten.
Steuer-Tools werden häufig für Massefälle eingesetzt
Der Ressourcenknappheit kann dadurch entgangen werden, dass für Massefälle, etwa bei der Umsatz- oder Lohnsteuer oder im Bereich von grenzüberschreitenden Tätigkeiten, effiziente Steuer-Tools genutzt werden. Gerade bei der Umsatzsteuer und der Lohnsteuer wird - erwartungsgemäß - der Digitalisierungsdruck am stärksten wahrgenommen. Automation birgt hier großes Kosteneinsparpotenzial und die Steuerfunktion kann sich dann auf die Lösung komplexer Einzelfälle konzentrieren.
Die SAP S/4 HANA Einführung als Chance für die Steuerfunktion
Die Umstellung auf SAP S/4 HANA bietet der Steuerfunktion umfangreiche neue Möglichkeiten und sie sollte im Projekt unbedingt berücksichtigt werden. „Eine rein technische Umstellung des Systems wäre verschenktes Potenzial," berichtet Stefan Land, Finanzvorstand der All for One Group, aus eigener Erfahrung. Die mit der Umstellung einhergehenden umfangreichen Änderungen der bestehenden Prozesse ermöglichen der Steuerfunktion häufig erstmalig selbst mit zu definieren, wie steuerrelevante Daten im ERP-System entstehen und wie die Datenflüsse bis in die Steuerfunktion erfolgen. Diese Relevanz wird umso deutlicher, wenn man bedenkt, dass die Steuerfunktion selbst im wesentlichen Datenempfänger aus den anderen Abteilungen ist.
Der Steuerberater als Digitalisierungs- und Prozessberater gefragt
50 % der Befragten sind der Auffassung, dass Digitalisierungsbudget in ihrem Unternehmen ausreichend bzw. eher vorhanden ist, wobei in großen mittelständischen Unternehmen die Digitalisierungsbudgets eher knapp sind. Dabei bedienen sich die Befragten in erster Linie ihres Steuerberaters zur Umsetzung großer Digitalisierungsprojekte im Steuerbereich. Entsprechend ist in den letzten Jahren die Nachfrage nach steuerlichen Lösungen und steuerlicher Prozessautomatisierung stark gestiegen. Dieser Trend wurde durch die Pandemie nochmals wesentlich beschleunigt. Das Thema Digitalisierung ist fester Bestandteil bei steuerlichen Ausschreibungsprozessen geworden. Die Berater sehen sich mit individuellen Anfragen zu konkreten Lösungen oder Prozessfragen konfrontiert. Die Mandanten haben diese Themen im Fokus, wenn sie sich einen neuen Steuerberater suchen und erwarten von diesem Digitalisierungskompetenz.
Unterstützung durch das Ebner Stolz Tax Technology Team
Angesichts der hohen Nachfrage hat Ebner Stolz eine national tätige Tax Technology Einheit mit über 25 Kolleginnen und Kollegen, bestehend aus Steuerberatern, Wirtschaftswissenschaftlern, Wirtschaftsinformatikern und Informatikern, aufgebaut. Dieses Team besitzt umfangreiche Erfahrung im Bereich Tax Technology und betreut Mandanten zu Themen der allgemeinen steuerlichen Prozessautomatisierung und -optimierung, der Entwicklung, Einführung und Nutzung von Steuer-Tools bis hin zu Themen der steuerlichen Datenanalyse.
Hinweis: Hier geht es zur digitalen Version der Studie.
Hinweis: Hier können Sie die Studie downloaden.
Bearbeitungsstand: 13.07.2022
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