E-Rechnungen: Aufbewahrungserleichterungen für Kleinunternehmer

Obwohl umsatzsteuerliche Kleinunternehmer von der verpflichtenden Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit sind, müssen sie seit 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Dabei gilt auch für E-Rechnungen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Hinsichtlich der Archivierung empfangener E-Rechnungen gibt die Finanzverwaltung vor, dass der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufzubewahren ist, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Zudem muss eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument wie dem Bildteil einer hybriden Rechnung Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl. I 2024, S. 1320 Rn. 60 und BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Az. IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269, Rn. 131 und 133).

Damit stellt die Finanzverwaltung klar, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch für E-Rechnungen gelten.

Für Kleinunternehmer hat die Finanzverwaltung jedoch insofern eine Vereinfachungsregelung zur Archivierung von E-Rechnungen getroffen, als dass alleine deren Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems bei Kleinunternehmern regelmäßig kein Verstoß gegen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nach § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit darstellt.

Hinweis: Diese Regelung geht aus einem FAQ der Finanzverwaltung zu Fragen zur Einführung der E-Rechnung hervor.