Endlich: Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet

Gesetzgebungsverfahren mit Hindernissen

Nachdem das Bundeskabinett zunächst am 27.07.2022 den Entwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen beschlossen und in das Gesetzgebungsverfahren eingebracht hatte, verabschiedete der Bundestag daraufhin am 16.12.2022 das Hinweisgeberschutzgesetz mit den Empfehlungen des Rechtsausschusses. Am 10.02.2023 legte jedoch der Bundesrat sein Veto dagegen ein.

Auch der zweite Versuch scheiterte. Nach großer Kritik gegen die Aufteilung des Gesetzes in einen zustimmungsbedürftigen und einen nicht-zustimmungsbedürftigen Teil wurden die Entwürfe kurzfristig von der Tagesordnung des Bundestages am 30.03.2023 genommen. Der danach angerufene Vermittlungsausschuss konnte sich nunmehr auf eine Beschlussempfehlung einigen und legte diese am 11.05.2023 dem Bundestag vor. Nach der Verabschiedung im Bundestag stimmte der Bundesrat am 12.05.2023 dem Gesetzentwurf nun ebenfalls zu. Das Gesetz tritt zum ganz überwiegenden Teil am 02.07.2023 in Kraft, so dass nunmehr akuter Handlungsbedarf für die Unternehmen besteht.

Ab wann muss ein Hinweisgebersystem implementiert sein?

Nach den EU-rechtlichen Vorgaben hätte die Richtlinie (EU) 2019/1937 (sog. „Whistleblower-Richtlinie“) bereits bis zum 17.12.2021 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Die verspätete Umsetzung konnte teilweise zur unmittelbaren Anwendung der EU-Richtlinie führen.

Dies galt insbesondere für Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor. Hier müssten deshalb bereits entsprechende Hinweisgebersysteme implementiert sein.

Private Unternehmen konnten dagegen die Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht abwarten - nun besteht allerdings dringender Handlungsbedarf! Die Pflicht zur Einführung eines entsprechenden Hinweisgebersystems besteht für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern bereits einen Monat nach der Gesetzesverkündung und damit ab dem 02.07.2023..

Lediglich Arbeitgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten müssen ein entsprechendes Hinweisgebersystem erst zum 17.12.2023 implementieren, § 42 HinSchG.

Hinweis: Über das „Whistleblower-Gesetz" und dessen Rechtsfolgen diskutieren Rolf Benzmann und Philipp Külz auch in der Regio TV-Sendung Chefsache. Hier können Sie reinschauen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Pflicht zur Implementierung eines Hinweisgebersystems trifft grundsätzliche alle privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Unternehmen mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. In § 12 Abs. 3 HinSchG wird die Pflicht für bestimmte Unternehmen unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl angeordnet. Erleichterungen bestehen hierbei grundsätzlich nur für mittelgroße Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl von 50 bis 249 Mitarbeitern. Nach § 14 Abs. 2 HinSchG können diese Unternehmen für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Sie bleiben aber weiterhin verpflichtet, den Verstoß abzustellen und dem Hinweisgeber Rückmeldung zu erteilen. Für konzernangehörige Gesellschaften ist insoweit eine Erleichterung vorgesehen, als dass auch bei einer anderen Konzerngesellschaft eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter" eingerichtet werden kann, die auch für mehrere selbstständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann. Interne Meldungen müssen sodann auch in der im jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen vorherrschenden Arbeitssprache möglich sein. Durch die Beauftragung einer zentralen Meldestelle bei einer Konzerngesellschaft dürfen keine zusätzlichen Hürden für hinweisgebende Personen aufgebaut werden.

Soweit der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber ist, können die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten bestimmen, die interne Meldestellen einzurichten und zu betreiben haben. Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, richtet sich die Pflicht nach dem jeweiligen Landesrecht. Insoweit kann im jeweiligen Landesrecht auch vorgesehen werden, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen werden. Für diese ist bereits jetzt von einer unmittelbaren Geltung der EU-Richtlinie auszugehen.

Welche Arten von Hinweisgebersystemen sind möglich?

Für die hinweisgebenden Personen bestehen grundsätzlich zwei gleichwertig nebeneinanderstehende Meldewege. Hierbei handelt es sich zum einen um interne und zum anderen um externe Meldekanäle, § 7 HinSchG. Dabei sollte die hinweisgebende Person jedoch nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchtet, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Interne Meldekanäle

Bei der genauen Ausgestaltung des internen Meldekanals besteht Gestaltungsspielraum, §§ 12 ff. HinSchG. Die interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut wird. Damit kann insbesondere auch ein Rechtsanwalt als externe Ombudsperson mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragt werden. In jedem Fall benötigt die betreffende Person hinreichende Kompetenzen, um die notwendige rechtliche Bewertung der Meldungen vornehmen zu können.

Zu den Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Meldekanäle, die Durchführung des Verfahrens nach § 17 HinSchG sowie das Ergreifen von angemessenen Folgemaßnahmen.

Die Meldewege müssen so ausgestaltet sein, dass die Hinweise in schriftlicher oder mündlicher Form erfolgen können.

Eine im letzten Entwurf vorgesehene Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen, die auch eine anonyme Meldung ermöglichen, besteht nach dem nunmehr verabschiedeten Gesetz nicht mehr. § 16 Abs. 1 S. 4 HinSchG sieht „lediglich" vor, dass die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollte. Den Unternehmen steht allerdings frei, die anonyme Kontaktaufnahme sowie die anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies gilt insbesondere auch für diejenigen, die bereits solche Kanäle eingerichtet haben.

Geht eine Whistleblower-Meldung im Unternehmen ein, ist die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und sonstiger in der Meldung genannten Personen, zu wahren, § 8 HinSchG. Ausnahmen von diesem Vertraulichkeitsgebot sind nur in sehr eng begrenzten Fällen vorgesehen, vgl. § 9 HinSchG.

Als Hinweisgebersystem bietet sich vor dem Hintergrund der gesetzlichen Vorgaben in erster Linie die Einrichtung einer elektronischen Meldemöglichkeit an. il. Außerdem muss nach § 16 Abs. 3 HinSchG auf Wunsch des Hinweisgebers auch eine physische Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens ermöglicht werden. Die Möglichkeit für hinweisgebende Personen ein persönliches Gespräch zu führen, hat insbesondere bei der Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle eine herausragende Bedeutung. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft jedoch auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen (§ 16 Abs. 3 HinSchG).

Der interne Meldekanal muss zumindest den Beschäftigten und Leiharbeitnehmern des Unternehmens offenstehen. Freiwillig kann das Hinweisgebersystem auch solchen Personen zugänglich gemacht werden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem jeweiligen Unternehmen in Kontakt stehen. Hierbei handelt es sich etwa um Organmitglieder und Aktionäre des Unternehmens, Bewerber, Selbstständige bzw. ehemalige Arbeitnehmer.

Externe Meldekanäle

Neben der Etablierung eines internen Meldesystems müssen die Unternehmen ihren Mitarbeitern als potenziellen Hinweisgebern aber auch verständliche und leicht zugängliche Informationen über die Möglichkeiten externer Meldungen an bestimmte Behörden erteilen. Auch für die externen Meldestellen gilt, dass sie anonyme Meldungen bearbeiten sollen, jedoch keinen entsprechenden Kanal hierfür einrichten müssen, § 27 Abs. 1 HinSchG. Zugleich sieht § 24 Abs. 2 HinSchG eine Aufgabe der externen Meldestellen darin, insbesondere auch über die Möglichkeit einer internen Meldung zu informieren.

Der Hinweisgeber kann zwar grundsätzlich entscheiden, ob er Verstöße unternehmensintern meldet oder sich extern an eine Behörde wendet. Allerdings sollen die internen Meldestellen, wie oben dargestellt, bevorzugt werden, § 7 Abs. 1 HinSchG. Nach § 7 Abs. 3 HinSchG sollen Beschäftigungsgeber weiterhin Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden und für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitstellen. Zugleich sind sie nach § 13 Abs. 2 HinSchG verpflichtet, über externe Meldeverfahren zu informieren.

Welche Meldungen genießen Whistleblower-Schutz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz geht in seinem Anwendungsbereich über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus. Danach sind Hinweisgeber bei der Meldung von Verstößen geschützt, die strafbewehrt oder (mit einigen Einschränkungen) bußgeldbewehrt sind, § 2 Abs. 1 Nr. 1 und 2 HinSchG. Die Meldung muss Informationen über Verstöße bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, beinhalten (vgl. § 3 Abs. 3 HinSchG).

Darüber hinaus erstreckt sich der sachliche Anwendungsbereich auf sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, § 2 Abs. 1 Nr. 3 bis 10, Abs. 2 HinSchG. Darunter fallen u. a. insbesondere folgende Bereiche:

• die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und -konformität,
• Verkehrssicherheit inklusive Eisenbahnsicherheit, Seeverkehr und die Luftverkehrssicherheit,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
• öffentliche Gesundheit,
• Verbraucherschutz,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssysteme,
• bestimmte Verstöße gegen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes erfasst des Weiteren beispielsweise auch Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen.

Whistleblower-Meldung - und dann?

Dem Hinweisgeber muss der Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Der eingegangene Hinweis wird sodann durch die interne Meldestelle geprüft. Anschließend müssen angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergriffen werden. Beispielweise kann das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen auch an eine bei dem Unternehmen für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit abgegeben werden, § 18 Nr. 4 HinSchG. Zudem wird in den Erläuterungen klagestellt, dass zur Durchführung interner Untersuchungen - unter Wahrung der Vertraulichkeit - auch Informationen an Arbeitseinheiten bei dem Unternehmen weitergegeben werden können.

Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung erteilen. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Die eingehenden Meldungen sind zu dokumentieren, § 11 HinSchG. Ggf. sollte dem Hinweisgeber die Dokumentation zum Zwecke der Verifizierung vorgelegt werden.

Inwieweit Beschäftigungsgeber Anreize schaffen sollen, zunächst interne Meldeverfahren zu nutzen, gibt das Gesetz nicht vor. Da die hinweisgebende Person die internen Meldewege bevorzugen soll, wenn keine Repressalien zu befürchten sind und zu erwarten ist, dass wirksam gegen den Verstoß vorgegangen wird, kann dies als ausdrücklicher Appell des Gesetzgebers für entsprechende professionelle interne Strukturen gesehen werden. Nur wenn Hinweisgeber darauf vertrauen können, dass Unternehmen Hinweise ernst nehmen, ihnen sorgfältig nachgehen und Straftaten bzw. Unregelmäßigkeiten aufklären sowie angemessen sanktionieren, werden sie diese internen Meldestrukturen auch wie vorgesehen bevorzugen.

Schutzwirkung für den Hinweisgeber

Whistleblower genießen nur dann rechtlichen Schutz, wenn ein berechtigter Grund zu der Annahme bestand, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen, in den Anwendungsbereich des Gesetzes fielen und sie diese über die vorgegeben internen oder externen Meldekanäle abgegeben haben. Unter diesen Voraussetzungen verbietet das Gesetz jede Form von Repressalien, Diskriminierungen oder Benachteiligungen, § 33 ff. HinSchG. Die Hinweisgeber müssen bei einer ordnungsgemäßen Meldung keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen befürchten. Im Falle eines arbeitsrechtlichen Prozesses ist eine Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers vorgesehen, § 36 Abs. 2 HinSchG. Danach muss der Arbeitgeber beweisen, dass kein Zusammenhang mit der Meldung des Hinweises durch den Arbeitnehmer bestand. Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien besteht ein Schadensersatzanspruch für Vermögensschäden des Hinweisgebers.

Bei Verstößen sind Sanktionierungen mit empfindlichen Geldbußen zwischen 10.000 und 50.000 Euro vorgesehen, § 40 HinSchG. Für die Nicht-Einrichtung einer entsprechenden internen Meldestelle werden die Bußgelder erst mit einer Übergangsfrist von sechs Monaten und damit ab dem sechsten Monat nach Verkündung verhängt. Die Bußgelder können sowohl die Verantwortlichen als auch (über § 30 OWiG) die jeweiligen Unternehmen betreffen. Achtung, bei bestimmten Verstößen kann sich das Bußgeld gegen das Unternehmen auch verzehnfachen, § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG!

Dringender Handlungsbedarf!

Nach einem langen Hin und Her im Gesetzgebungsverfahren müssen die Unternehmen nun handeln. . Dies bedeutet: Vor allem größere Unternehmen (ab 249 Mitarbeitern) müssen umgehend ein Hinweisgebersystem, das den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht, implementieren, um insbesondere empfindliche Geldbußen zu verhindern. Aber auch kleine Unternehmen müssen sich auf die Neuregelungen einstellen, da Hinweisgebersysteme dort bisher ganz regelmäßig nicht bestehen und sie diese gesetzliche Verpflichtung bereits Ende 2023 treffen wird. Sofern solche Systeme vorhanden sind, erfüllen sie häufig zumindest nicht die nun verabschiedeten gesetzlichen Vorgaben. Insofern ist es ratsam, sich schnellstmöglich mit der Implementierung eines solchen Systems einschließlich der gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinander zu setzen und Personen mit den anstehenden Aufgaben zu betrauen.

Damit Mitarbeiter sich nicht an externe Meldestellen wenden, muss das Hinweisgebersystem transparent ausgestaltet werden und die Mitarbeiter sollten über die Nutzung des Hinweisgebersystems frühzeitig und vollumfänglich informiert werden. Flankierend hierzu sollte eine unternehmensinterne Hinweisgeberrichtlinie implementiert bzw. in einen Code of Conduct eingebettet werden.

Damit auch für die technische Umsetzung und die Umsetzung sonstiger rechtlicher Rahmenbedingungen, etwa mögliche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats oder datenschutzrechtliche Anforderungen, ausreichend Zeit bleibt, sollte mit den Maßnahmen unbedingt spätestens jetzt begonnen werden.