Digitalisierung im Mittelstand: Von Excel zur intelligenten ERP-Lösung
Bereits seit langer Zeit setzt sich der Mittelstand mit dem Thema Digitalisierung auseinander, dabei tut er sich genauso lange schwer, den Schritt in die digitale Welt vollumfänglich zu wagen. Auch Machine Learning und Künstliche Intelligenz (KI) sind für den Mittelstand keine neuen Begriffe. Mit der neuesten Welle von generativen KI-Tools gewinnt das Thema mittlerweile auch im Backoffice zunehmend an Bedeutung. Oft wird hier neben einem System noch mit Papier und Excel gearbeitet, doch eine Vielzahl von Applikationen lockt die Nutzer mit dem Versprechen von KI-Funktionen.
Warum Digitalisierung auch für mittelständische Unternehmen ein Muss ist, um künftig zu bestehen, welche Vorteile eine moderne intelligente ERP-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt und wie Organisationen diesen Wandel erfolgreich angehen können, beleuchten wir im Rahmen dieser Artikelserie.
Status Quo – Der Einsatz von Excel im Mittelstand
Scherzhaft wird behauptet, dass „Excel das meistgebrauchte ERP-System der Welt ist“. Und tatsächlich: für viele Unternehmen ist Excel auch heute noch eines der wichtigsten Werkzeuge, um die relevanten Informationen von der langfristigen Planung bis hin zu täglichen Berichten abzubilden. Die Benutzerfreundlichkeit, weite Verbreitung und niedrigen Kosten machen Excel nach wie vor zu einer sehr attraktiven Applikation. Dies führt oft dazu, dass die etablierten Prozesse „einfach so" an neue Mitarbeiter weitergegeben werden, weil es schon immer so gemacht wurde.
Doch mit dem Wachstum eines Unternehmens zeigen sich auch die Grenzen dieser Lösung. Große Excel-Dateien sind anfällig für Fehler, lassen sich nur schwer skalieren und ermöglichen lediglich eine begrenzte Automatisierung. Umdenken ist also angesagt, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Warum Digitalisierung und Cloud im Mittelstand notwendig ist
Die Themen, mit denen sich mittelständische Unternehmen auf einer täglichen Basis auseinandersetzen müssen, sind vielfältig:
- Der Wettbewerb findet heutzutage auf einer globalen Ebene statt, wobei Konkurrenten eine digitale länderübergreifende Strategie verfolgen, um in den deutschen Markt einzutreten.
- Sowohl im B2B- also auch B2C-Bereich erwarten Kunden heute eine effiziente, personalisierte und nahtlose Betreuung, welche nur mit modernen Lösungen angeboten und skaliert werden kann.
- Mit immer weiterreichenden Gesetzen und Vorschriften, wie z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), kann Digitalisierung mit einer genauen und effizienten Datenverwaltung helfen, um den Überblick zu behalten und die Compliance sicherzustellen.
- Die Kombination vom zunehmenden Mangel and qualifizierten Arbeitskräften und der Nachfrage nach Remote-Arbeit und flexibleren Arbeitszeiten erfordert effizientere und automatisierte Prozesse. Die Einführungen von digitalen Tools helfen beidem - der Produktivität von Mitarbeitenden und der Zusammenarbeit trotz räumlicher Trennung.
Angesichts dieser Herausforderungen ist die Digitalisierung und damit auch der Schritt in die Cloud für den Mittelstand eine unabdingbare Voraussetzung, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und den ständig wachsenden Marktanforderungen gerecht zu werden.
Zusätzlich zu den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern darf das moderne Unternehmen die Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen verlieren. Intern müssen ständig Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung gesucht werden. Der Schlüssel dazu liegt oft schon im Unternehmen: Hier schlummern zahlreiche ungenutzte Daten.
In einer Zeit, in der Daten zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens zählen, wird die Fähigkeit, diese Daten zu sammeln, zu analysieren und in fundierte Geschäftsentscheidungen umzusetzen, immer wichtiger.
Genau hier setzt Microsoft Dynamics 365 Business Central an, das ein starkes Fundament, Flexibilität, Skalierbarkeit und Adaptierbarkeit ermöglicht.
Im Rahmen dieser Artikelserie befassen wir uns vertieft mit Use-Cases und beleuchten spezielle organisatorische, finanztechnische, operative und technische Aspekte.
In organisatorischer Hinsicht liegen die Vorteile der Office- und Copilot-Integration in einer intuitiven und dynamischen Benutzeroberfläche und einer breit aufgestellten Lösung.
Aus der finanztechnischen Perspektive können Echtzeit-Buchungen und -Berichterstattung unterstützt von Automatisierung Effizienzsteigerungen bringen.
Im operativen Bereich entsteht dank Echtzeit-Transaktionsbuchungen Einsicht ins Lager, die Kostenrechnung und die Rückverfolgbarkeit.
Last but not least überzeugen die technischen Aspekte, wonach eine Cloud-basierte Lösung viele Vorteile von Skalierbarkeit, zur Sicherheit bis hin zu den Integrationsmöglichkeiten liefert.
Aus der Gesamtschau entsteht ein ganzheitliches Bild, das die Umsetzung sowie die kritischen Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Modernisierungsprojekt mittelständischer Unternehmen skizziert.
Hinweis
Sofern Sie Fragen zur Digitalisierung haben oder Unterstützung benötigen, um Ihre digitale Transformation zu beginnen, steht Ihnen unser Team gern zur Verfügung. Mit unserer umfangreichen Erfahrung in der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 bieten wir Ihnen nicht nur technisches Know-how, sondern auch einen ganzheitlichen Ansatz, der alle Aspekte Ihrer Geschäftsprozesse berücksichtigt. Unser Team in Deutschland, das vom globalen RSM-Netzwerk unterstützt wird, hat bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte erfolgreich durchgeführt. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse und Planung über die Implementierung bis hin zur Schulung und dem laufenden Support, um sicherzustellen, dass Ihre digitale Transformation ein voller Erfolg wird.
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