eRechnung: Zwei Drittel der Unternehmen noch nicht vorbereitet!
Bereits im Koalitionsvertrag formulierte die Ampelkoalition das Ziel, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde nun eine grundsätzlich ab 2025 verpflichtende eRechnung für im Inland steuerbare B2B-Umsätze eingeführt. Aber: Wie sieht es im Mittelstand aus? Sind die betreffenden Unternehmen bereits fit für die eRechnung? Dazu haben wir ca. 200 unserer Mandanten befragt.
Go live für die eRechnung ist grundsätzlich der 01.01.2025. Da aber seitens der Wirtschaft die zunächst vorgesehene kurze Umstellungsfrist kritisiert wurde, hat der Gesetzgeber nachgebessert und spezielle zeitliche Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027 eingeführt.
Dennoch: manche Unternehmen wollen die neuen Möglichkeiten nutzen und die Prozesse schnell umstellen: 35 % der befragten Unternehmen planen so früh wie möglich - und damit bis 01.01.2025 - eine Umstellung auf die eRechnung. Die übrigen knapp zwei Drittel wollen sich mehr Zeit lassen: 13 % wollen zuwarten bis zum 01.01.2027. Das Gros der Befragten, konkret 43 %, planen eine Umstellung im Verlauf der Übergangsfrist und knapp 9 % haben bisher noch keine Umstellungspläne getroffen.
Betrachtet man den Status quo in den befragten Unternehmen, ist nachvollziehbar, dass beabsichtigt wird, die Übergangsfristen überwiegend auszuschöpfen: derzeit können lediglich knapp 26 % der Unternehmen eRechnungen empfangen und verarbeiten. Etwas mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen sieht sich dazu aktuell noch nicht in der Lage und die übrigen 24 % der Befragten wissen nicht, ob die unternehmensinternen Systeme in der Lage sind, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Dementsprechend herrschen derzeit in den Unternehmen noch die klassische Rechnung auf Papier und im Pdf-Format vor. Dies bestätigen 112 Befragte, in deren Unternehmen Papierrechnungen verwendet werden. 128 der befragten Unternehmen nutzen auch Pdf-Rechnungen.
Nach dem Willen des Gesetzgebers müssen die Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht werden. Damit scheiden sowohl die klassische Papierrechnung als auch die pdf-Rechnung künftig aus.
19 der befragten Unternehmen nutzen bereits eRechnungen in einem strukturierten elektronischen Format in Deutschland, 16 Unternehmen in anderen Ländern. 50 Befragte haben noch kein strukturiertes elektronisches Format im Einsatz.
Die Finanzverwaltung hat zwischenzeitlich klargestellt, dass insb. Rechnungen nach dem XStandard (sog. XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich den vom Gesetzgeber vorgesehenen Anforderungen an eine eRechnung genügen. Diese Rechnungsformate sind derzeit bei den befragten Unternehmen nur ganz vereinzelt im Einsatz: 26 Unternehmer die XRechnung und nur 9 Unternehmer das ZuGFeRD-Format. Immerhin 38 Unternehmer verwenden EDI zur Rechnungsstellung.
Es zeigt sich somit, dass in der überwiegenden Anzahl der Unternehmen dringender Handlungsbedarf besteht, sich auf die eRechnung vorzubereiten. Hierzu hat zunächst eine sorgfältige Analyse der bisherigen Abrechnungs- und Rechnungseingangsprozesse zu erfolgen, um abschätzen zu können, in welchem Umfang technische und personelle Ressourcen erforderlich sind, um die derzeitigen Prozesse an die vom Gesetzgeber angestrebten volldigitalisierten Systeme anzupassen. Der von RSM Ebner Stolz entwickelte eRechnung Readiness Check gewährt einen schnellen Überblick über im Unternehmen schon vorhandene und noch umzusetzende Maßnahmen. Auf Basis des unternehmensinternen Ist-Zustandes erfolgt eine schnelle Ersteinschätzung des individuellen Handlungsbedarfs.
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