Gehaltsabrechnungen online?

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO. Diese Verpflichtung kann auch dadurch erfüllt werden, dass die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird, wie das BAG mit Urteil vom 28.01.2025 (Az. 9 AZR 48/24) klarstellt.

Danach wahrt ein Arbeitgeber grundsätzlich die erforderliche Textform, wenn er Entgeltabrechnungen dergestalt erteilt, dass er diese in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sog. Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genüge, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Einschränkend weist das BAG darauf hin, dass der Arbeitgeber hierbei den berechtigten Interessen der Beschäftigten Rechnung zu tragen habe, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen.

Weiter führt das BAG aus, dass die in der Konzernbetriebsvereinbarung geregelte digitale Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen auch nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer eingreift.

Hinweis: Das vorinstanzliche Landesarbeitsgericht war der Auffassung, dass die Entgeltabrechnungen durch Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt worden seien, da es sich bei Entgeltabrechnungen um zugangsbedürftige Erklärungen handele. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei demnach nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang im Rechts- und Geschäftsverkehr bestimmt habe. Dieser Rechtsauffassung widersprach das BAG im vorliegenden Urteil.