Verpflichtende eRechnung ab 2025 in Deutschland
Nach einem langwierigen Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für bestimmte nationale Umsätze nun beschlossen. Damit müssen Unternehmer ab 01.01.2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa
Die Ampelkoalition formulierte bereits in ihrem Koalitionsvertrag das Ziel, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren. Mit dem Wachstumschancengesetz wird nun in einem ersten Schritt eine ab 2025 verpflichtende eRechnung für nationale B2B-Umsätze für im Inland ansässige Unternehmer eingeführt. Darauf aufbauend soll in einem zweiten Schritt ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem umgesetzt werden. Dieses transaktionale Meldesystem soll dazu dienen, Rechnungen zu erstellen, auf Plausibilität zu prüfen und weiterzuleiten sowie die relevanten Meldedaten direkt an staatliche Stellen zu übermitteln.
Neben der Einführung der eRechnung in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnungsstellung auch im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) auf EU-Ebene auf der Tagesordnung. Mit den Ende 2022 vorgelegten ViDA-Vorschlägen beabsichtigt die EU-Kommission, die elektronische Rechnungsstellung und eine verpflichtende digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze einzuführen.
Hinweis: In anderen europäischen Staaten wie z. B. Italien, Frankreich und Ungarn sind bereits seit längerem verschiedene Systeme der elektronischen Rechnungsstellung in Gebrauch.
Verpflichtende eRechnung in Deutschland ab 01.01.2025
Die elektronische Rechnungsstellung für in Deutschland steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist grundsätzlich ab 01.01.2025 verpflichtend. Generelle Ausnahmen für bestimmte Unternehmer, wie etwa umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, bestehen nicht. Lediglich für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise ist weiterhin jedes Rechnungsformat, einschließlich der Papierrechnung, zulässig.
Aufgrund der kurzen Einführungsfrist wurden verschiedene Übergangsregelungen getroffen: So können Unternehmer bis zum 31.12.2026 für in 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin andere Rechnungsformate einschließlich der Papierrechnungen verwenden. Sonstige elektronische Rechnungen dürfen dabei - wie bisher - nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden. Für Unternehmer, deren Gesamtumsätze im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen haben, gilt diese Übergangsregelung ein Jahr länger, also bis zum 31.12.2027 für bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze.
Außerdem kann bis zum 31.12.2027 für in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführte Umsätze mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch eine elektronische Rechnungsstellung wie bisher erfolgen, sofern die ausgestellte Rechnung über das EDI-Verfahren übermittelt wird.
Hinweis: Unabhängig von den Übergangsregelungen für die Verwendung der eRechnung für Ausgangsumsätze muss jeder inländische Unternehmer ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Neue technische Anforderungen an eine eRechnung
Nach der neuen gesetzlichen Regelung handelt es sich bei einer eRechnung um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Hierbei muss eine eRechnung den internationalen Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Die Finanzverwaltung hat im Laufe des Gesetzgebungsverfahrens zum Wachstumschancengesetz bereits verlauten lassen, dass insb. Rechnungen nach dem XStandard (sog. XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich den neuen Anforderungen an eine eRechnung genügen sollen. Ferner sollen auch hybride Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Datensatz im XML-Format und einer Bilddatei bestehen, weiterhin zulässig sein.
Hinweis: Abzuwarten bleibt, inwiefern für die eRechnungsprozesse kostenlose staatliche IT-Anwendungen, vor allem für KMU, zur Verfügung gestellt werden.
Neben diesen konkreten technischen Vorgaben besteht auch die Möglichkeit, das Rechnungsformat zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zu vereinbaren. Erfolgt eine solche individuelle Absprache, muss das gewählte Format eine Extraktion der Rechnungspflichtangaben in ein Format ermöglichen, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit diesem Format interoperabel ist.
Hinweis: In Zukunft fällt jedes Rechnungsformat, das nicht die Anforderungen an die eRechnung erfüllt, unter den Begriff „sonstige Rechnung“. Insbesondere betrifft dies auch Rechnungen, die zwar papierlos in elektronischer Form ausgestellt werden, aber nicht dem vorgegebenen Datenformat entsprechen, wie z. B. Rechnungen als PDF-Dateien.
Erste Einschätzung Ihres Handlungsbedarfs mit dem eRechnungs Readiness Check
Angesichts der nun beschlossenen verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für nationale Umsätze und der bereits konkreten Vorschläge der EU-Kommission für innergemeinschaftliche Umsätze, müssen sich Unternehmer zeitnah mit der Einführung der eRechnung und den dafür erforderlichen Prozessen auseinandersetzen. Dabei bietet die im Zuge der Einführung geforderte Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung erhebliche Potentiale zur Effizienzsteigerung und Zeitersparnis.
Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung auf die Verwendung und Verarbeitung von eRechnungen hat zunächst eine sorgfältige Analyse der bisherigen Abrechnungs- und Rechnungseingangsprozesse zu erfolgen, um abschätzen zu können, in welchem Umfang technische und personelle Ressourcen erforderlich sind, um die derzeitigen Prozesse an die vom Gesetzgeber vorgegebenen volldigitalisierten Prozesse anzupassen.
Mit unserem eRechnung Readiness Check erhalten Sie auf Basis der Ausgangslage in Ihrem Unternehmen eine schnelle Einschätzung des individuellen Handlungsbedarfs.
Dem eRechnungs Readiness Check liegt ein eigens entwickeltes toolbasiertes Scoring-Modell für die Bewertung des Ist-Zustands der Rechnungsprozesse Ihres Unternehmens zu Grunde. Umsatzsteuer-Experten von RSM Ebner Stolz führen Sie durch den Fragenkatalog des eRechnungs Readiness Check. Ihre Antworten ermöglichen eine automatisierte Auswertung, ob hoher, mittlerer oder geringer Anpassungsbedarf an den Prozessen Ihres Unternehmens besteht.
Auf Grundlage der Auswertung erhalten Sie eine individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Checkliste mit den erforderlichen Maßnahmen in den Kategorien Rechnungseingang, Rechnungsausgang und technische Umsetzung.
Hinweis: Weitere Informationen zum eRechnungs Readiness Check finden Sie hier.
Gerne informieren wir Sie zudem über weitere Entwicklungen zur Einführung der eRechnung und der ViDA-Initiative auf EU-Ebene. Senden Sie dazu bitte eine kurze Nachricht an vida@ebnerstolz.de.