eRechnung: Zwei Drittel der Unternehmen noch nicht vorbereitet!

Go live für die eRech­nung ist grundsätz­lich der 01.01.2025. Da aber sei­tens der Wirt­schaft die zunächst vor­ge­se­hene kurze Um­stel­lungs­frist kri­ti­siert wurde, hat der Ge­setz­ge­ber nach­ge­bes­sert und spe­zi­elle zeit­li­che Überg­angs­re­ge­lun­gen bis Ende 2026 bzw. un­ter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen bis Ende 2027 ein­geführt.

© unsplash

Den­noch: man­che Un­ter­neh­men wol­len die neuen Möglich­kei­ten nut­zen und die Pro­zesse schnell um­stel­len: 35 % der be­frag­ten Un­ter­neh­men pla­nen so früh wie möglich - und da­mit bis 01.01.2025 - eine Um­stel­lung auf die eRech­nung. Die übri­gen knapp zwei Drit­tel wol­len sich mehr Zeit las­sen: 13 % wol­len zu­war­ten bis zum 01.01.2027. Das Gros der Be­frag­ten, kon­kret 43 %, pla­nen eine Um­stel­lung im Ver­lauf der Überg­angs­frist und knapp 9 % ha­ben bis­her noch keine Um­stel­lungspläne ge­trof­fen.

Be­trach­tet man den Sta­tus quo in den be­frag­ten Un­ter­neh­men, ist nach­voll­zieh­bar, dass be­ab­sich­tigt wird, die Überg­angs­fris­ten über­wie­gend aus­zu­schöpfen: der­zeit können le­dig­lich knapp 26 % der Un­ter­neh­men eRech­nun­gen emp­fan­gen und ver­ar­bei­ten. Et­was mehr als die Hälfte der be­frag­ten Un­ter­neh­men sieht sich dazu ak­tu­ell noch nicht in der Lage und die übri­gen 24 % der Be­frag­ten wis­sen nicht, ob die un­ter­neh­mens­in­ter­nen Sys­teme in der Lage sind, eRech­nun­gen zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.

Dem­ent­spre­chend herr­schen der­zeit in den Un­ter­neh­men noch die klas­si­sche Rech­nung auf Pa­pier und im Pdf-For­mat vor. Dies bestäti­gen 112 Be­fragte, in de­ren Un­ter­neh­men Pa­pier­rech­nun­gen ver­wen­det wer­den. 128 der be­frag­ten Un­ter­neh­men nut­zen auch Pdf-Rech­nun­gen.

Nach dem Wil­len des Ge­setz­ge­bers müssen die Rech­nun­gen künf­tig in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen und eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht wer­den. Da­mit schei­den so­wohl die klas­si­sche Pa­pier­rech­nung als auch die pdf-Rech­nung künf­tig aus.

19 der be­frag­ten Un­ter­neh­men nut­zen be­reits eRech­nun­gen in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat in Deutsch­land, 16 Un­ter­neh­men in an­de­ren Ländern. 50 Be­fragte ha­ben noch kein struk­tu­rier­tes elek­tro­ni­sches For­mat im Ein­satz.

Die Fi­nanz­ver­wal­tung hat zwi­schen­zeit­lich klar­ge­stellt, dass insb. Rech­nun­gen nach dem XStan­dard (sog. XRech­nung) als auch nach dem ZUG­FeRD-For­mat (ab Ver­sion 2.0.1) grundsätz­lich den vom Ge­setz­ge­ber vor­ge­se­he­nen An­for­de­run­gen an eine eRech­nung genügen. Diese Rech­nungs­for­mate sind der­zeit bei den be­frag­ten Un­ter­neh­men nur ganz ver­ein­zelt im Ein­satz: 26 Un­ter­neh­mer die XRech­nung und nur 9 Un­ter­neh­mer das ZuG­FeRD-For­mat. Im­mer­hin 38 Un­ter­neh­mer ver­wen­den EDI zur Rech­nungs­stel­lung.

Es zeigt sich so­mit, dass in der über­wie­gen­den An­zahl der Un­ter­neh­men drin­gen­der Hand­lungs­be­darf be­steht, sich auf die eRech­nung vor­zu­be­rei­ten. Hierzu hat zunächst eine sorgfältige Ana­lyse der bis­he­ri­gen Ab­rech­nungs- und Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse zu er­fol­gen, um ab­schätzen zu können, in wel­chem Um­fang tech­ni­sche und per­so­nelle Res­sour­cen er­for­der­lich sind, um die der­zei­ti­gen Pro­zesse an die vom Ge­setz­ge­ber an­ge­streb­ten voll­di­gi­ta­li­sier­ten Sys­teme an­zu­pas­sen. Der von RSM Eb­ner Stolz ent­wi­ckelte eRech­nung Rea­di­ness Check gewährt einen schnel­len Über­blick über im Un­ter­neh­men schon vor­han­dene und noch um­zu­set­zende Maßnah­men. Auf Ba­sis des un­ter­neh­mens­in­ter­nen Ist-Zu­stan­des er­folgt eine schnelle Erstein­schätzung des in­di­vi­du­el­len Hand­lungs­be­darfs.