Informationen zum Datenschutz für unsere Mandanten

I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten (nachfolgend: Daten) sind gemeinsam verantwortlich:

• RSM Stolz Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte
  Partnerschaft mbB
• RSM RSM Stolz GmbH & Co. KG
  Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
• RSM Ebner Stolz Management Consultants GmbH

Die Kontaktdaten dieser Unternehmen (nachfolgend: RSM Ebner Stolz) finden Sie im Impressum unserer Internetseite. Zur Regelung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten haben diese Unternehmen eine Vereinbarung geschlossen, deren wesentlichen Inhalt wir Ihnen auf Anfrage per E-Mail zusenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie bei Fragen zum Datenschutz unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:

RSM Ebner Stolz, Datenschutzbeauftragter, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart,
E-Mail: datenschutz@ebnerstolz.de

II. Warum werden Ihre Daten verarbeitet?

RSM Ebner Stolz verarbeitet Daten zum Zweck der Erfüllung von Auftrags- und ggf. Vergütungsvereinbarungen, die unsere Mandanten mit uns geschlossen haben, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Dazu verarbeitet RSM Ebner Stolz Daten z.B. zu folgenden Zwecken (je nach Auftrag):

• Rechts-, Steuer-, Unternehmensberatung, Wirtschafts- und Sonderprüfung, Finanzbuchhaltung, JA-Erstellung
• Vertretung in behördlichen Verfahren und Gerichtsverfahren
• Korrespondenz
• Prüfung der Identität unserer Mandanten, Kollisionsprüfung und Aktenanlage
• Rechnungsstellung
• zur Abwicklung und Geltendmachung möglicher (Haftungs-)Ansprüche

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Haben Sie Ihre Einwilligung erteilt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Übermitteln Sie RSM Ebner Stolz besondere Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), ist Rechtsgrundlage entweder Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO) oder Art. 9 Abs. 1 f) DSGVO.

RSM Ebner Stolz nutzt Ihre Daten zum Versand von postalischer Werbung, Weihnachtskarten und, sofern Sie uns Ihre E-Mail-Adresse bereitgestellt haben, E-Mail-Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an Direktwerbung. Der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit kostenlos z.B. durch E-Mail an info@ebnerstolz.de widersprechen.

RSM Ebner Stolz verarbeitet Ihre Daten, soweit erforderlich, auch zum Zwecke des Controllings, zur Durchführung interner Audits und zur IT-Administration. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. RSM Ebner Stolz hat ein großes Interesse daran, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Sicherheit der IT-Systeme sicherzustellen.

RSM Ebner Stolz verarbeitet Ihrer Daten ggf. zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO z.B. zu folgenden Zwecken:

• Geldwäscheprävention nach §§ 10 ff., 23 Geldwäschegesetz (GwG)
• Aufbewahrung von Auftrags-, Finanzbuchhaltungs- und Geschäftsunterlagen (siehe III.).

III. Wie lange werden Daten gespeichert?

Ihre Daten darf RSM Ebner Stolz auch nach Beendigung des Mandatsverhältnisses mindestens bis zur Zahlung der Vergütung speichern. Zu den oben genannten Werbezwecken darf RSM Ebner Stolz Ihre Daten bis zu 4 Jahre speichern, sofern Sie der werblichen Verwendung nicht widersprochen haben. Zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen darf RSM Ebner Stolz Daten innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren und in Ausnahmefällen bis zum Ablauf der Verjährungshöchstfristen speichern. Soweit und solange RSM Ebner Stolz zur Aufbewahrung von Daten verpflichtet ist, ist RSM Ebner Stolz zur Speicherung dieser Daten bis zum Ablauf der in § 50 Bundesrechtsanwaltsordnung, § 66 Steuerberatungsgesetz, § 51b Wirtschaftsprüferordnung, § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung und § 8 GwG genannten Aufbewahrungsfristen berechtigt. Diese Fristen betragen bis zu 10 Jahre.

IV. Müssen Sie Daten bereitstellen?

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Allerdings sind für ein Mandatsverhältnis die Angabe Ihres (Firmen-) Namens und eine Anschrift erforderlich, da RSM Ebner Stolz Sie sonst nicht identifizieren und Ihnen keine Rechnung zusenden könnte. Die Angabe weiterer Daten kann für die Mandatsbearbeitung erforderlich sein.

V. Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Ihre Daten teilen Sie RSM Ebner Stolz in der Regel selbst mit. Aus folgenden Quellen erhält RSM Ebner Stolz ggf. zusätzlich folgende Daten:

• Bureau van Dijk Electronic Publishing GmbH, Frankfurt, Sikom Software GmbH und Siller Portal Integrators GmbH, Heilbronn (Name, Geburtsdatum, Anschrift) zur Identifikation unserer Mandanten und zur Stammdatenpflege, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind
• Behörden und Gerichte (Daten aus Akteneinsicht), Auskunfteien (Anschrift), öffentliche Transparenz-, Handels- und Vereinsregister sowie Grundbücher (Name, Anschrift, ggf. Geburtsdatum)

VI. Werden Daten an Dritte weitergegeben?

Ihre Daten werden nicht ohne Rechtsgrundlage weitergegeben. Darüber hinaus sind Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. RSM Ebner Stolz übermittelt Ihre Daten zu folgenden Zwecken teilweise an diese Auftragsverarbeiter:

• Auditi GmbH (Datenaustausch)
• DATEV e.G., Nürnberg (Betrieb der DATEV-Software)
• DRACOON GmbH, Regensburg (Cloud-Dienstleistungen)
• FTAPI Software GmbH (verschlüsselter E-Mail-Versand)
• Inxmail GmbH, Freiburg (E-Mail-Newsletter)
• REISSWOLF GmbH & Co. KG, Hamburg (Aktenvernichtung)
• SolvAct GmbH, Stuttgart (Print-Newsletter)
• Vodafone GmbH, Düsseldorf (Datensicherung)
• die unter V. genannten Unternehmen
• weitere Auftragsverarbeiter mit Sitz in Deutschland, die folgende Leistungen erbringen: Wartung von Computerprogrammen oder Hardware, Einrichtung von Hardware, Bereitstellung von Computerprogrammen, von Telefon- oder Webkonferenzen über das Internet, Datenträgervernichtung, Datensicherung, Adressierung und Versand von Briefen

Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten nur auf unsere Weisung und nicht zu eigenen Zwecken.

In bestimmten Fällen werden Ihre Daten an folgende sonstige Empfänger weitergegeben, wenn Sie dem zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO), dies zur Auftragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO), wir dazu ausnahmsweise trotz unserer Verschwiegenheitspflicht gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO):

• andere Unternehmen von RSM Ebner Stolz, sofern zum Zweck der internen Kommunikation oder zu sonstigen Verwaltungszwecken erforderlich
• externe Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalte, Notare, Insolvenzverwalter
• Gerichte, Behörden, Sachverständige, Adressermittler, Post- und Telekommunikationsdienstleister
• Ansprechpartner Ihres Unternehmens, Verfahrensgegner, Vertragspartner und deren Vertreter zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte
• Rechtsschutz- und Berufshaftpflichtversicherungen zur Abwicklung möglicher Schadensfälle
• Übersetzungsbüros

VII. Findet eine „automatisierte Entscheidungsfindung“ nach Art. 22 DSGVO statt?

Gemäß Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 sowie dem GwG sind wir zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und ggf. zur Durchführung einer Geldwäscheprüfung verpflichtet. Dazu können einige Ihrer Stammdaten mit öffentlichen Listen abgeglichen werden, die von Sanktionen betroffene Personen und Organisationen enthalten. Falls Sie von diesen Sanktionen betroffen sind, begründen wir mit Ihnen kein Auftragsverhältnis.

VIII. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Informationen zu Ihren Rechten erhalten Sie am Ende unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

_{Stand: 1. Januar 2024}