Papierloses Büro, DMS und E-Rechnung: Große Chance für KMU

Die Vorteile des papierlosen Büros haben sich spätestens seit der Corona-Pandemie gezeigt. Laut dem Digital Office Index 2024 des Branchenverbands Bitkom arbeiten bereits 15 % der Unternehmen komplett papierlos, nahezu doppelt so viele wie noch 2022 (8 %). Weitere 24 % der Firmen haben ihren Papierverbrauch stark reduziert und nutzen Papier nur noch in etwa einem Viertel ihrer Prozesse. Insgesamt sind damit rund 39 % der Unternehmen „überwiegend papierlos“.

Allerdings bestehen weiterhin Hürden beim Übergang zum papierlosen Büro bzw. der vollständig elektronischen Rechnungsverarbeitung sowie der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS).

Herausforderungen in der Praxis und Lösungsansätze

Die größte praktische Herausforderung bei der implementierung eines DMS besteht in der technischen Komplexität und Systemvielfalt, die in mittelständischen Unternehmen besteht. Viele KMU haben historisch gewachsene IT-Landschaften. Die Einführung eines DMS bedeutet, in diese Landschaft neue Komponenten zu integrieren. Die Lösung besteht im ersten Schritt in einer gründlichen Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme. Dann sollte entschieden werden, ob die neuen Funktionen durch Erweiterung bestehender Software (z. B. DMS-Modul zum ERP) oder durch Speziallösungen erreicht werden. Es hat sich bewährt, externe Systemintegratoren oder erfahrene IT-Partner hinzuzuziehen, die bei der Anbindung unterstützen – zumal mehr als der Hälfte der KMUs spezifisches Know-how in diesem Bereich fehlt. Für kleinere Unternehmen ohne große IT-Abteilung können Cloud-Angebote sinnvoll sein. Hierdurch wird die technische Komplexität in die Cloud ausgelagert. Viele DMS-Hersteller bieten heute Cloud-Plattformen, die nur noch konfiguriert werden müssen. Zwar sind auch hier Integrationen nötig, aber die Grundinfrastruktur steht bereits und Updates (z. B. neue eRechnungs-Formate) werden unmittelbar vom Anbieter eingespielt.

Auswahlprobleme

Ein häufiger Stolperstein für KMU auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die schiere Vielfalt an Lösungen für Dokumentenmanagement, elektronische Rechnungsstellung und Prozessautomatisierung. Dabei fällt es Entscheidern oft schwer, die langfristig passende Software zu identifizieren, da viele Anbieter ähnliche Funktionsumfänge versprechen. Gleichzeitig unterscheiden sich die Systeme hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Lizenzmodellen (Kauf, Miete, Cloud, On-Premises). Dies führt nicht selten zu Unsicherheiten, die eine rasche Entscheidungsfindung bremsen.

Am Anfang sollte eine detaillierte Anforderungsanalyse stehen, bei der CFOs gemeinsam mit IT-Verantwortlichen und Fachabteilungen (z. B. Buchhaltung, Einkauf) klären, welche konkreten Funktionen benötigt werden und wie der künftige Dokumentenfluss aussehen soll. Auf dieser Grundlage lassen sich Marktangebote im Hinblick auf Muss- und Kann-Kriterien vergleichen. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen kann es sinnvoll sein, ein Proof of Concept (PoC) durchzuführen, bei dem eine eng begrenzte Pilotphase mit zwei oder drei favorisierten Lösungen gestartet wird. Dadurch gewinnt das Unternehmen praktische Einblicke, noch bevor ein umfassender Rollout erfolgt. Ein solches Vorgehen erleichtert die Auswahlentscheidung und reduziert das Risiko, in ein ungeeignetes System zu investieren.

Kosten und Budgetrestriktionen

Trotz langfristiger Einsparungen können die Initialkosten für Software, Beratung und Schulung ein Hindernis sein. Insbesondere, wenn der Mehrwert nicht sofort greifbar ist, zögern Geschäftsführer oder Gesellschafter, Geld in ein DMS-Projekt zu investieren. Hier kann Aufklärung und Business-Case-Rechnung helfen. Der CFO sollte – unterstützt von Anbietern oder Beratern – einen klaren ROI aufzeigen (siehe nachfolgend) und ggf. Fördermöglichkeiten prüfen. Um die Anfangsinvestition zu reduzieren, kann außerdem erwogen werden, ein Projekt schrittweise umzusetzen, (indem z. B. erst Kernfunktionen eingeführt und erst später erweitert werden. Alternativ kann auf Software-as-a-Service-Lösungen mit monatlicher Gebühr zurückgegriffen werden. Dadurch werden hohe Einmallizenzkosten vermieden.

Akzeptanz und Change Management

Ein oft unterschätzter Aspekt bei der Implementierung eines DMS ist der Faktor Mensch. Mitarbeiter halten gerne an gewohnten Abläufen fest; die Umstellung auf digitale Prozesse bedeutet Veränderung und manchmal Unsicherheit. Es kann zu Akzeptanzproblemen kommen, wenn z. B. bestimmte Mitarbeitende Vorbehalte gegen “alles nur noch am Bildschirm” haben oder Sorge um ihre Aufgaben (wird meine Arbeit wegrationalisiert?) besteht. Um dem zu begegnen, sind Kommunikation und Schulung entscheidend. Die Belegschaft sollte früh in das Vorhaben eingebunden und vom Nutzen überzeugt werden – etwa, dass repetitive Aufgaben entfallen und mehr Zeit für interessantere Tätigkeiten bleibt. Erfolgsgeschichten aus anderen Firmen oder aus internen Pilotprojekten können geteilt werden, um zu zeigen, wie der neue Prozess funktioniert und Mehrwerte für die Mitarbeitenden generiert, indem Zeit für wesentliche Aufgaben besteht. Bei der Einführung selbst empfiehlt es sich, für eine Übergangszeit Hybridprozesse zuzulassen (z. B. parallel noch Papierablage führen), um die Umstellung sozial abzufedern – jedoch mit einem klar definierten Enddatum, damit kein dauerhafter Parallelbetrieb entsteht.

Interoperabilität in der Lieferkette

Ein praktisches Problem kann auftreten, wenn Geschäftspartner noch nicht digital arbeiten. Ein KMU mag intern vollständig digital aufgestellt sein – bekommt aber aktuell noch Papierrechnungen von einigen Lieferanten, oder Kunden wünschen gedruckte Rechnungen. Diese Diskrepanz lässt sich meist nur schrittweise abbauen. Für eingehende Post kann ein Scanner/DMS als “Brücke” dienen: Der Papierrechnungseingang wird im Unternehmen schnellstmöglich digitalisiert, um den internen Prozess nicht zu stören. Zudem kann das Unternehmen versuchen, Partner aktiv mitzunehmen: Lieferanten könnten gebeten werden, auf E-Mail-Rechnungen umzusteigen (als PDF oder strukturierte Formate).

Im Umgang mit all diesen Herausforderungen hat es sich gezeigt, dass Netzwerken und Erfahrungsaustausch wertvoll sind. CFOs und IT-Verantwortliche in KMU können von den Lessons Learned anderer und dem Austausch mit erfahrenen Beratern profitieren.

Tipps für die Einführung und Nutzung eines DMS

Die erfolgreiche Einführung eines DMS in einem KMU erfordert sorgfältige Planung und die Berücksichtigung von Best Practices. Aber wie funktioniert ein reibungsloser Umstieg auf digitale Dokumentenprozesse?

Klare Ziele und Anforderungen definieren

Zunächst sollten CFO und Projektteam die Ziele der DMS-Einführung festlegen. Geht es primär um die Digitalisierung des Rechnungseingangs? Sollen auch Verträge, Personalakten oder E-Mails integriert werden? Aus den Zielen leiten sich Anforderungen an die DMS-Software ab (z. B. benötigte Module, Kapazitäten, Integrationen).

Wichtig ist, frühzeitig die Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen – das System muss GoBD- und DSGVO-konform sein, revisionssicher archivieren und ggf. Zugriffsrechte differenziert abbilden können.

Schrittweise Vorgehensweise

Ein bewährtes Vorgehen ist, das Projekt in Phasen zu unterteilen. Beispielsweise kann man mit dem Rechnungseingang starten, da hier oft der unmittelbarste Nutzen erzielt wird. Später können weitere Dokumentarten eingebunden werden. Die Implementierung einer Basisversion eines DMS dauert typischerweise wenige Tage bis wenige Wochen, während der gesamte Rollout (inkl. Altdatenmigration, Schulungen, Feintuning) drei bis sechs Monate in Anspruch nehmen kann. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, in einem Pilotbereich zu beginnen – etwa der Finanzbuchhaltung – und nach Erfolg die Nutzung auf weitere Abteilungen auszudehnen. Damit können Erfahrungen gesammelt und eventuelle Probleme im kleinen Rahmen gelöst werden, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.

Mitarbeiter einbeziehen und schulen

Die Einführung eines DMS ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Es ist essenziell, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen. Key-User aus der Buchhaltung oder dem Einkauf sollten in die Auswahl der Software und die Gestaltung der Workflows eingebunden sein. So steigt die Akzeptanz und das DMS wird von Anfang an praxisgerecht konfiguriert.

Workflow-Optimierung und Integration

Statt lediglich bestehende Papierprozesse 1:1 digital abzubilden, sollte die Einführung eines DMS genutzt werden, um Prozesse zu optimieren. Best Practice ist, Standardabläufe wie Rechnungseingang, Freigaben, Wiedervorlagen und Archivierung zu automatisieren und klar zu regeln. Zum Beispiel können im DMS Pflichtfelder und Validierungen eingerichtet werden, sodass ein Vorgang erst weitergeführt wird, wenn alle notwendigen Informationen erfasst sind (ähnlich einer digitalen Eingangsrechnung, die erst verbucht werden kann, wenn etwa die Kostenstelle angegeben ist). Solche Mechanismen verhindern Fehler und Nacharbeiten. Ebenso sollten Freigabe-Workflows im DMS festgelegt werden: Wer muss welche Dokumente freigeben, welche Eskalationsstufen gibt es bei Verzögerungen, wer wird vertreten im Urlaubsfall etc. Diese Regeln einmal sauber im System zu konfigurieren, erhöht die Prozesseffizienz enorm.

Die Integration mit bestehenden Systemen ist eine weitere Best Practice: Ein DMS sollte an das ERP angebunden werden, damit z. B. Kreditorenrechnungen nach Freigabe direkt als Buchung im ERP angelegt werden. Viele DMS bieten Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Lösungen oder Buchhaltungsprogrammen.

Compliance und Sicherheit

Bei der Nutzung eines DMS müssen rechtliche Vorgaben strikt eingehalten werden. Daher ist es empfehlenswert, gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und Steuerberater des Unternehmens Richtlinien zu erarbeiten. Die Konfiguration des DMS sollte sicherstellen, dass Löschfristen und Aufbewahrungsfristen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben automatisiert eingehalten werden. So können Dokumentarten mit Metadaten versehen werden, die eine automatische Löschung nach X Jahren erlauben – natürlich nur für solche Dokumente, die nicht mehr unter die Aufbewahrungspflicht fallen.

Weiterhin sind Zugriffsrechte sinnvoll zu definieren: Finanzdokumente sollten nur Befugten zugänglich sein, vertrauliche Personalakten nur der Personalabteilung etc. Ein DMS bietet hier Hierarchien und Rollenmanagement. Best Practice ist das Vier-Augen-Prinzip für kritische Änderungen an Archiv-Einstellungen und ein regelmäßiges Audit der Benutzerrechte. Zudem sollte die Integrität der Daten durch Backups und – bei Cloud-DMS – vertraglich zugesicherte Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet sein. Führungskräfte, insbesondere CFOs, sollten darauf achten, dass der Anbieter des DMS eine Zertifizierung (z. B. IDW PS 880 für Archivierungssysteme oder ISO 27001 für Informationssicherheit) vorweisen kann. Dies untermauert, dass das System geeignet ist, GoBD-Vorgaben (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit etc.) einzuhalten.

Kosten-Nutzen-Betrachtung im Blick behalten

Zu den Best Practices gehört auch, den ROI des DMS-Projekts fortlaufend zu überprüfen (siehe nachfolgen zur Wirtschaftlichkeit eingehen). Bereits bei der Einführung sollten KPIs definiert werden, z. B. durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung oder Anzahl der Papierbelege pro Monat. Durch ein Monitoring dieser Kennzahlen lässt sich der Erfolg der DMS-Einführung messen und ggf. nachsteuern. Oft zeigt sich, dass nach dem Go-Live noch Optimierungspotenzial besteht (etwa weitere Workflows zu automatisieren oder Archivstrukturen anzupassen). Ein iteratives Vorgehen, bei dem das System nach und nach verfeinert wird, ist üblich und empfehlenswert.

Abschließend sei auch der Umweltaspekt erwähnt: Ein papierloses Büro reduziert den ökologischen Fußabdruck (Papierherstellung, Transport, Entsorgung). Zwar steht dies nicht immer im Vordergrund einer CFO-Kalkulation, aber nachhaltiges Wirtschaften gewinnt an Bedeutung und kann mittelbar etwa die Marke stärken oder als Marketingargument dienen.

Zusammengefasst erhöhen strukturierte Vorgehensweisen, Change-Management und technische Sorgfalt die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich. Viele KMUs haben den Schritt bereits erfolgreich gemeistert – im nächsten Abschnitt betrachten wir, welche wirtschaftlichen Vorteile dabei erzielt werden können.

Exkurs: E-Rechnungen – Beschleuniger oder Bremser?

Ein zentrales Element des papierlosen Büros ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung). Hier stehen KMU nicht nur vor operativen Vorteilen, sondern auch vor regulatorischen Anforderungen. Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland verpflichtend die elektronische Rechnung im B2B-Bereich. Grundlage hierfür ist das Wachstumschancengesetz, mit dem Deutschland diese Pflicht bereits vor Vorgaben der EU umsetzt. Konkret bedeutet dies zunächst eine Empfangsverpflichtung: Alle inländischen Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach europäischer Norm (EN 16931) zu empfangen und zu verarbeiten. Ausgenommen sind lediglich geringe Beträge unter 250 Euro und bestimmte Sonderfälle (z. B. Fahrausweise).

Für die Ausstellung (Versand) von E-Rechnungen gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder reine PDF-Rechnungen versenden, allerdings verliert die Papierrechnung ihre Priorität – der Empfänger muss dem Abweichen von der E-Rechnung aktiv zustimmen. Ab 2027 sollen dann auch kleinere Unternehmen (mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro) schrittweise verpflichtet werden.

Diese gestaffelte Einführung gibt KMU etwas mehr zeitlichen Spielraum, sich technisch und organisatorisch auf E-Rechnungen einzustellen. Dennoch drängt die Zeit: Die Umstellung erfordert oft IT-Projekte zur Anpassung von Buchhaltungssoftware und Prozessen. Deshalb sollte frühzeitig damit begonnen werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist für CFOs besonders aus Effizienz- und Kostenaspekten interessant. Elektronische Rechnungen liegen in strukturierten Formaten vor (etwa ZUGFeRD, XRechnung oder EDI/XML), was eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Dadurch können Rechnungsdaten direkt ins ERP-System übernommen werden, dass eine ohne manuelle Dateneingabe erforderlich wird. Dies reduziert den Zeitaufwand, Fehlerquellen und Kosten in der Buchhaltung beträchtlich. Neben den unmittelbaren Kosteneinsparungen (kein Papier, Druck, Porto) resultieren Vorteile auch aus schnellerem Zahlungseingang – digitale Rechnungen kommen typischerweise früher an und können schneller freigegeben werden, was Skonti optimaler nutzbar macht und die Liquidität verbessert.

Möglichkeiten zur Automatisierung deutlich besser nutzen

Viele KMU starten die Digitalisierung, indem sie Papierprozesse lediglich eins zu eins in eine digitale Form überführen – etwa als PDFs speichern, statt auszudrucken. Der eigentliche Nutzen entfaltet sich jedoch erst durch weitergehende Automatisierung. Moderne DMS- und E-Rechnungs-Lösungen bieten Workflow-Engines, automatische Klassifikation und intelligente Suchfunktionen, die weit über reine Ablagefunktionen hinausgehen. Beispielsweise lassen sich Eingangsrechnungen automatisiert aus E-Mails herausauslesen, die relevanten Daten in das ERP-System übertragen und anschließend ein Freigabeprozess starten, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

Solche automatisierten Abläufe beschleunigen nicht nur die Bearbeitung und senken Fehlerquoten, sondern erhöhen auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Frühwarnsysteme oder Eskalationsregeln sorgen dafür, dass Verzögerungen sofort erkannt werden, während vordefinierte Prüfmechanismen die Datenqualität verbessern. Damit sparen Unternehmen Zeit, nutzen Skonto besser aus und entlasten Mitarbeitende von repetitiven Routineaufgaben. Dieser umfassende Automatisierungsansatz ist letztlich der Schlüssel zu erheblichen Effizienzgewinnen, die sich in einer messbaren Kostensenkung und verbesserten Prozessqualität widerspiegeln.

Fallbeispiele und Use Cases aus der Praxis

Um die zuvor beschriebenen Aspekte greifbarer zu machen, lohnt ein Blick auf konkrete Beispiele aus der Praxis. Verschiedene Fallstudien zeigen, wie KMU den Weg zum papierlosen Büro beschritten haben und welchen Nutzen sie daraus ziehen.

Mittelständischer Maschinenbauer digitalisiert den Rechnungseingang

Ein Maschinenbauunternehmen mit 150 Mitarbeitern stand vor dem Problem langer Durchlaufzeiten im Rechnungsworkflow. Papierrechnungen durchliefen bis zu drei Wochen vom Eingang bis zur Bezahlung, häufig gingen Skonto-Möglichkeiten verloren. Das Unternehmen führte ein DMS mit Rechnungsmodul ein und gestaltete den Prozess neu. Eingehende Belege werden nun zentral gescannt, per OCR erfasst und automatisch an den zuständigen Projektleiter zur Prüfung weitergeleitet. Durch digitale Freigabe und automatische Erinnerung bei Fristüberschreitung sank die durchschnittliche Durchlaufzeit auf fünf Tage. Zudem stieg die Transparenz: CFO und Controller können im Dashboard sehen, wie viele Rechnungen wo im Prozess hängen. Innerhalb des ersten Jahres wurden über 10.000 Euro Skonto zusätzlich realisiert und der Arbeitsaufwand in der Buchhaltung so reduziert, dass eine halbe Stelle anderweitig eingesetzt werden konnte. Trotz anfänglicher Skepsis der Mitarbeitenden – insbesondere im Einkauf – möchte heute niemand mehr zum alten System zurück. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie ein klar fokussiertes DMS-Projekt (hier: Rechnungseingang) schnell messbare Erfolge bringen kann.

Dienstleister stellt auf E-Rechnung um – Verbesserung der Liquidität

Eine mittelständische IT-Beratung (etwa 80 Mitarbeiter) hat viele Geschäftskunden und schreibt pro Monat rund 200 Rechnungen. Früher wurden diese aus dem ERP ausgedruckt und postalisch versandt. Durch die Einführung der XRechnung (teils auf Drängen öffentlicher Auftraggeber) entschied man sich, den gesamten Rechnungsversand zu digitalisieren. Man implementierte ein Modul, das aus dem ERP-System heraus ZUGFeRD- und XRechnungen generiert. Parallel wurden die Kunden informiert und ein Portal eingerichtet, über das Rechnungen auch als PDF heruntergeladen werden können.

Innerhalb von sechs Monaten stieg der Anteil elektronischer Rechnungen von unter 20 % auf über 90 %. Porto- und Druckkosten von ca. 3.000 Euro jährlich konnten eingespart werden. Da Rechnungen die Kunden jetzt sofort erreichen, verkürzte sich das DSO (Days Sales Outstanding) um durchschnittlich vier Tage, was bei den offenen Forderungen eine spürbare Liquiditätsentlastung brachte.

Die Geschäftsführung berichtete zudem von weniger Streitfällen – früher kamen gelegentlich Rechnungen “nicht an” oder gingen im Kundenunternehmen verloren, was nun praktisch ausgeschlossen ist. Dieses Use Case zeigt, dass nicht nur die Kostenseite, sondern auch die Finanzkennzahlen wie Cashflow von E-Rechnungen profitieren.

Fazit

Die Entwicklung hin zum papierlosen Büro ist im deutschen Mittelstand in vollem Gange und für CFOs sowie KMU-Verantwortliche von strategischer Bedeutung. Der Status quo zeigt einerseits deutliche Fortschritte – immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Verwaltungsprozesse, der Anteil komplett papierloser Büros steigt kontinuierlich – andererseits besteht noch erheblicher Nachholbedarf, insbesondere bei KMU im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung.