Einführung der verpflichtenden eRechnung in Deutschland

Die eRechnung als Grundlage für ein elektronisches Meldesystem

Mit der Neufassung des § 14 Abs. 2 UStG-neu durch das Wachstumschancengesetz wird die Einführung einer verpflichtenden eRechnung für im Inland steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) umgesetzt. Als inländische Unternehmer gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist oder in Ermangelung eines Sitzes ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-neu).

Die eRechnung wird im Vorgriff auf die spätere Einführung eines bundeseinheitlichen elektronischen Meldesystems der Verwaltung umgesetzt. Dieses transaktionale Meldesystem soll dazu dienen, Rechnungen zu erstellen, auf Plausibilität zu prüfen und weiterzuleiten sowie die relevanten Meldedaten an staatliche Stellen zu übermitteln.

Neben der Einführung der eRechnung in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz, wird die elektronische Rechnungsstellung auch im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) auf EU-Ebene behandelt. Mit den ViDA-Vorschlägen beabsichtigt die EU-Kommission, das sog. eInvoicing und eine verpflichtende digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze einzuführen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in unserem ViDA-Ticker.

Hinweis: Die nationale eRechnungspflicht, die im Zuge des Wachstumschancengesetzes eingeführt wird, beschränkt sich auf inländische Umsätze zwischen Unternehmern, wohingegen die von der EU-Kommission bereits Ende 2022 vorgeschlagene eRechnungspflicht für grenzüberschreitende Umsätze gelten soll. Aus Sicht der Wirtschaftsverbände ist ein möglichst einheitliches Meldesystem für nationale und innergemeinschaftliche Umsätze wünschenswert, sodass sich die Ausgestaltung des nationalen Meldesystems an den ViDA-Vorschlägen orientieren sollte.

Einführung der eRechnung mit Ausnahmen bereits ab 01.01.2025

Die eRechnungsstellung für betroffene nationale Umsätze ist grundsätzlich ab 01.01.2025 verpflichtend.

Da die kurze Frist für die Umstellung seitens der Wirtschaft kritisiert wurde, wurden spezielle zeitliche Übergangsregelungen eingeführt: So können Unternehmer bis zum 31.12.2026 für in 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze aus Vereinfachungsgründen weiterhin andere Rechnungsformate einschließlich der Papierrechnungen verwenden. Sonstige elektronische Rechnungen dürfen dabei nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden. Handelt es sich beim Aussteller der Rechnung um einen Unternehmer, dessen Gesamtumsätze im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen haben, gilt diese Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 für bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze. Außerdem kann bis zum 31.12.2027 für in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführte Umsätze mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch ein anderes Rechnungsformat verwendet werden, sofern die ausgestellte Rechnung über das EDI-Verfahren übermittelt wird.

Hinweis: Da im Rahmen der Übergangsphase die Nutzung des etablierten EDI-Verfahrens nur mit Zustimmung des Empfängers möglich ist, sollte diese rechtzeitig vor dem 01.01.2025 – ggf. bereits bei Vertragsschluss – eingeholt werden.

Ausnahmen von der eRechnungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, für die weiterhin jedes Rechnungsformat, einschließlich der Papierrechnung, zulässig ist. Generelle Ausnahmen für bestimmte Unternehmer, wie etwa umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, enthalten die neuen Regelungen nicht.

Technische Anforderungen an eine eRechnung

Nach dem Verständnis des Gesetzgebers handelt es sich bei einer eRechnung um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Übereinstimmend mit den ViDA-Vorschlägen der EU-Kommission muss eine eRechnung weiterhin den Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG-neu). Die aktuelle Fassung dieser Norm ist derzeit besonders auf B2G-Umsätze (Business-to-Government) ausgelegt, da auch die in diesem Bereich etablierten Formate ZUGFeRD und XRechnung auf diesem Standard basieren.

Hinweis: Das BMF ist ermächtigt, durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer eRechnung zu erlassen. In einem an die Wirtschaftsverbände gerichteten Schreiben vom 02.10.2023 hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit dem damals laufenden Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz erstmals zu den technischen Rahmenbedingungen Stellung genommen. In dem Schreiben erläutert die Finanzverwaltung, dass insb. Rechnungen nach dem XStandard (sog. XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format darstellen und den vom Gesetzgeber vorgesehenen Anforderungen an eine eRechnung genügen. Ferner sollen auch hybride Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Datensatz im XML-Format und einer Bilddatei bestehen, weiterhin zulässig sein. Im Hinblick auf den Austausch der elektronischen Rechnungsformate werde seitens des BMF derzeit an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Abzuwarten bleibt, inwiefern für die eRechnungsprozesse kostenlose staatliche IT-Anwendungen, v. a. für KMU, zur Verfügung gestellt werden.

Neben diesen konkreten Vorgaben eröffnet der Gesetzgeber die Möglichkeit, das Rechnungsformat zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zu vereinbaren. Erfolgt eine solche individuelle Absprache, muss das gewählte Format eine Extraktion der Rechnungspflichtangaben in ein Format ermöglichen, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit diesem Format interoperabel ist.

Eine Papierrechnung oder eine Rechnung in einem anderen Format gilt zukünftig als sonstige Rechnung und der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt.

Hinweis: Damit fällt in Zukunft jedes Rechnungsformat, das nicht die Voraussetzungen für eine eRechnung erfüllt, unter den Begriff „sonstige Rechnung“. Insbesondere betrifft dies auch Rechnungen, die zwar papierlos in elektronischer Form ausgestellt werden, aber nicht dem vorgegebenen Datenformat entsprechen, wie z. B. Rechnungen als PDF-Dateien.

Fazit

Da neben den ViDA-Vorschlägen zur elektronischen Rechnungstellung nun die verpflichtende eRechnung für innerdeutsche Umsätze beschlossen wurde, müssen sich Unternehmen zeitnah mit der Einführung der eRechnung auseinandersetzen. Ferner bietet die geforderte Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung erhebliche Potentiale zur Effizienzsteigerung und Zeitersparnis. Daher sind die gesetzgeberischen Impulse für eine zügige Einführung grundsätzlich zu begrüßen.

Im Zuge der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung auf die Verwendung und Verarbeitung von eRechnungen hat zunächst eine sorgfältige Analyse der bisherigen Abrechnungs- und Rechnungseingangsprozesse zu erfolgen, um abschätzen zu können, in welchem Umfang technische und personelle Ressourcen erforderlich sind, um die derzeitigen Prozesse an die vom Gesetzgeber angestrebten volldigitalisierten Systeme anzupassen.

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