ViDA-Maßnahmenpaket: Digitale Meldepflichten und verpflichtende E-Rechnung
Das ViDA-Maßnahmenpaket enthält neue Vorgaben, wonach Unternehmen Rechnungen künftig in einem einheitlichen, elektronischen Format ausstellen und Steuerbehörden nahezu in Echtzeit relevante Transaktionsdaten übermitteln müssen.
Neben der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung und digitaler Meldepflichten enthält das am 11.03.2025 vom Rat der Europäischen Union verabschiedete Paket zudem eine vereinfachte EU-Mehrwertsteuerregistrierung sowie neue Regelungen für die Plattformwirtschaft. Hier finden Sie eine Übersicht über die Inhalte und den Zeitplan der Umsetzung des ViDA-Maßnahmenpakets.
Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze
Mit Wirkung ab 01.07.2030 müssen alle Rechnungen über grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (Business-to-Business, B2B) innerhalb der EU in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden (elektronische Rechnung, E-Rechnung).
Rechnungen in Papierform oder in anderen Formaten, die nicht den Anforderungen eines strukturierten elektronischen Formats entsprechen, dürfen dann nur noch für Lieferungen und Leistungen ausgestellt werden, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen. Hierunter fallen insbesondere Lieferungen und Leistungen in Drittländer.
Als elektronische Rechnungen gelten ab dem 01.07.2030 nur noch Rechnungen, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und der CEN Norm EN 16931 entsprechen. Somit wird die vollständig automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht.
Hinweis: Unabhängig von der durch ViDA implizierten E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende Umsätze gilt in Deutschland bereits für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden, eine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen mit einem Übergangszeitraum grundsätzlich bis zum 31.12.2026.
Überarbeitung CEN-Norm EN 16931 für B2B-Umsätze
Nach Maßgabe der ViDA-Vorschriften muss eine E-Rechnung den Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Bei der CEN-Norm EN 16931 handelt es sich um einen im Jahr 2017 erstmals veröffentlichten europäischen Standard für elektronische Rechnungen. Die Norm definiert ein einheitliches Format und Datenmodell für E-Rechnungen, um den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustausch in der Europäischen Union zu vereinfachen und zu harmonisieren.
Die Norm basiert auf dem XML-Format und definiert spezifische Anforderungen an die Struktur und den Inhalt elektronischer Rechnungen. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss, wie z. B. Verkäufer- und Käuferdaten, Rechnungsnummer, Artikelbeschreibungen und steuerliche Angaben. Die Norm erlaubt länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, um nationale Gesetze oder spezielle Geschäftspraktiken zu berücksichtigen.
Da die Norm ursprünglich für Sachverhalte aus dem Bereich Business-to-Government (B2G) konzipiert wurde und nun auch als Standard für B2B-Umsätze fungiert, ist eine Überarbeitung seitens des EU-Normungsgremiums erforderlich. Die Veröffentlichung der überarbeiteten Norm wird im Laufe des 1. Halbjahres 2025 erwartet.
Hinweis: Offen ist, ob eine Erweiterung der Anzahl der Pflichtfelder in der Neuauflage der Norm erfolgen wird oder ob nur für den B2B-Sektor zusätzlich benötigte Informationselemente bereitgestellt werden.
Umfangreiche Digital Reporting Requirements
Basierend auf der verpflichtenden E-Rechnungsstellung sieht das ViDA-Maßnahmenpaket umfassende digitale Meldepflichten vor. Unter dem Begriff Digital Reporting Requirements (DRR) werden sowohl die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung als auch das digitale Meldesystem zusammengefasst.
Konkret wird ein EU-weites transaktionsbezogenes Meldesystem mit Wirkung zum 01.07.2030 eingeführt, das den Finanzbehörden der EU-Mitgliedstaaten nahezu in Echtzeit Informationen zu grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Umsätzen zwischen Unternehmen (B2B) liefern soll. Dadurch werden die bislang für solche Umsätze abzugebenden zusammenfassenden Meldungen (ZM) entfallen.
Nach diesem System unterliegen folgende Transaktionen der Meldepflicht und es sind sog. DRR-Meldungen zu tätigen:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen, Verbringungen und Erwerbe - B2B
- Innergemeinschaftliche Dienstleistungen - B2B
- EU-Dreiecksgeschäfte - B2B
- Reverse-Charge-Verfahren - B2B in der EU, wenn der Leistende nicht in der EU ansässig ist
- EU-Lieferungen von Energie an steuerpflichtige Händler (Wiederverkäufer)
Hinweis: Die Mitgliedstaaten haben ein Wahlrecht, auf die Meldung von innergemeinschaftlichen Erwerben und Transaktionen, bei denen die Steuerschuldnerschaft auf die Erwerber bzw. Dienstleistungsempfänger übergeht, zu verzichten.
Die DRR-Meldungen für Transaktionen haben immer an den EU-Mitgliedstaat zu erfolgen, der dem Steuerpflichtigen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt hat, die dieser für den Umsatz verwendet, auf den sich die Angaben beziehen.
Im Gegensatz zu den ZM-Meldungen, in welchen eine Meldung nach Kunden aggregiert je Meldezeitraum erfolgt, werden bei den DRR die jeweiligen Einzeltransaktionen auf Rechnungsebene (also für jede einzelne Rechnung getrennt) zu melden sein. Die Übermittlung der Daten muss zu dem Zeitpunkt erfolgen, zu dem die Rechnung ausgestellt wird oder hätte ausgestellt werden müssen (siehe unten). Bei E-Gutschriften durch die Erwerber der Gegenstände oder vom Empfänger der Dienstleistungen sowie für die Meldung von innergemeinschaftlichen Erwerben und Transaktionen, bei denen die Steuerschuldnerschaft auf die Erwerber bzw. Dienstleistungsempfänger übergeht, gilt eine Frist zur Meldung spätestens innerhalb von fünf Tagen, nachdem die E-Gutschrift ausgestellt wird oder hätte ausgestellt werden müssen.
Auswirkungen der DRR auf besondere innergemeinschaftliche Umsätze
Die bislang mit der Abgabe zutreffender ZM-Meldungen verknüpfte umsatzsteuerliche Behandlung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte und als steuerfreies innergemeinschaftliches Verbringen werden ab 01.07.2030 mit der ordnungsgemäßen elektronischen Übermittlung der DRR-Transaktionsdaten verbunden.
Zudem können die Mitgliedstaaten optional auf der Eingangsseite auch innergemeinschaftliche Erwerbe und grenzüberschreitende B2B-Fälle im Fall der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren) in die DRR-Meldung einfließen lassen.
Die nachfolgenden Übersichten (unterteilt nach Ausgangs- und Eingangsseite) geben einen Überblick über die erforderlichen Rechnungs-/ Transaktionsdaten der vorgenannten Leistungen:
Anmerkungen
1 sofern dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
2 für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Entgeltminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit enthalten sind
3 Im Falle eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts bei der Rechnung des ersten Lieferers an den mittleren Abnehmer
4 Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Steuerschuldnerschaft des Dienstleistungsempfängers bzw. des Erwerbers (letzter Abnehmer beim Dreiecksgeschäft) und zusätzlich Angabe „Dreiecksgeschäft“ im Falle eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts bei der Rechnung des mittleren Abnehmers an den die Steuer schuldenden letzten Abnehmer
5 Nennung der fortlaufenden Nummer der berichtigten Rechnung
6 die Kontonummer(n) oder die Nummer(n) virtueller Konten des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers oder andere Kennungen, die das Konto oder die Konten des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers eindeutig identifizieren, auf das bzw. die die Rechnungsempfänger bezahlen können
7 wenn ein Steuervertreter Steuerschuldner ist, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters
Anmerkungen
1 sofern dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
2 für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Entgeltminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit enthalten sind
3 Nennung der fortlaufenden Nummer der berichtigten Rechnung
4 die Kontonummer(n) oder die Nummer(n) virtueller Konten des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers oder andere Kennungen, die das Konto oder die Konten des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers eindeutig identifizieren, auf das bzw. die die Rechnungsempfänger bezahlen können; Bei Erwerben nach Verbringungen entfällt diese Angabe
5 außer bei Anwendung einer Sonderregelung, bei der eine solche Angabe ausgeschlossen wird
6 wenn ein Steuervertreter Steuerschuldner ist, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters
Europarechtliche Grundlage für weitere Regelungen und Meldepflichten
Die geänderte Richtlinie sieht vor, dass die Mitgliedstaaten die Möglichkeit haben, den Vorsteuerabzug aus einem Eingangsumsatz zu versagen, wenn der Rechnungsempfänger nicht im Besitz einer ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung über einen Umsatz ist, der vom Rechnungsaussteller für einen Inlandsumsatz elektronisch gemeldet werden muss. Abzuwarten bleibt, inwieweit der deutsche Gesetzgeber von diesen Optionen in der Umsetzung der Richtlinienvorgaben in nationales Recht Gebrauch machen wird.
Hinweis: Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung sieht bereits jetzt für Deutschland dem Grunde nach eine Versagung des Vorsteuerabzugs vor, sofern eine E-Rechnung verpflichtend ist und eine solche nicht vorliegt. Insoweit ist fraglich, ob die aktuelle deutsche Verwaltungsauffassung mit dem aktuellen EU-Recht vereinbar ist.
Mitgliedstaaten, in denen am 01.01.2024 bereits eine allgemeine Meldepflicht für bestimmte Lieferungen und Dienstleistungen bestand (bspw. Italien, Ungarn und Polen), dürfen diese bis mindestens 31.12.2034 beibehalten, wenn sie ein digitales Echtzeit-Meldesystem entsprechend den festgelegten Anforderungen für grenzüberschreitenden Umsätze innerhalb der EU eingeführt haben sollten.
Daneben ermächtigt die neue Richtlinie, die Mitgliedsstaaten weitergehende Meldepflichten einzuführen
Den EU-Mitgliedstaaten wird ab dem 01.07.2030 u. a. das Recht eingeräumt, eine verpflichtende elektronische Übermittlung von Transaktionsdaten für nationale Umsätze an andere Unternehmer (Meldung durch Leistenden und ggfs. auch durch den Leistungsempfänger) aber auch für andere Umsätze (wie z.B. auch an Nichtunternehmer) einzuführen.
Für die Übermittlungsfristen sollen dann analoge, oben beschriebene Regelungen für grenzüberschreitende EU-Umsätze B2B gelten. Den Mitgliedstaaten bleibt es dann überlassen, entsprechende Meldepflichten auf bestimmte Unternehmer und bestimmte Umsätze zu beschränken und festzulegen, welche Daten zu übermitteln sind, soweit diese sich aus der EN 16931 ergeben.
Daneben dürfen durch die Mitgliedstaaten auch weitere Pflichten eingeführt werden, sofern dies für erforderlich erachtet wird, um eine genaue Erhebung der Steuer sicherzustellen und um Steuerhinterziehung zu vermeiden, sofern diese Pflichten im Handelsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten nicht zu Formalitäten beim Grenzübertritt führen.
Aus solchen ergänzenden Bestimmungen sollen sich - bezüglich Rechnungsstellung oder allgemeiner Meldepflichten - jedoch keine über die bestehenden Pflichten hinausgehenden Anforderungen an grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ergeben.
Dennoch sollen die Mitgliedstaaten von Unternehmern verlangen dürfen, dass sie Daten zu ihren Umsätzen speichern, wenn diese für Mehrwertsteuererklärungen oder Prüfungen notwendig sind.
Hinweis: Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland bereits von einem zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführenden Meldesystem gesprochen, in dem E-Rechnungsplattformen von Bedeutung sein werden.
Auswirkungen der DRR auf die Rechnungsstellung
Ab 01.07.2030 gilt für die Ausstellung von E-Rechnungen über meldepflichtige Umsätze eine Frist von zehn Tagen nach Eintreten des Steuertatbestands (Leistungsdatum). Die Frist gilt auch bei entsprechenden Anzahlungen/Vorauszahlungen, für die dann innerhalb von zehn Tagen nach Zahlungseingang einer Anzahlung/Vorauszahlung eine entsprechende E-Rechnung auszustellen sein wird.
Die Ausstellung von Sammelrechnungen wird auch ab dem 01.07.2030 grundsätzlich noch möglich sein. Jedoch sollen in Sammelrechnungen dann nur noch Lieferungen und Dienstleistungen zusammengefasst werden dürfen, deren Steuertatbestand innerhalb desselben Kalendermonats eintritt. Entsprechende Sammelrechnungen für einen Kalendermonat sind dann spätestens zehn Tage nach Ablauf des Kalendermonats, auf den sich die zusammenfassende Rechnung bezieht, auszustellen.
Die EU-Mitgliedstaaten haben die Möglichkeit, die Ausstellung von zusammenfassenden Rechnungen in bestimmten betrugsanfälligen Sektoren auszuschließen.
Die Rechnungspflichtangaben sollen ab 01.07.2030 erweitert werden:
- In einer berichtigten Rechnung soll zukünftig die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung mit angegeben werden müssen.
- Auch die Kontonummer oder die Nummer virtueller Konten oder andere Kennungen, die das Konto oder die Konten des Leistungserbringers, auf die die Rechnungsempfänger bezahlen können, eindeutig identifizieren, sollen zu Rechnungspflichtangaben werden.
- Im Falle eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts wird auch die Angabe „Dreiecksgeschäft“ zur Pflichtangabe für die Rechnung des mittleren Unternehmers an den die Steuer schuldenden letzten Abnehmer.
Handlungsempfehlungen
Die Änderungen zur E-Rechnung und den digitalen Meldepflichten ab dem 01.07.2030 betreffen alle Unternehmen, die grenzüberschreitende Umsätze in der EU tätigen. Daher sollten die sich aus dem ViDA-Paket ergebenden Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bereits bei der Umsetzung der nationalen E-Rechnungspflicht in Deutschland berücksichtigt werden.
Durch eine vorausschauende Implementierung neuer Prozesse und ggf. Software-Funktionalitäten können bereits heute wichtige Weichenstellungen für eine erfolgreiche Umsetzung der zukünftig sich zusätzlich ergebenden Anforderungen für E-Rechnungen und digitale Meldepflichten in der EU getroffen werden.
Ein besonderes Augenmerk sollte, vor allem vor dem Hintergrund der Vorsteuerabzugsberechtigung, dabei auf die Validierung eingehender E-Rechnungen, gelegt werden. Es muss sichergestellt werden, dass empfangene Rechnungen den technischen Anforderungen genügen und die richtige Struktur und Syntax aufweisen, sodass eine reibungslose Weiterverarbeitung möglich ist. Im Rahmen der inhaltlichen Validierung ist zudem sicherzustellen, dass die Rechnungsangaben korrekt und vollständig sind.
Außerdem wird es kurzfristig von großer praktischer Relevanz sein, welche Implikationen sich aus der derzeit noch andauernden Überarbeitung der CEN-Norm EN16931 für E-Rechnungen ergeben. Wir werden Sie auch diesbezüglich auf dem Laufenden halten.
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