Digitalisierung im Mittelstand: Integrierte Geschäftsprozesse organisationsweit
Die Digitalisierung ist für den Mittelstand heutzutage nicht mehr optional, sondern ein entscheidender Faktor für den zukünftigen Unternehmenserfolg. Ein vielversprechender Ansatz ist der Einsatz von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Aber: welche Vorteile bietet diese Lösung auf organisatorischer Ebene und welche Probleme können damit adressiert werden?
Integrierte Geschäftsprozesse
Eine Situation, die wir häufig bei unseren Mandanten antreffen, ist die Nutzung verschiedener Applikationen für unterschiedliche Geschäftsprozesse. Diese fragmentierte Systemlandschaft führt dazu, dass Prozesse häufig manuell durchgeführt werden müssen und detaillierte Informationen in verschiedenen Subsystemen gespeichert sind. Dies resultiert in ineffizienten Prozessen und erschwert die Analyse erheblich, da Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen. Dabei sollte das Ziel sein, dass ein Geschäftsprozess lösungsübergreifend ausgeführt werden kann.
Die Business Central-Lösung von Microsoft Dynamics integriert verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung und Produktion auf einer einzigen Plattform. Dieser integrierte Ansatz ermöglicht es, dass Daten nur einmal erfasst werden und dann nahtlos durch den gesamten Prozess in einem System fließen können. Dadurch wird die Datenkonsistenz verbessert, der Bedarf an mehrfacher Dateneingabe reduziert und es wird ermöglicht, verschiedene Datenpunkte miteinander zu verknüpfen.
Ein konkretes Beispiel sind die Prozesse und Analysen in dem Bereich „Beschaffung bis Bezahlung“. Hier ist der gesamte Bestellablauf - von der Bestellungserfassung bis zur Bezahlung - in Echtzeit integriert. Dies ermöglicht eine stets aktuelle Ansicht auf die Transaktionen und Kreditoren.
Häufiger besteht ein Systembruch auch zwischen dem System, das die Hauptbuchhaltung enthält, und den Nebenbüchern. Des Weiteren werden häufig verschiedene Lösungen verwendet, um die unterschiedlichen Prozesse in der Finanzbuchhaltung abzubilden (z. B. Budgetierungen, Anlagen, etc.), was die Finanzberichterstattung sehr ineffizient und kompliziert macht.
Auch hier bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central dank des integrierten Ansatzes eine effizienzsteigernde Lösung an, indem Transaktionen, die in verschiedenen Teams (z. B. Rechnungsbearbeitung) aufgezeichnet werden, direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht werden.
Intelligente ERP-Plattform
Die ERP-Lösung ist ein sehr wichtiger Baustein, aber noch wichtiger ist die ganzheitliche Ansicht des gesamten Business-Applikationsportfolios. Microsoft hat hierbei einen anderen Ansatz gewählt als viele andere Lösungsanbieter und sich nicht nur auf die ERP-Funktionen konzentriert, sondern auch auf die nahtlose Integration der Lösung in die gesamte Microsoft-Plattform. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Microsoft Dynamics 365 Business Central in Microsoft Office-Produkte, Teams, Copilot und die Power-Plattform integriert ist.
Dank der Integration mit Office und Teams lassen sich Datensätze einfach nach Excel exportieren, dort bearbeiten oder direkt per Teams-Nachricht mit anderen teilen.
Copilot ist eine andere leistungsstarke Integration, die Microsoft Business Central zu einer intelligenten ERP-Lösung macht. Funktionen werden gezielt mit einem Copiloten erweitert, um Künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen, um mehr Effizienz zu schaffen und Prozesse zu optimieren:
Auftragszeilen können vorgeschlagen werden per Copilot Anfrage:
Automatisierung ist Teil der Lösung
Das Thema Automatisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung, insbesondere um mit dem bestehenden Team sowohl Wachstum als auch die zusätzlichen Anforderungen durch neue regulatorische Vorgaben zu bewältigen. In diesem Zusammenhang bietet Microsoft Dynamics Business Central eine Vielzahl von Optionen. Einerseits können Kernprozesse bereits durch integrierte Workflows optimiert werden, andererseits ermöglicht die nahtlose Integration mit Power Automate eine flexible Umgebung, um benutzerdefinierte Automatisierungen und Workflows zu erstellen.
Hierfür existieren bereits zahlreiche Workflow-Vorlagen, die einfach aktiviert und bei Bedarf direkt in der Applikation angepasst werden können. Dies ermöglicht eine schnelle und dynamische Anpassung an sich ändernde Prozesse.
Falls die vorhandenen Workflows nicht ausreichen, um einen Prozess abzudecken, ermöglicht die nahtlose Integration mit Power Automate die Erstellung individueller benutzerdefinierter Workflows. Ob Automatisierungen, Genehmigungen, periodisch ausgeführte Aktivitäten oder On-Demand-Workflows – über das Low-Code/No-Code-Interface können Power-User diese Workflows einfach selbst entwickeln.
Dieser Artikel hat nur einige ausgewählte Funktionen beleuchtet, die Microsoft Dynamics 365 Business Central zur optimalen Lösung für mittelständische Unternehmen macht, die den Schritt in die Digitalisierung und Cloud antreten. Das breite Spektrum an Funktionen und die nahtlose Integration in andere Microsoft-Produkte erleichtern die Benutzeradaption und ermöglichen es, bereits vom ersten Tag an die Vorteile der neuen Lösung zu nutzen.
In Kürze folgen Beiträge zu den Bereichen Finanzbuchhaltung und Supply Chain Management, um zu zeigen, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central auch hier einen integrierten Ansatz bietet, der zahlreiche unternehmerische Vorteile mit sich bringt.
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