VAT in the Digital Age - Große Chance für Vereinfachung?

In­ter­na­tio­nal tätige Un­ter­neh­men, wie etwa die Schwarz-Gruppe mit den Ein­zel­han­dels­un­ter­neh­men Lidl und Kauf­land, müssen sich der­zeit auf un­ter­schied­li­che um­satz­steu­er­li­che Vor­ga­ben in den ver­schie­de­nen Ländern ein­stel­len, in de­nen das Un­ter­neh­men ak­tiv ist. Über die Her­aus­for­de­run­gen in­ter­na­tio­nal täti­ger Un­ter­neh­men im Be­reich der Um­satz­steuer und eine even­tu­elle Ver­ein­fa­chung und Ver­ein­heit­li­chung durch die zu­neh­mende Di­gi­ta­li­sie­rung der Um­satz­steu­er­pro­zesse spre­chen wir mit Alex­an­der Koll­mann, Alex­an­der Mi­che­lutti und Ro­bert Ba­ckes. Alex­an­der Koll­mann ist Be­reichs­lei­ter Steu­ern In­ter­na­tio­nal / Tax Tech­no­logy der Schwarz Dienst­leis­tung KG. Die Steu­er­be­ra­ter Alex­an­der Mi­che­lutti und Ro­bert Ba­ckes sind beide Part­ner und Um­satz­steu­er­ex­per­ten bei Eb­ner Stolz.

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Herr Koll­mann, wie würden Sie als Ver­ant­wort­li­cher für den Be­reich in­ter­na­tio­na­les Steu­er­recht und Tax Tech­no­logy ei­nes in­ter­na­tio­nal täti­gen Un­ter­neh­mens die der­zei­tige Aus­gangs­lage im Hin­blick auf die welt­weite Um­satz­steuer-Com­pli­ance be­schrei­ben? Sind Sie be­reits heute mit un­ter­schied­li­chen An­for­de­run­gen an die Rech­nungs­stel­lung oder be­son­de­ren Mel­de­pflich­ten kon­fron­tiert?

Alex­an­der Koll­mann: Es gibt einen glo­ba­len Trend, der in­ner­halb und außer­halb von Eu­ropa zu be­ob­ach­ten ist: Die Fi­nanz­behörden wol­len im­mer mehr In­for­ma­tio­nen vom Steu­er­pflich­ti­gen und das möglichst in Real Time und auf je­den Fall in di­gi­ta­ler Form. Es fängt da­mit an, dass sich der Fis­kus alle Rech­nun­gen ein­zeln mel­den lässt. In späte­ren Aus­bau­stu­fen des steu­er­li­chen Mel­de­we­sens kom­men dann auch noch die wei­te­ren Schritte der „Ein­kaufs- bzw. Ver­kaufs­pro­zess­kette“ dazu. Das be­deu­tet, dass auch Be­stel­lun­gen, Wa­ren­be­we­gun­gen und schließlich auch die Zah­lung ei­ner Rech­nung an den Fis­kus zu mel­den sind. Das stellt al­les zusätz­li­che Be­las­tun­gen für die Un­ter­neh­men dar. Da die­ser Trend aber an sich nicht ge­stoppt wer­den kann, geht es jetzt darum, eine „Scha­dens­mi­ni­mie­rung“ zu er­rei­chen. Dazu gibt es zwei An­satz­punkte:

Eine eu­ropäische Stan­dar­di­sie­rung die­ses trans­ak­tio­na­len Steu­er­re­por­tings führt dazu, dass die Lösungs­an­bie­ter (Steuer Re­por­ting Soft­ware, EDI Pro­vi­der) kos­tengüns­ti­gere Lösun­gen für den gan­zen eu­ropäischen Markt ent­wi­ckeln können. Die Stan­dar­di­sie­rung wird zu einem schärfe­ren Wett­be­werb zwi­schen den Lösungs­an­bie­tern führen als im heu­ti­gen Eu­ropa mit sei­nen vie­len lan­des­spe­zi­fi­schen und da­mit un­ter­schied­li­chen Steuer-Re­por­ting-An­for­de­run­gen, die je­weils nur mit teu­rer lo­ka­ler Steu­er­soft­ware gelöst wer­den können.

Wel­che Maßnah­men der EU und des deut­schen Ge­setz­ge­bers wären denn Ih­rer An­sicht nach vor die­sem Hin­ter­grund wünschens­wert? Was ma­chen an­dere Länder in der EU? Bie­tet denn ins­be­son­dere die Einführung der E-Rech­nung den Un­ter­neh­mern auch Vor­teile?

Alex­an­der Koll­mann: Eine Verknüpfung der Einführung ei­nes steu­er­li­chen Real Time-Re­por­tings mit ei­ner ver­pflich­ten­den E-Rech­nung ist die zweite Form der oben an­ge­spro­che­nen Scha­dens­mi­ni­mie­rung. Wenn jede ein­zelne Rech­nung oh­ne­hin für das trans­ak­tio­nale Steu­er­re­por­ting in di­gi­ta­ler Form vor­lie­gen muss, bie­tet sich die Einführung ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung an. Wenn man es rich­tig aus­ge­stal­tet, können dann im Zuge ei­nes Di­gi­ta­li­sie­rung-Vor­gangs beide Ziel­set­zun­gen gleich­zei­tig er­reicht wer­den.

Wir se­hen, dass es in Eu­ropa Fi­nanz­behörden mit un­ter­schied­li­chem Fo­kus gibt: Es gibt die „ego­is­ti­schen“ Fi­nanz­behörden, die sich aus­schließlich dar­auf fo­kus­sie­ren, ih­ren Dia­log mit dem Steu­er­pflich­ti­gen zu di­gi­ta­li­sie­ren, ohne dies mit ei­ner ver­pflich­ten­den elek­tro­ni­schen Rech­nung zu verknüpfen. Bei­spiele dafür sind das heu­tige pol­ni­sche und spa­ni­sche Sys­tem. In bei­den Ländern gibt es schon seit ei­ni­gen Jah­ren ein steu­er­li­ches Mas­sen­da­ten-Re­por­ting. Beide Länder wol­len sich nun wei­ter­ent­wi­ckeln und ha­ben vor, in ei­ner wei­te­ren Aus­bau­stufe die­ses Re­por­ting mit ei­ner ver­pflich­ten­den E-Rech­nung zu verknüpfen. An­dere Länder wie Bel­gien, Däne­mark und Schwe­den wol­len zu­erst mit ei­ner ver­pflich­ten­den E-Rech­nung star­ten und pla­nen, kein steu­er­li­ches Re­por­ting ein­zuführen oder erst in einem späte­ren Ent­wick­lungs­schritt. Diese Prio­ri­sie­rung ist we­sent­lich wirt­schafts­freund­li­cher.

Die ver­pflich­tende Einführung ei­ner E-Rech­nung hilft da­bei, eine ganze Volks­wirt­schaft zu di­gi­ta­li­sie­ren. Die Vor­teile ei­ner E-Rech­nung lie­gen so­wohl beim Rech­nungs­empfänger, der die Da­ten me­di­en­bruch­frei wei­ter­ver­ar­bei­ten kann, wie auch beim Rech­nungs­ver­sen­der, der auf­grund des Weg­falls des Post­we­ges eine schnel­lere Be­ar­bei­tung sei­ner Rech­nung er­war­ten kann.

Die mit Span­nung er­war­te­ten Vor­schläge der EU-Kom­mis­sion zur Mo­der­ni­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung des Mehr­wehr­steu­er­sys­tems lie­gen nun seit De­zem­ber letz­ten Jah­res auf dem Tisch. Wel­che Punkte des Maßnah­men­pa­kets schätzen Sie denn als be­son­ders weit­rei­chend ein, Herr Koll­mann?

Alex­an­der Koll­mann: Alle Rech­nun­gen zwi­schen zwei EU-Staa­ten sol­len ab 2028 in einem ein­heit­li­chen di­gi­ta­len For­mat aus­zu­tau­schen sein. Die zu­sam­men­fas­sende Mel­dung wird durch ein Ein­zel­rech­nungs­re­por­ting mit kurzen Mel­de­fris­ten er­setzt. Die EU schreibt zwar keine ver­gleich­bare Einführung für In­lands­trans­ak­tio­nen vor, wenn aber eine Na­tion frei­wil­lig be­schließt, das zu tun, dann soll es möglich sein, auch die glei­chen Stan­dards wie für in­ner­ge­mein­schaft­li­che Trans­ak­tio­nen an­zu­wen­den. Dies gilt so­wohl für das Steuer-Re­por­ting­for­mat wie auch für das Rech­nungs­for­mat.

Was ge­nau ist denn nach den Vor­stel­lun­gen der EU-Kom­mis­sion un­ter ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung zu ver­ste­hen? Herr Ba­ckes, würde bei­spiels­weise der Mail­ver­sand ei­ner Rech­nung im PDF-For­mat die An­for­de­run­gen an eine elek­tro­ni­sche Rech­nung erfüllen?

Ro­bert Ba­ckes: In einem ers­ten Schritt be­ab­sich­tigt die EU-Kom­mis­sion, die De­fi­ni­tion ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung in der Mehr­wert­steu­er­sys­tem­richt­li­nie zu ändern. Nach die­ser De­fi­ni­tion soll ab dem Jahr 2024 un­ter dem Be­griff elek­tro­ni­sche Rech­nung oder E-Rech­nung ein Rech­nungs­do­ku­ment zu ver­ste­hen sein, das in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat er­stellt wird. Zu­dem muss möglich sein, das Do­ku­ment elek­tro­ni­sch ohne Me­di­enbrüche zu über­mit­teln, zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten. Da so ermöglicht wer­den soll, dass die Rech­nungs­da­ten ohne wei­tere Zwi­schen­schritte au­to­ma­ti­siert in die ver­ar­bei­ten­den Sys­teme ein­ge­le­sen wer­den können, würde eine ein­ge­scannte Pa­pier- oder PDF-Rech­nung keine E-Rech­nung dar­stel­len.

Die An­for­de­run­gen an eine E-Rech­nung erfüllen bei­spiel­weise Da­teien, die auf einem XML-For­mat ba­sie­ren. Die­ses se­man­ti­sche For­mat ist spe­zi­ell für die ma­schi­nelle Ver­ar­bei­tung kon­zi­piert. Für das mensch­li­che Auge sind die in ei­ner XML-Da­tei ent­hal­te­nen Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen al­ler­dings schwer er­fass­bar und wer­den erst mit­tels ei­nes Vi­sua­li­sie­rungs­pro­gramms auf herkömm­li­che Art les­bar.

Die­ses XML-For­mat wird auch durch die eu­ropäische CEN-Norm 16931 für elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung vor­ge­ge­ben. Die­ser Stan­dard wurde ur­sprüng­lich für die Ab­wick­lung des Lie­fer- und Leis­tungs­ver­kehrs mit Auf­trag­ge­bern der öff­ent­li­chen Hand ent­wi­ckelt. In Deutsch­land wur­den hierfür die For­mate XRech­nung und ZUG­FE­eRD ent­wi­ckelt. Seit 2020 ist die E-Rech­nung ei­ni­gen Un­ter­neh­men be­reits aus der Zu­sam­men­ar­beit mit Behörden und an­de­ren öff­ent­li­chen Ein­rich­tun­gen be­kannt, da Rech­nun­gen an diese seit­dem nur noch im XRech­nungs-For­mat über­mit­telt wer­den dürfen.

Die ver­pflich­tende elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung be­trifft nach den der­zei­ti­gen Plänen der EU-Kom­mis­sion im We­sent­li­chen nur grenzüber­schrei­tende Sach­ver­halte. Ist nach Ih­rer Ein­schätzung, Herr Mi­che­lutti, eine ent­spre­chende Ver­pflich­tung auch für inländi­sche Umsätze in Deutsch­land zu er­war­ten?

Alex­an­der Mi­che­lutti: Die Kom­mis­si­ons­vor­schläge se­hen vor, ab 01.01.2028 eine ge­ne­relle Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für Umsätze zwi­schen EU-Staa­ten ein­zuführen. Hier­un­ter fal­len etwa steu­er­be­freite in­ner­ge­mein­schaft­li­che Lie­fe­run­gen oder in­ner­ge­mein­schaft­li­che sons­tige Leis­tun­gen, bei de­nen der Leis­tungs­empfänger die Steuer schul­det. Als Faust­re­gel kann man sich mer­ken, dass im We­sent­li­chen für die­je­ni­gen Umsätze, die bis­her in der Zu­sam­men­fas­sen­den Mel­dung zu er­fas­sen sind, nach den Vor­schlägen der EU-Kom­mis­sion eine E-Rech­nung aus­ge­stellt wer­den muss, denn die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung dient gleich­zei­tig als Grund­lage für ein di­gi­ta­les Mel­de­pflich­ten­sys­tem, das die Zu­sam­men­fas­sende Mel­dung ablösen soll.

Wie Herr Koll­mann ja be­reits ge­sagt hat, ist eine ver­pflich­tende Einführung der E-Rech­nung für reine In­lands­umsätze oder Umsätze mit Be­zug zu Dritt­staa­ten bis­lang nicht vor­ge­se­hen. Al­ler­dings steht es den Mit­glieds­staa­ten nach den Kom­mis­si­ons­vor­schlägen frei, sich auch für na­tio­nale Umsätze für eine ver­pflich­tende elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung nach dem Vor­bild der EU-Re­ge­lun­gen zu ent­schei­den.

Die Bun­des­re­gie­rung hat - los­gelöst von den Ent­wick­lun­gen auf eu­ropäischer Ebene - im Ko­ali­ti­ons­ver­trag die Bekämp­fung von Um­satz­steu­er­be­trug durch ein bun­des­weit ein­heit­li­ches elek­tro­ni­sches Mel­de­sys­tem für die Er­stel­lung, Prüfung und Wei­ter­lei­tung von Rech­nun­gen vor­ge­se­hen. Außer­dem hat Deutsch­land be­reits 2022 die, nach heu­ti­gem Stand für die Einführung der E-Rech­nung für na­tio­nale Umsätze noch er­for­der­li­che, De­ro­ga­ti­ons-Ge­neh­mi­gung bei der EU ein­ge­holt. Da­her soll­ten sich aus mei­ner Sicht deut­sche Un­ter­neh­men dar­auf ein­rich­ten, sich vor dem Hin­ter­grund der ViDA-In­itia­tive auch mit den Ent­wick­lun­gen bei der E-Rech­nung für inländi­sche Sach­ver­halte zu be­schäfti­gen.

Auf­bau­end auf dem E-In­voi­cing soll ab 2028 ein sog. di­gi­ta­les Mel­de­pflich­ten­sys­tem (DMP-Sys­tem) ein­geführt wer­den. Wie ge­nau soll die­ses eu­ro­pa­weite Mel­de­sys­tem funk­tio­nie­ren, Herr Ba­ckes?

Ro­bert Ba­ckes: Grund­lage für das Sys­tem sol­len die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen bil­den, die für Umsätze zwi­schen EU-Staa­ten in­ner­halb von zwei Ta­gen nach Ver­wirk­li­chung des Steu­er­tat­be­stan­des aus­zu­stel­len sind. Dies führt dazu, dass Sam­mel­rech­nun­gen über meh­rere, z. B. in­ner­halb ei­nes Mo­nats getätigte Lie­fe­run­gen nicht mehr zulässig sind. In­ner­halb von wei­te­ren zwei Ta­gen soll für je­den ein­zel­nen Um­satz eine di­gi­tale Mel­dung ab­zu­ge­ben sein.

Zu mel­den wären alle Da­ten, die der­zeit die Pflicht­ab­ga­ben auf ei­ner Rech­nung bil­den, so­wie ei­nige neue ob­li­ga­to­ri­sche Rech­nungs­be­stand­teile, wie etwa das Bank­konto, auf dem die Zah­lung der Rech­nung gut­ge­schrie­ben wer­den soll.

Diese ge­mel­de­ten Da­ten sol­len die na­tio­na­len Steu­er­ver­wal­tun­gen über ein neues Mel­de­sys­tem un­ter­ein­an­der aus­tau­schen. Da­bei soll das neue Sys­tem die bis­he­rige Zu­sam­men­fas­sende Mel­dung er­set­zen, da die ent­spre­chen­den Da­ten den Fi­nanz­ver­wal­tun­gen be­reits durch die di­gi­ta­len Mel­dun­gen vor­lie­gen.

Durch die um­fas­sen­den di­gi­ta­len Mel­de­pflich­ten wer­den große An­for­de­run­gen an die Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung der um­satz­steu­er­li­chen Pro­zesse von Un­ter­neh­men ge­stellt. Herr Koll­mann, lie­gen denn Ih­rer Ein­schätzung nach bei den Un­ter­neh­men be­reits die Vor­aus­set­zun­gen hierfür vor?

Alex­an­der Koll­mann: Ich habe mich in den letz­ten Jah­ren mit der Einführung von Real Time-Re­por­ting-Sys­te­men in ver­schie­de­nen eu­ropäischen Ländern be­schäftigt. Ins­be­son­dere kleine Un­ter­neh­men befürch­ten die An­fangs­in­ves­ti­tio­nen, die mit ei­ner Di­gi­ta­li­sie­rung ein­her ge­hen. In der Re­gel wer­den diese Kos­ten durch zwei Maßnah­men ab­ge­fe­dert: Es gibt steu­er­li­che Son­der­ab­schrei­bungsmöglich­kei­ten für diese An­fangs­in­vest­ments so­wie staat­li­che kos­ten­lose An­ge­bote mit einem mi­ni­ma­len Funk­ti­ons­um­fang, um so die Not­wen­dig­keit der An­schaf­fung ei­ge­ner Soft­ware für kleine Un­ter­neh­men zu ver­hin­dern.

Die Her­stel­ler von lo­ka­ler Fak­tu­rier-Soft­ware neh­men dann auch die Er­zeu­gung ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung in ih­ren Stan­dard-Funk­ti­ons­um­fang mit auf, da sie an­sons­ten in den be­trof­fe­nen Ländern ihr Pro­dukt nicht mehr ver­kau­fen könn­ten. Er­satz­weise gibt es Dienst­leis­ter, die eine ent­spre­chende Da­ten­kon­ver­tie­rung aus den vor­han­de­nen In­house-For­ma­ten an­bie­ten.

Wer heute noch kein di­gi­ta­les Quell­sys­tem hat und zum Bei­spiel seine Rech­nun­gen per Hand oder nur per Word er­stellt, steht dann vor der Wahl, ob er recht­zei­tig ent­spre­chende Sys­teme einführen möchte oder sich dar­auf ver­las­sen will, dass eine staat­li­che Platt­form kos­ten­lose Funk­tio­nen zur Verfügung stellt, die sei­nen An­sprüchen genügen.

Herr Mi­che­lutti, noch han­delt es sich bei dem Pa­ket VAT in the Di­gi­tal Age um Rechts­set­zungs­vor­schläge der EU-Kom­mis­sion. Was er­war­ten Sie denn für den wei­te­ren Ge­setz­ge­bungs­pro­zess?

Alex­an­der Mi­che­lutti: Bei den Vor­schlägen der Kom­mis­sion han­delt es sich ge­nau ge­nom­men um Ände­run­gen an der Mehr­wert­steuer-Sys­tem­richt­li­nie und wei­te­rer Richt­li­nien. Da­mit diese Ände­run­gen um­ge­setzt wer­den können, ist die Zu­stim­mung al­ler EU-Mit­glieds­staa­ten er­for­der­lich. Da die Vor­schläge dem Ver­neh­men nach in en­ger Ab­stim­mung mit al­len EU-Staa­ten aus­ge­ar­bei­tet wur­den, ist mit ei­ner Ei­ni­gung grundsätz­lich zu rech­nen, zu­mal be­reits ei­nige Staa­ten Teile der vor­ge­schla­ge­nen Ände­run­gen ein­geführt ha­ben (bei­spiels­weise Un­garn, Spa­nien und Por­tu­gal bei den er­wei­ter­ten di­gi­ta­len Mel­de­pflich­ten).

Hin­weis: Über die ak­tu­el­len Ent­wick­lun­gen im Zu­sam­men­hang mit der ViDA-In­itia­tive be­rich­ten wir in un­se­rem ViDA-Ti­cker. So­fern Sie In­ter­esse an In­for­ma­tio­nen, Work­shops und einem ge­ziel­ten Aus­tausch ha­ben, schrei­ben Sie uns ein­fach eine E-Mail mit Ih­ren Kon­takt­da­ten an vida@eb­ner­stolz.de.